Rechnungskorrektur Vorlage 2026: Muster als PDF, Word und Excel

Die Vorlage berichtigt einzelne Angaben einer Rechnung, ohne die ganze Rechnung aufzuheben. Sie enthält Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, eine eigene fortlaufende Nummer der Korrektur und ihr Datum, den Bezug auf die Originalrechnung mit Nummer und Datum, eine Tabelle "Berichtigte Angaben" mit den Spalten Angabe, Bisher und Richtig, eine zweite Tabelle für Betragsänderungen (Entgelt netto 7 und 19 Prozent, Umsatzsteuer 7 und 19 Prozent, Gesamtbetrag brutto, jeweils bisher, richtig und Differenz), den Satz, dass alle übrigen Angaben der Originalrechnung unverändert gelten, und ein Feld für den Ausgleich der Differenz. In der Excel-Datei tragen Sie die bisherigen und die richtigen Beträge ein, die Differenzen und der Gesamtbetrag werden berechnet: positiv bedeutet Nachzahlung, negativ Erstattung.

Was ist eine Rechnungskorrektur?

Eine Rechnungskorrektur, im Gesetz Berichtigung, ergänzt fehlende oder ersetzt falsche Angaben einer Rechnung. § 31 Absatz 5 UStDV erlaubt sie, wenn die Rechnung nicht alle Angaben nach § 14 Absatz 4 oder § 14a UStG enthält oder Angaben unzutreffend sind. Es müssen nur die fehlenden oder falschen Angaben übermittelt werden, und zwar durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist. Für dieses Dokument gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnung selbst. Wer an Unternehmer E-Rechnungen ausstellen muss, berichtigt also ebenfalls im strukturierten Format.

Berichtigen darf nur, wer die Rechnung ausgestellt hat. Der Empfänger kann eine fehlerhafte Rechnung nicht selbst korrigieren, sondern muss den Aussteller um eine Korrektur bitten. Für den Vorsteuerabzug braucht er eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG).

Rechnungskorrektur, Stornorechnung oder Gutschrift

Dokument	Wann	Wirkung
Rechnungskorrektur	Einzelne Angaben fehlen oder sind falsch, zum Beispiel Anschrift, Leistungsdatum, Steuernummer, Leistungsbeschreibung; Preisnachlass oder Teilrücksendung	Originalrechnung bleibt gültig, nur die genannten Angaben ändern sich
Stornorechnung	Rechnung soll ganz entfallen, etwa bei Auftragsstornierung oder doppelter Rechnung	Originalrechnung wird vollständig aufgehoben
Gutschrift	Leistungsempfänger rechnet nach Vereinbarung selbst über die Leistung ab	Gilt als Rechnung des Leistenden (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)

Umgangssprachlich heißt eine Korrektur zugunsten des Kunden oft "Gutschrift". Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 25. Oktober 2013 klargestellt, dass diese Bezeichnung auf einem Dokument, das keine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist, unbeachtlich ist. Klarer ist trotzdem der Titel "Rechnungskorrektur".

Rückwirkende Berichtigung

Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 15. September 2016 in der Rechtssache Senatex (C-518/14) entschieden, dass eine berichtigte Rechnung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurückwirken kann. Der Bundesfinanzhof hat das mit Urteil vom 20. Oktober 2016 (V R 26/15) übernommen. Praktisch heißt das: Wird eine berichtigungsfähige Rechnung korrigiert, bleibt der Vorsteuerabzug des Empfängers im ursprünglichen Zeitraum erhalten, und es entstehen keine Nachzahlungszinsen. Berichtigungsfähig ist eine Rechnung nach dieser Rechtsprechung, wenn sie zumindest Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthält. Fehlt eines dieser Kernelemente oder sind die Angaben so unbestimmt, dass sie nicht zuzuordnen sind, wirkt die Korrektur nur für die Zukunft. Ob Ihr Fall rückwirkend zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.

Anders bei Änderungen des Entgelts, etwa durch einen nachträglichen Preisnachlass oder eine Rücksendung: Hier berichtigen Aussteller und Empfänger Umsatzsteuer und Vorsteuer im Voranmeldungszeitraum der Änderung (§ 17 Absatz 1 UStG). Ist zu viel Steuer ausgewiesen, schuldet der Aussteller den Mehrbetrag nach § 14c Absatz 1 UStG, bis er die Rechnung gegenüber dem Empfänger berichtigt.

Pflichtangaben

Feld der Vorlage	Anforderung	Grundlage
Rechnungssteller, Rechnungsempfänger	Wie in der Originalrechnung, bei Fehlern in der Tabelle berichtigen	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG
Steuernummer oder USt-IdNr.	Des Ausstellers	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG
Nummer der Rechnungskorrektur, Datum	Eigenes Dokument mit eigener Nummer	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 und 4 UStG
Nummer und Datum der Originalrechnung	Spezifischer und eindeutiger Bezug	§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV
Berichtigte Angaben (bisher, richtig)	Nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben	§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV
Betragsänderung je Steuersatz	Entgelt und Steuerbetrag, falls sie sich ändern	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und 8 UStG, § 17 UStG
Satz zu den übrigen Angaben	Klarstellung, dass alles andere gilt	Nachvollziehbarkeit

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Parteien und Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. eintragen.
2. Der Korrektur eine eigene Nummer geben, zum Beispiel aus Ihrer Rechnungsfolge oder einem Kreis wie RK-2026-003.
3. Nummer und Datum der Originalrechnung übernehmen.
4. In "Berichtigte Angaben" je Zeile eine Angabe: was bisher stand und was richtig ist. Fehlte die Angabe, schreiben Sie "fehlt".
5. Ändern sich Beträge, die bisherigen und die richtigen Werte je Steuersatz eintragen. Excel rechnet die Differenz.
6. Ausgleich festlegen: Nachzahlung oder Erstattung, Betrag und Frist.
7. Die Korrektur an den Empfänger senden, auf demselben Weg und im selben Format wie die Originalrechnung, und beide Dokumente zusammen acht Jahre aufbewahren.

Häufige Fehler

• Originalrechnung überschrieben und mit derselben Nummer neu verschickt. Für den Empfänger existieren dann zwei verschiedene Rechnungen mit einer Nummer.
• Kein eindeutiger Bezug auf die Originalrechnung.
• Der Empfänger korrigiert handschriftlich selbst. Das ist keine Berichtigung.
• Bei E-Rechnungspflicht eine Korrektur als einfaches PDF. Die Berichtigung muss dieselbe Form haben wie die Rechnung.
• Zu hoch ausgewiesene Steuer nicht korrigiert. Der Mehrbetrag wird nach § 14c UStG geschuldet.
• Nur den Bruttobetrag geändert, ohne Entgelt und Steuer je Satz.

Wer darf eine Rechnung korrigieren?

Nur der Rechnungsaussteller. Der Empfänger kann eine fehlerhafte Rechnung nicht selbst berichtigen, sondern fordert eine Korrektur beim Aussteller an. Bei einer Gutschrift ist der Aussteller der Leistungsempfänger, dann korrigiert er.

Wirkt eine Rechnungskorrektur rückwirkend?

Ja, wenn die ursprüngliche Rechnung berichtigungsfähig war, also mindestens Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer enthielt (EuGH C-518/14, BFH V R 26/15). Dann bleibt der Vorsteuerabzug im ursprünglichen Zeitraum erhalten. Entgeltänderungen wirken dagegen erst im Zeitraum der Änderung.

Muss ich die ganze Rechnung neu ausstellen?

Nein. Nach § 31 Absatz 5 UStDV reicht ein Dokument, das nur die fehlenden oder falschen Angaben enthält und eindeutig auf die Rechnung verweist. Wer lieber eine komplett neue Rechnung schickt, storniert die alte mit einer Stornorechnung und vergibt eine neue Nummer.

Rechnungskorrektur oder Gutschrift, was ist richtig?

Für eine Berichtigung durch den Aussteller ist "Rechnungskorrektur" der richtige Begriff. Eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes stellt der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung aus. Die umgangssprachliche Bezeichnung einer Korrektur als Gutschrift ist umsatzsteuerlich unbeachtlich, kann aber zu Verwechslungen führen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie senden eine erhaltene Rechnung als Foto, PDF oder E-Rechnung per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia prüft die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG und zeigt, welche Angaben fehlen, damit Sie beim Lieferanten gezielt eine Korrektur anfordern können. Trifft die Korrektur ein, wird sie mit der Originalrechnung verknüpft und unverändert archiviert. Ihr Steuerberater erhält beide Belege mit einem Buchungsvorschlag und übernimmt die Prüfung und Buchung.