Rechnung Kleinunternehmer Vorlage 2026: Word, Excel und PDF ohne Umsatzsteuer

Die Vorlage ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer für Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden. Sie enthält alle Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG und § 34a UStDV, den seit 2025 geltenden Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer und keine Felder für Steuersatz oder Steuerbetrag, damit Umsatzsteuer gar nicht erst versehentlich ausgewiesen wird. Die Excel-Datei rechnet Positionen und Summe automatisch, das PDF ist ein ausfüllbares Formular. Gedacht ist die Vorlage für Gründer, Nebenberufler, Freiberufler und kleine Betriebe mit Umsätzen unter der Kleinunternehmergrenze.

Kleinunternehmer seit 2025: 25.000 und 100.000 Euro

Seit dem 1. Januar 2025 ist die Kleinunternehmerregelung eine echte Steuerbefreiung. Nach § 19 Absatz 1 UStG sind die Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Gezählt wird nach vereinnahmten Entgelten, also nach dem, was tatsächlich eingegangen ist.

Die Grenze von 100.000 Euro wirkt anders als die alte Prognosegrenze. Überschreiten Sie sie im laufenden Jahr, endet die Befreiung mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Die vorherigen Umsätze des Jahres bleiben steuerfrei, ab dem überschreitenden Umsatz müssen Sie Umsatzsteuer berechnen und ausweisen. Prüfen Sie deshalb vor jeder größeren Rechnung, wo Sie im Jahr stehen.

Grenze	Betrag	Wirkung
Gesamtumsatz Vorjahr	bis 25.000 Euro	Voraussetzung für die Befreiung im laufenden Jahr
Gesamtumsatz laufendes Jahr	bis 100.000 Euro	Befreiung endet mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet
Verzicht auf die Befreiung (§ 19 Absatz 3 UStG)	Erklärung gegenüber dem Finanzamt	Bindet mindestens fünf Kalenderjahre

Pflichtangaben

§ 14 Absatz 4 UStG listet die Pflichtangaben jeder Rechnung. Für Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze nennt § 34a UStDV seit 2025 einen reduzierten Mindestkatalog. Die Vorlage enthält alle Angaben beider Vorschriften, weil Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt für die Buchführung und die Zuordnung beim Empfänger ohnehin nötig sind.

Angabe	Feld in der Vorlage	Grundlage
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Ausstellers und des Empfängers	Kopfbereich, Anschriftenblock	§ 14 Absatz 4 Nummer 1 UStG, § 34a Satz 1 Nummer 1 UStDV
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, bei EU-Kleinunternehmern die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer	Kopfbereich	§ 14 Absatz 4 Nummer 2 UStG, § 34a Satz 1 Nummer 2 UStDV
Ausstellungsdatum	Rechnungsdatum	§ 14 Absatz 4 Nummer 3 UStG, § 34a Satz 1 Nummer 3 UStDV
Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer	Rechnungsnummer	§ 14 Absatz 4 Nummer 4 UStG
Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung	Positionszeilen	§ 14 Absatz 4 Nummer 5 UStG, § 34a Satz 1 Nummer 4 UStDV
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	Leistungsdatum oder Leistungszeitraum	§ 14 Absatz 4 Nummer 6 UStG
Entgelt in einer Summe	Rechnungsbetrag	§ 14 Absatz 4 Nummer 7 UStG, § 34a Satz 1 Nummer 5 UStDV
Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt	Fester Textbaustein unter der Summe	§ 14 Absatz 4 Nummer 8 UStG, § 34a Satz 1 Nummer 5 UStDV
Zahlungsziel und Bankverbindung	Fußbereich	Keine Pflicht, in der Praxis unverzichtbar

Nicht in die Vorlage gehören Steuersatz, Steuerbetrag und der Vermerk "inkl. MwSt.". Ein Kleinunternehmer darf keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen.

Der Hinweis auf § 19 UStG: Formulierung seit 2025

Vor 2025 stand auf Kleinunternehmerrechnungen meist "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Seit der Reform spricht das Gesetz von einer Steuerbefreiung, und § 34a Satz 1 Nummer 5 UStDV verlangt einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Die Vorlage verwendet deshalb diesen Satz:

"Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer."

Die alte Formulierung ist nicht falsch, weil das Gesetz keinen Wortlaut vorschreibt. Die neue entspricht aber dem Gesetzestext. Die IHK für München und Oberbayern nennt als Beispiel: "Dieser Umsatz ist gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit." Entscheidend ist das Wort Steuerbefreiung und der Verweis auf § 19 UStG.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro, reicht nach § 33 UStDV eine Kleinbetragsrechnung. Dann entfallen Name und Anschrift des Empfängers, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt. Nötig bleiben Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, der Betrag und bei Kleinunternehmern der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Für Barverkäufe im Laden oder am Tresen genügt daher eine Quittung mit diesen Angaben. Die Rechnungsvorlage brauchen Sie für Beträge über 250 Euro und immer dann, wenn der Kunde eine vollständige Rechnung verlangt.

E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen nein

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gilt für Kleinunternehmer nicht: Nach § 34a Satz 3 UStDV kann eine Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also als Papier oder einfaches PDF. Das gilt auch nach 2027 und 2028, wenn die Übergangsfristen für andere Unternehmer auslaufen.

Eine E-Rechnung eines Lieferanten dürfen Sie nicht zurückweisen; was beim Empfang zu tun ist, erklärt der Beitrag zur Empfangspflicht für E-Rechnungen. Verlangt ein Kunde eine XRechnung oder ZUGFeRD, reicht die Vorlage nicht, dafür brauchen Sie ein Programm, das das Format erzeugt.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Kopfbereich einmalig anpassen: Name, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Kontaktdaten, Bankverbindung. Speichern Sie die Datei danach als eigene Vorlage.
2. Empfänger eintragen: vollständiger Name und vollständige Anschrift. Bei Firmenkunden die Firma, nicht nur den Ansprechpartner.
3. Rechnungsnummer vergeben. Fortlaufend, ohne Doppelung, etwa 2026-0001.
4. Rechnungsdatum und Leistungsdatum eintragen. Bei Leistungen über mehrere Tage den Zeitraum angeben, etwa "Leistungszeitraum 1. bis 15. Oktober 2026".
5. Positionen erfassen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis. Die Excel-Datei summiert automatisch. Beschreiben Sie konkret, "Beratung" oder "Dienstleistung" reicht nicht.
6. Hinweis auf § 19 UStG stehen lassen. Er ist fest in der Vorlage verankert und darf nicht gelöscht werden.
7. Zahlungsziel und Verwendungszweck eintragen, dann als PDF speichern und versenden. Das Doppel bleibt in Ihrer Ablage.

Häufige Fehler

• Umsatzsteuer ausgewiesen. Wer als Kleinunternehmer 19 Prozent auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag nach § 14c Absatz 2 UStG dem Finanzamt. Die Berichtigung ist nur möglich, wenn der Empfänger keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat, und muss beim Finanzamt gesondert schriftlich beantragt werden.
• "Inkl. MwSt." oder "Nettobetrag" im Text. Beides suggeriert enthaltene Umsatzsteuer und führt zu Rückfragen.
• Hinweis auf § 19 UStG fehlt. Der Empfänger kann dann nicht erkennen, warum keine Steuer ausgewiesen ist.
• Grenze von 100.000 Euro nicht im Blick. Ab dem überschreitenden Umsatz ist die Rechnung mit Umsatzsteuer auszustellen.
• Rechnungsnummer doppelt. Das fällt in der Betriebsprüfung sofort auf.
• Leistungsdatum fehlt. "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" ist zulässig, weglassen nicht.
• Rechnung nur im E-Mail-Postfach. Das Doppel muss acht Jahre unverändert in Ihrer Ablage liegen.

Aufbewahrung: acht Jahre

Nach § 14b Absatz 1 UStG müssen Sie ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Rechnung acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. § 147 Absatz 3 AO ordnet Rechnungen als Buchungsbelege ein und nennt dieselben acht Jahre. Eine Rechnung vom Oktober 2026 bewahren Sie also bis Ende 2034 auf. Die Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer.

Muss ein Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben?

Ja, bei Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer oder juristische Personen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Absatz 2 Satz 2 UStG). Gegenüber Privatkunden besteht die Pflicht nur bei Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, eine Rechnung ist aber immer sinnvoll.

Wie lautet der Hinweis auf § 19 UStG auf der Rechnung?

Seit 2025 verlangt § 34a UStDV einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Bewährte Formulierung: "Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer." Ein fester Wortlaut ist nicht vorgeschrieben.

Gibt es ein Muster für Kleinunternehmerrechnungen im Jahr 2026?

Ja, die Vorlage auf dieser Seite steht als Word, Excel und PDF zum Download bereit, ohne Registrierung. Sie enthält die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG und § 34a UStDV, den Hinweis auf die Steuerbefreiung und keine Steuerfelder.

Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweise?

Sie schulden den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Absatz 2 UStG und müssen ihn an das Finanzamt abführen. Eine Berichtigung ist möglich, wenn der Empfänger keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat; sie muss beim Finanzamt schriftlich beantragt werden.

Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Nach § 34a Satz 3 UStDV darf eine Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025.

Ab wann muss ich Umsatzsteuer berechnen, wenn ich die Grenze überschreite?

Überschreiten Sie im laufenden Jahr 100.000 Euro, endet die Befreiung mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Dieser und alle folgenden Umsätze sind steuerpflichtig. Lag der Vorjahresumsatz über 25.000 Euro, sind Sie ab dem 1. Januar des Folgejahres regelbesteuert.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie senden Ihre Ausgangsrechnungen als PDF oder Foto per E-Mail, WhatsApp oder Upload. Kontevia erkennt Rechnungsnummer, Datum, Empfänger und Betrag, prüft die Nummernfolge auf Lücken und Doppelungen, erkennt einen fehlenden Hinweis auf § 19 UStG oder einen versehentlichen Steuerausweis und legt das Doppel acht Jahre unverändert im Archiv ab. Ihr Steuerberater erhält die Rechnungen mit einem Buchungsvorschlag und übernimmt die Prüfung und Buchung.