Mahnung Vorlage 2026: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung (Word, PDF)

Die Vorlage besteht aus zwei Briefen: einer Zahlungserinnerung in freundlichem Ton für den ersten Schritt und einer Mahnung mit Verzugszinsen, Mahnkosten und der Pauschale von 40 Euro für die zweite und letzte Stufe. Beide gibt es als Word-Datei zum Anpassen mit Briefkopf und als PDF-Formular zum Ausfüllen von Hand. Jeder Brief hat Felder für Absender und Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offenen Betrag, neue Zahlungsfrist, Bankverbindung und Unterschrift; die Mahnung dazu ein Kästchen für die Mahnstufe und eine Tabelle, in der Sie Hauptforderung, Zinsen und Kosten zur Gesamtforderung addieren. Gedacht ist die Vorlage für Gastronomie, Hotels, Handwerk, Handel und Dienstleister, die offene Posten selbst verfolgen.

Wann der Kunde in Verzug ist

Eine Mahnung hat zwei Aufgaben: Sie setzt den Schuldner in Verzug, und sie ist die Voraussetzung dafür, Verzugszinsen und Mahnkosten zu verlangen. Nach § 286 Absatz 1 BGB kommt der Schuldner in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht leistet. Eine Mahnung ist aber nicht in jedem Fall nötig. § 286 Absatz 2 BGB nennt Ausnahmen: Ist für die Zahlung ein Termin nach dem Kalender bestimmt, etwa "zahlbar bis 15. November 2026" auf der Rechnung, tritt Verzug mit Ablauf dieses Tages ein. Gleiches gilt, wenn der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert.

Für Entgeltforderungen gibt es außerdem die 30-Tage-Regel in § 286 Absatz 3 BGB: Der Schuldner kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Gegenüber einem Verbraucher gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Für Rechnungen an Privatkunden gehört deshalb ein Satz auf die Rechnung wie "Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung kommen Sie auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Absatz 3 BGB)". Bei Firmenkunden läuft die Frist ohne Hinweis. Wie Sie Zahlungsziel und Hinweis auf der Rechnung formulieren, zeigt die Rechnung Vorlage.

Verzugszinsen, Pauschale und Mahnkosten

Position	Höhe	Grundlage
Verzugszinsen gegenüber Verbrauchern	5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, derzeit 6,52 Prozent im Jahr	§ 288 Absatz 1 BGB
Verzugszinsen zwischen Unternehmern	9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, derzeit 10,52 Prozent im Jahr	§ 288 Absatz 2 BGB
Basiszinssatz	1,52 Prozent seit 1. Juli 2026, Anpassung jeweils zum 1. Januar und 1. Juli	§ 247 BGB, Deutsche Bundesbank
Pauschale	40 Euro, nur wenn der Schuldner kein Verbraucher ist	§ 288 Absatz 5 BGB
Mahnkosten	Nur in tatsächlich entstandener Höhe, etwa Porto und Papier, nicht für die erste Mahnung	§ 286, § 288 Absatz 4 BGB

Die Bundesbank gibt den Basiszinssatz nach § 247 BGB zum 1. Januar und zum 1. Juli bekannt. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 Prozent, im ersten Halbjahr 2026 waren es 1,27 Prozent. Daraus ergeben sich 6,52 Prozent gegenüber Verbrauchern und 10,52 Prozent gegenüber Unternehmern. Ein Rechenbeispiel: Eine Rechnung über 2.000 Euro an einen Firmenkunden ist 30 Tage im Verzug. Die Zinsen betragen 2.000 Euro mal 10,52 Prozent mal 30 geteilt durch 365, also 17,29 Euro. Prüfen Sie den Satz vor jeder Mahnung auf bundesbank.de, weil er sich halbjährlich ändern kann.

Die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Absatz 5 BGB können Sie nur gegenüber Unternehmern verlangen, dafür aber schon ab dem ersten Tag des Verzugs und unabhängig davon, ob Ihnen tatsächlich Kosten entstanden sind. Beauftragen Sie später einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen, wird die Pauschale auf diese Kosten angerechnet. Gegenüber Privatkunden gibt es keine Pauschale.

Bei den Mahnkosten gilt: Nur der tatsächliche Schaden ist ersetzbar, also Porto, Papier und Umschlag, nicht Ihre eigene Arbeitszeit und nicht die Kosten der ersten Mahnung, weil diese den Verzug erst auslöst. Die IHK Hochrhein-Bodensee nennt für eine selbst geschriebene Mahnung 1,00 bis 2,50 Euro. Pauschale "Mahngebühren" von 10 oder 15 Euro sind ohne Nachweis nicht durchsetzbar. Verzugszinsen und Mahnkosten sind Schadensersatz und kein Entgelt; sie unterliegen nicht der Umsatzsteuer.

Aufbau einer Mahnung

Eine Mahnung braucht keine bestimmte Form, aber sie muss die Forderung so bezeichnen, dass der Schuldner weiß, was er zahlen soll. Die Vorlage enthält deshalb:

Bestandteil	Inhalt	Warum
Bezug	Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum	Ohne eindeutigen Bezug ist unklar, welche Forderung gemeint ist
Betrag	Offener Rechnungsbetrag, bei der Mahnung dazu Zinsen, Kosten, Pauschale und Gesamtforderung	Der Schuldner muss den geforderten Betrag kennen
Verzugsdatum	Tag, seit dem Verzug besteht	Startpunkt der Zinsberechnung
Neue Frist	Konkretes Datum, etwa 10 oder 14 Tage nach dem Schreiben	Gesetzlich nicht nötig, in der Praxis unverzichtbar
Folgen	Hinweis auf Verzugszinsen, Mahnkosten, gerichtliches Mahnverfahren	Zeigt, dass es ernst wird
Bankverbindung	Kontoinhaber, IBAN, BIC	Macht die Zahlung leicht

Schreiben Sie sachlich und drohen Sie nur an, was Sie auch dürfen und wahrmachen: das gerichtliche Mahnverfahren, die Übergabe an ein Inkassounternehmen oder die Einstellung weiterer Lieferungen.

Mahnstufen: von der Zahlungserinnerung bis zum Mahnbescheid

Das Gesetz kennt nur eine Mahnung; nach der zweiten und dritten wird der Anspruch nicht stärker. Die Praxis arbeitet trotzdem meist mit drei Stufen, weil viele Kunden nach der ersten Erinnerung zahlen und die Geschäftsbeziehung nicht leiden soll.

1. Zahlungserinnerung, etwa 7 Tage nach Fälligkeit: freundlich, ohne Kosten, mit neuer Frist von 10 bis 14 Tagen. Rechtlich ist sie bereits eine Mahnung und setzt den Kunden in Verzug, falls das nicht ohnehin durch das Zahlungsziel oder die 30-Tage-Regel geschehen ist. Dafür ist die erste Vorlage gedacht.
2. Erste oder zweite Mahnung, etwa 14 Tage später: mit Verzugszinsen, Mahnkosten und bei Firmenkunden der Pauschale von 40 Euro, mit kurzer Frist von 7 bis 10 Tagen. Dafür kreuzen Sie in der zweiten Vorlage "1. Mahnung" oder "2. Mahnung" an.
3. Letzte Mahnung: gleiche Vorlage, Kästchen "Letzte Mahnung", mit der Ankündigung, dass nach Fristablauf ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet wird.
4. Gerichtliches Mahnverfahren: Nach § 688 ZPO erlässt das Mahngericht auf Antrag einen Mahnbescheid über eine bestimmte Geldsumme in Euro. Den Antrag stellen Sie online über online-mahnantrag.de, die gemeinsame Anwendung der Mahngerichte der Länder; Ausfüllhilfen und einen Zinsrechner gibt es auf mahngerichte.de. Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung berechtigt ist. Widerspricht der Schuldner nicht innerhalb von zwei Wochen, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid, spätestens sechs Monate nach Zustellung. Die Mindestgebühr liegt nach Angabe der IHK Regensburg bei 38 Euro und wird mit der Forderung geltend gemacht.

Überspringen dürfen Sie jede Stufe: Nach der Zahlungserinnerung können Sie direkt den Mahnbescheid beantragen.

Verjährung: drei Jahre, und die Mahnung hilft nicht

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren. Die Frist beginnt nach § 199 Absatz 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 verjährt also am 31. Dezember 2029. Wichtig: Mahnungen hemmen die Verjährung nicht, auch nicht die letzte. Nur die Zustellung eines Mahnbescheids oder eine Klage hemmen sie nach § 204 Absatz 1 BGB; ein Anerkenntnis des Schuldners, etwa eine Teilzahlung, lässt die Frist nach § 212 Absatz 1 BGB neu beginnen.

Gastronomie und Hotel: Firmenkunden und Veranstaltungen

Im Tagesgeschäft wird bar oder mit Karte bezahlt, Mahnungen entstehen aus dem Rechnungsgeschäft: Firmenessen auf Rechnung, Catering, Weihnachtsfeiern, Tagungen und Zimmerkontingente. Drei Regeln ersparen die meisten Mahnungen: ein konkretes Zahlungsziel mit Datum auf jeder Rechnung, damit der Verzug nach § 286 Absatz 2 BGB ohne Mahnung eintritt; bei Veranstaltungen eine Anzahlung, die im Angebot vereinbart wird; und die Zahlungserinnerung spätestens eine Woche nach Fälligkeit, nicht erst beim Monatsabschluss. Bei Privatkunden, etwa der Hochzeitsgesellschaft, gehört der Hinweis auf die 30-Tage-Regel auf die Rechnung, sonst beginnt der Verzug erst mit Ihrer Mahnung.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Absender und Empfänger eintragen, bei Firmenkunden mit Ansprechpartner und Kundennummer.
2. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und offenen Betrag aus Ihrer Rechnung übernehmen. Bei Teilzahlungen nur den Rest eintragen.
3. Zahlungserinnerung: neue Frist mit Datum eintragen, unterschreiben, versenden. Keine Kosten berechnen.
4. Mahnung: Mahnstufe ankreuzen, Verzugsdatum und Zinssatz eintragen (6,52 oder 10,52 Prozent, Stand 1. Juli 2026), Zinsen für die Verzugstage berechnen, Mahnkosten und bei Unternehmern die Pauschale von 40 Euro eintragen, Gesamtforderung bilden.
5. Frist von 7 bis 14 Tagen mit Datum setzen und bei der letzten Mahnung das gerichtliche Mahnverfahren ankündigen.
6. Kopie zur Rechnung ablegen. Mahnungen sind Handelsbriefe und bleiben sechs Jahre im Archiv, die Rechnung acht Jahre (siehe Aufbewahrungsfrist).

Häufige Fehler

• Mahnung vor Fälligkeit. Ohne fällige Forderung gibt es keinen Verzug, die Mahnung ist wirkungslos.
• Pauschale Mahngebühren von 10 oder 15 Euro ohne Nachweis tatsächlicher Kosten.
• Pauschale von 40 Euro gegenüber Privatkunden gefordert.
• Kein Bezug zur Rechnungsnummer, der Kunde weiß nicht, welche Rechnung gemeint ist.
• Drei Mahnungen über Monate, dann verjährt die Forderung zum Jahresende, weil kein Mahnbescheid beantragt wurde.

Wann darf ich eine Mahnung schreiben?

Sobald die Rechnung fällig ist, also ab dem Tag nach dem Zahlungsziel oder, ohne Zahlungsziel, sofort nach Zugang der Rechnung. Vor Fälligkeit setzt eine Mahnung den Kunden nicht in Verzug.

Wie viele Mahnungen sind nötig, bevor ich zum Mahngericht gehe?

Keine bestimmte Zahl. Rechtlich genügt eine Mahnung nach Fälligkeit; bei Firmenkunden tritt Verzug nach § 286 Absatz 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung auch ohne Mahnung ein. Die übliche Folge aus drei Mahnungen ist Kulanz, keine Pflicht.

Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?

Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 Prozent. Verzugszinsen betragen 5 Prozentpunkte darüber gegenüber Verbrauchern, also 6,52 Prozent, und 9 Prozentpunkte darüber zwischen Unternehmern, also 10,52 Prozent im Jahr (§ 288 BGB). Den aktuellen Satz veröffentlicht die Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli.

Welche Mahngebühren darf ich verlangen?

Nur die tatsächlichen Kosten der Mahnung wie Porto und Papier, nicht die eigene Arbeitszeit und nicht die Kosten der ersten Mahnung. Die IHK nennt 1,00 bis 2,50 Euro je Mahnung. Zusätzlich steht Ihnen gegenüber Unternehmern die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Absatz 5 BGB zu.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Rechtlich keiner: Jede Aufforderung zu zahlen ist eine Mahnung nach § 286 BGB, auch wenn sie freundlich formuliert ist. Die Zahlungserinnerung verzichtet auf Zinsen und Kosten, die Mahnung fordert sie ein und kündigt weitere Schritte an.

Wann verjährt eine unbezahlte Rechnung?

Nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde (§§ 195, 199 BGB). Mahnungen verlängern die Frist nicht. Nur ein Mahnbescheid oder eine Klage hemmen die Verjährung nach § 204 BGB; ein Anerkenntnis des Schuldners, etwa eine Teilzahlung, lässt sie nach § 212 BGB neu beginnen.

Fällt auf Verzugszinsen und Mahnkosten Umsatzsteuer an?

Nein. Verzugszinsen, Mahnkosten und die Pauschale von 40 Euro sind Schadensersatz und kein Entgelt für eine Leistung. Sie werden ohne Umsatzsteuer gefordert und ohne Steuerausweis in der Mahnung genannt.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben und ist ein Werkzeug für Eingangsbelege. Mahnungen schreibt es nicht, und offene Forderungen verfolgt es nicht. Erhalten Sie selbst eine Mahnung oder Zahlungserinnerung eines Lieferanten, leiten Sie sie wie jeden anderen Beleg per E-Mail oder Foto weiter. Kontevia erfasst sie als Eingangsbeleg ohne Vorsteuer, weil Verzugszinsen und Mahnkosten keine Umsatzsteuer enthalten, prüft anhand von Rechnungsnummer und Betrag, ob die ursprüngliche Rechnung schon vorliegt, und übergibt beides an den Steuerberater.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.