Lieferschein Vorlage 2026: Word, Excel und PDF

Die Vorlage ist ein Lieferschein, der die Ware auf dem Weg vom Lieferanten zum Empfänger begleitet: Lieferant und Lieferadresse, Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Bezug auf Bestellung oder Auftrag, Positionen mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Einheit, eine Zeile für Leergut und Pfand sowie die Empfangsbestätigung mit Unterschrift. Preise sind optional, weil viele Betriebe sie auf dem Lieferschein bewusst weglassen. Die Word-Datei lässt sich mit Briefkopf anpassen, die Excel-Datei zählt Mengen und auf Wunsch Beträge zusammen, das PDF ist ein Formular zum Ausdrucken für den Fahrer. Gedacht ist die Vorlage für Großhandel, Getränkelieferanten, Handwerk, Hersteller und für Gastronomiebetriebe, die eigene Lieferungen an Kunden dokumentieren.

Was ein Lieferschein enthält

Ein Gesetz, das den Inhalt eines Lieferscheins vorschreibt, gibt es nicht. Anders als bei der Rechnung existiert kein Pflichtkatalog, und der Lieferschein ist auch kein Steuerdokument. Die Angaben ergeben sich aus seinem Zweck: Der Empfänger soll die Lieferung prüfen und später mit der Rechnung abgleichen können, der Lieferant braucht den Nachweis, dass die Ware vollständig angekommen ist. Was ein Lieferschein rechtlich ist und wie er sich vom Handelsbrief abgrenzt, erklärt das Lexikon unter Lieferschein.

Angabe	Feld in der Vorlage	Zweck
Name und Anschrift des Lieferanten	Lieferant	Zuordnung zur späteren Rechnung
Name und Lieferadresse des Empfängers	Empfänger / Lieferadresse	Nachweis, wohin geliefert wurde; weicht oft von der Rechnungsadresse ab
Lieferscheinnummer	Kopfbereich	Verknüpfung mit Rechnung und Bestellung, fortlaufend vergeben
Lieferdatum	Kopfbereich	Nachweis des Liefertags, Beginn der Rügefrist nach § 377 HGB
Bezug auf Bestellung oder Auftrag	Kopfbereich	Abgleich mit der Bestellung des Kunden
Positionen mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit	Positionstabelle	Wareneingangskontrolle beim Empfänger
Preise	Spalte "Preis (optional)"	Nur wenn gewünscht; viele Betriebe lassen Einkaufspreise für Fahrer und Küche weg
Leergut und Pfand	Tabelle Leergut / Pfand	Nachweis für Pfandabrechnung und Rücknahme von Kisten, Fässern, Paletten
Bemerkungen	Feld unter der Tabelle	Fehlmengen, Bruch, Abweichungen bei Übergabe festhalten
Empfangsbestätigung	Unterschrift Empfänger und Fahrer	Beweis der Übergabe; Grundlage bei späteren Reklamationen

Lieferschein ist keine Rechnung

Der Lieferschein bestätigt die Lieferung, die Rechnung fordert zur Zahlung auf. Nur die Rechnung enthält die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG, also Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, fortlaufende Rechnungsnummer, nach Steuersätzen getrenntes Entgelt und den Steuerbetrag. Auf dem Lieferschein fehlen diese Angaben in der Regel, deshalb erlaubt er nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG keinen Vorsteuerabzug. Wer dem Steuerberater nur den Lieferschein gibt, verliert die Vorsteuer, bis die Rechnung nachgereicht ist. Welche Angaben eine vollständige Rechnung braucht, listet Pflichtangaben Rechnung; eine passende Vorlage mit Umsatzsteuer je Satz ist die Rechnung Vorlage.

Merkmal	Lieferschein	Rechnung
Gesetzliche Pflichtangaben	Keine	§ 14 Absatz 4 UStG, bis 250 Euro § 33 UStDV
Preise und Umsatzsteuer	Optional, meist weggelassen	Pflicht, nach Steuersätzen getrennt
Vorsteuerabzug	Nein	Ja, bei vollständigen Angaben
Zahlungsaufforderung	Nein	Ja, mit Zahlungsziel
Unterschrift	Üblich, als Empfangsbestätigung	Nicht erforderlich

Eine Ausnahme regelt § 31 Absatz 1 UStDV: Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen. Verweist die Sammelrechnung des Getränkelieferanten nur auf Lieferscheinnummern und nennt die Positionen nicht selbst, wird der Lieferschein Teil der Rechnung. Dann muss die Rechnung die anderen Dokumente bezeichnen, und die Lieferscheine gehören mit ihr in die Ablage.

Aufbewahrung: bis zur Rechnung, sonst acht Jahre

Für Lieferscheine gilt seit 2017 eine eigene Regel in § 147 Absatz 3 AO. Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, müssen nur bis zum Erhalt der Rechnung aufbewahrt werden (Satz 3). Für abgesandte Lieferscheine endet die Frist mit dem Versand der Rechnung (Satz 4). Voraussetzung ist, dass die Rechnung alle Angaben enthält, die sonst nur auf dem Lieferschein stehen.

Verweist die Rechnung auf den Lieferschein oder wird direkt nach ihm gebucht, ist er Buchungsbeleg nach § 147 Absatz 1 Nummer 4 AO und bleibt acht Jahre im Archiv, die Frist gilt seit dem 1. Januar 2025. Folgt gar keine Rechnung, bleibt er Handelsbrief nach § 257 HGB mit sechs Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres.

Fall	Aufbewahrung
Rechnung enthält alle Positionen, Lieferschein ist nur Empfangsnachweis	Bis zum Erhalt oder Versand der Rechnung
Rechnung verweist auf Lieferschein ("laut Lieferschein Nr.")	Acht Jahre, zusammen mit der Rechnung
Lieferschein mit Preisen wird direkt gebucht	Acht Jahre
Keine Rechnung folgt	Sechs Jahre als Handelsbrief

Alle Fristen nach Belegart stehen unter Aufbewahrungsfrist.

Praxis Gastronomie: Wareneingang prüfen

In der Gastronomie kommen Lieferscheine täglich, meist morgens vor dem Service: Getränkegroßhandel, Frischelieferant, Metzger, Wäschedienst. Die Rechnung folgt als Sammelrechnung wöchentlich oder am Monatsende. Bis dahin ist der Lieferschein das einzige Dokument zur Lieferung, und er entscheidet, ob eine Reklamation später durchgeht. Nach § 377 HGB muss ein Kaufmann die Ware unverzüglich untersuchen und erkennbare Mängel sofort rügen; was bei Übergabe nicht auf dem Lieferschein vermerkt ist, gilt im Zweifel als genehmigt.

Was sich bewährt hat:

1. Mengen bei Übergabe zählen, nicht die Kisten, sondern die Positionen gegen die Bestellung. Fehlmengen und Bruch im Feld "Bemerkungen" vermerken und vom Fahrer abzeichnen lassen.
2. Leergut und Pfand mitzählen. Zurückgegebene Kisten und Fässer stehen in der Leergutzeile und werden auf der Rechnung als Pfandgutschrift verrechnet. Fehlt die Rücknahme, zahlt der Betrieb Pfand doppelt.
3. Lieferscheine je Lieferant bis zur Rechnung sammeln, auf Papier in einer Mappe oder als Foto. Kommt die Sammelrechnung, Positionen und Mengen abgleichen.
4. Erst nach dem Abgleich entscheiden, was weg darf: Enthält die Rechnung alle Positionen, können die Lieferscheine weg. Verweist sie nur auf Lieferscheinnummern, bleiben sie bei der Rechnung.

Die Mengen vom Lieferschein sind auch die Grundlage für den Wareneinsatz Rechner. Was sonst in den Monatsordner für die Kanzlei gehört, listet die Checkliste Belege für den Steuerberater.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Kopfbereich einmalig anpassen: Name, Anschrift und Kontaktdaten des Lieferanten eintragen, in Word das Logo ergänzen, als eigene Vorlage speichern.
2. Empfänger und Lieferadresse eintragen. Die Lieferadresse kann von der Rechnungsadresse abweichen, etwa Küche statt Verwaltung.
3. Lieferscheinnummer fortlaufend vergeben, etwa LS-2026-0001, und Lieferdatum sowie Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden eintragen.
4. Positionen erfassen: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Einheit. Preise nur eintragen, wenn der Kunde sie auf dem Lieferschein sehen soll.
5. Leergut und Pfand eintragen: geliefert, zurückgenommen, Saldo. In Excel entsteht der Saldo automatisch.
6. Zwei Exemplare drucken. Der Fahrer lässt das eine vom Empfänger unterschreiben und nimmt es mit, das andere bleibt beim Kunden.
7. Nach der Rechnungsstellung prüfen, ob die Rechnung alle Positionen nennt. Wenn ja, darf der eigene Lieferschein nach § 147 Absatz 3 Satz 4 AO entsorgt werden; wenn die Rechnung auf ihn verweist, bleibt er acht Jahre bei ihr.

Häufige Fehler

• Lieferschein als Rechnung verwendet. Ohne Steuernummer, Rechnungsnummer und Steuerbetrag gibt es keinen Vorsteuerabzug, und der Kunde fordert eine Rechnung nach.
• Lieferschein mit Preisen und Steuer, aber ohne Bezeichnung "Lieferschein". Der Empfänger hält ihn für eine Rechnung und bucht ihn doppelt, wenn die echte Rechnung folgt.
• Unterschrift ohne Prüfung. Wer den Lieferschein blind unterschreibt, kann Fehlmengen nach § 377 HGB kaum noch rügen.
• Leergut nicht erfasst. Fehlende Rücknahmen werden mit der nächsten Rechnung als Pfand berechnet.
• Lieferscheine weggeworfen, obwohl die Rechnung nur "laut Lieferschein" sagt. Dann fehlt der Buchungsbeleg für acht Jahre.

Welche Angaben muss ein Lieferschein enthalten?

Gesetzlich keine. Üblich sind Lieferant, Empfänger und Lieferadresse, Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Bezug zur Bestellung, Positionen mit Artikelnummer, Menge und Einheit, Leergut und Pfand sowie die Unterschrift des Empfängers. Preise sind nicht erforderlich.

Ist ein Lieferschein eine Rechnung?

Nein. Die Rechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG, darunter Steuernummer, Rechnungsnummer, Entgelt und Steuerbetrag. Ein Lieferschein enthält diese Angaben in der Regel nicht und erlaubt keinen Vorsteuerabzug.

Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Empfangene Lieferscheine ohne Buchungsfunktion bis zum Erhalt der Rechnung, abgesandte bis zum Versand der Rechnung (§ 147 Absatz 3 Satz 3 und 4 AO). Verweist die Rechnung auf den Lieferschein oder wird nach ihm gebucht, bleibt er acht Jahre.

Müssen Preise auf dem Lieferschein stehen?

Nein. Preise sind freiwillig, und viele Lieferanten lassen sie weg, damit Fahrer und Küchenpersonal keine Einkaufspreise sehen. Enthält der Lieferschein Preise, bleibt er trotzdem ein Lieferschein, solange die Rechnung getrennt folgt.

Muss der Empfänger den Lieferschein unterschreiben?

Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht, die Unterschrift ist aber der übliche Nachweis der Übergabe. Vor der Unterschrift sollten Mengen gezählt und Abweichungen vermerkt werden, weil erkennbare Mängel nach § 377 HGB unverzüglich zu rügen sind.

Kann ich mit der Excel-Vorlage auch Preise berechnen?

Ja. Die Spalten Einzelpreis netto und Betrag netto sind optional. Tragen Sie Menge und Einzelpreis ein, rechnet die Datei den Positionsbetrag und die Summe. Bleiben die Preisfelder leer, erscheint nur die Mengensumme.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf für eingehende Lieferscheine angelegt: Sie fotografieren den Lieferschein bei der Anlieferung per WhatsApp oder leiten ihn per E-Mail weiter. Kontevia erkennt, dass es ein Lieferschein und keine Rechnung ist, liest Lieferant, Datum, Lieferscheinnummer und die Positionen mit Mengen aus und ordnet ihn der späteren Sammelrechnung zu, die positionsweise nach 7 und 19 Prozent getrennt ausgelesen wird. Der Steuerberater erhält die Rechnung mit den zugeordneten Lieferscheinen und einem Buchungsvorschlag; Lieferscheine ohne Buchungsfunktion werden gekennzeichnet, damit die Kanzlei entscheiden kann, was aufbewahrt wird. Zählen und Unterschreiben bleibt bei Ihnen.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.