Proforma-Rechnung Vorlage 2026: PDF, Word und Excel kostenlos

Die Vorlage ist eine Proforma-Rechnung zum Ausdrucken, Ausfüllen am Bildschirm oder Rechnen in Excel. Sie enthält Absender beziehungsweise Exporteur mit EORI-Nummer und optionaler USt-IdNr., Empfänger beziehungsweise Importeur, Proforma-Nummer, Datum und Bezug auf Angebot oder Bestellung, vier ankreuzbare Zwecke (Zollabfertigung, Vorauskasse, kostenlose Mustersendung, Ersatzlieferung), eine Warentabelle mit Menge, Warenbeschreibung, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Nettogewicht, Einzel- und Gesamtwert, Summen für Warenwert, Verpackung und Fracht, Versicherung und Gesamtwert sowie Felder für Währung, Lieferbedingung nach Incoterms 2020, Anzahl der Packstücke, Bruttogewicht und Zahlungsbedingungen. Ein deutlicher Kasten weist das Dokument als Proforma-Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. In der Excel-Datei rechnet jede Zeile Menge mal Einzelwert, die Summen und das Nettogewicht aller Positionen werden automatisch gebildet.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Sie beschreibt eine Lieferung mit Waren, Mengen und Werten, ohne über eine erbrachte Leistung abzurechnen und ohne eine Zahlungspflicht auszulösen. Eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn ist nach § 14 Absatz 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Genau das tut die Proforma-Rechnung nicht: Sie kündigt an, belegt einen Wert oder fordert eine Vorauszahlung an. Die IHK Limburg beschreibt sie entsprechend als Dokument, das im Gegensatz zur Exportrechnung keine Zahlung auslöst.

Typische Anlässe:

• Zollabfertigung bei Sendungen in Drittländer, wenn kein Verkauf stattfindet, etwa bei kostenlosen Mustern, Messeware oder Ersatzteilen im Garantiefall. Der Zoll braucht trotzdem einen Warenwert.
• Vorauskasse: Der Kunde soll vor der Lieferung zahlen und braucht dafür eine Aufstellung von Waren und Preisen, oft auch für eine Importgenehmigung oder ein Akkreditiv.
• Angebotsähnliche Information für den Kunden, wenn Preise, Gewichte und Lieferbedingungen vorab verbindlich festgehalten werden sollen.

Proforma-Rechnung und Vorsteuerabzug

Aus einer Proforma-Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug. § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG verlangt eine nach §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung. Wer vorab zahlt und die Vorsteuer schon vor der Lieferung ziehen möchte, braucht eine Anzahlungsrechnung mit allen Pflichtangaben und gesondert ausgewiesener Steuer; die Vorsteuer ist dann abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist. Für Anzahlungen im Inland ist daher die Abschlagsrechnung das richtige Dokument, nicht die Proforma-Rechnung.

Deshalb weist die Vorlage keine Umsatzsteuer aus. Ein Dokument mit gesondertem Steuerbetrag kann als Rechnung behandelt werden; wer darin Umsatzsteuer ausweist, ohne dass eine Leistung zugrunde liegt, riskiert, die Steuer nach § 14c UStG zu schulden. Schreiben Sie das Wort "Proforma" gut sichtbar in den Titel und lassen Sie den Kasten mit dem Hinweis stehen.

Proforma-Rechnung oder Handelsrechnung

Merkmal	Proforma-Rechnung	Handelsrechnung (Exportrechnung)
Zweck	Wertangabe, Vorauskasse, Mustersendung	Abrechnung eines Verkaufs
Zahlungspflicht	Nein	Ja
Umsatzsteuer	Wird nicht ausgewiesen	Nach § 14 UStG, bei Ausfuhr meist steuerfrei mit Hinweis
Vorsteuerabzug	Nein	Ja, bei vollständigen Pflichtangaben
Zoll	Bei unentgeltlichen Sendungen als Wertnachweis üblich	Standarddokument bei verkauften Waren
Danach	Rechnung folgt nach der Lieferung	Abschließend

Manche Empfängerländer akzeptieren Proforma-Rechnungen nur eingeschränkt oder verlangen für verkaufte Ware stets eine Handelsrechnung. Prüfen Sie die Einfuhrbestimmungen des Ziellandes vorher, zum Beispiel bei Ihrer IHK. Bei Lieferungen an Unternehmer innerhalb der EU entfällt die Zollabfertigung; hier stellen Sie nach der Lieferung eine normale Rechnung mit den Angaben für die innergemeinschaftliche Lieferung aus.

Pflichtangaben

Ein Gesetz mit einer festen Liste für Proforma-Rechnungen gibt es nicht. Die Angaben folgen aus dem Zweck, vor allem aus den Anforderungen des Zolls und des Empfängerlandes. Die IHK Pfalz nennt für Ausfuhrdokumente unter anderem Verkäufer- und Käuferdaten, Warenbeschreibung mit Zolltarifnummer, Menge, Gewichte, Einzel- und Gesamtpreise, Ursprungsland, Packstücke und Zahlungsbedingungen.

Feld der Vorlage	Anforderung	Grundlage
Titel "Proforma-Rechnung" und Hinweiskasten	Abgrenzung zur Rechnung, kein Steuerausweis	§ 14 Abs. 1 UStG, § 14c UStG
Absender, Empfänger mit Anschrift und Land	Eindeutige Zuordnung der Sendung	Zoll und Empfängerland
EORI-Nummer	Kennnummer des Exporteurs für Zollanmeldungen	Zollrecht der EU
Proforma-Nummer, Datum, Bezug	Nachvollziehbarkeit, Verbindung zu Angebot oder Bestellung	Ordnungsmäßige Buchführung, § 147 AO
Warenbeschreibung, Menge	Handelsübliche Bezeichnung, keine Sammelbegriffe	Zoll, Empfängerland
Zolltarifnummer, Ursprungsland	Einreihung der Ware, Ursprung	Zoll, Empfängerland
Gewicht netto und brutto, Packstücke	Abgleich mit Frachtpapieren	Spedition, Zoll
Einzel- und Gesamtwert, Währung	Warenwert, auch bei kostenlosen Sendungen	Zollwert
Lieferbedingung (Incoterms 2020)	Wer trägt Kosten und Risiko	Vertrag
Zahlungsbedingungen	Bei Vorauskasse Betrag, Frist und Bankverbindung	Vertrag

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Absender und Empfänger vollständig eintragen, mit Land und, falls vorhanden, EORI-Nummer und Steuer- oder Zollnummer des Empfängers.
2. Proforma-Nummer vergeben. Nutzen Sie einen eigenen Nummernkreis, zum Beispiel PF-2026-001, damit Proforma-Rechnungen nicht in die Zahlenreihe Ihrer Rechnungen geraten.
3. Den Zweck ankreuzen. Bei kostenlosen Mustern zusätzlich in der Warenbeschreibung vermerken: "Kein Verkauf, Wert nur für Zollzwecke".
4. Jede Ware in eine eigene Zeile schreiben: Menge, genaue Bezeichnung, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Nettogewicht und Einzelwert. In Excel entstehen Gesamtwert und Summen automatisch.
5. Verpackung, Fracht und Versicherung eintragen, wenn sie im Wert enthalten sein sollen, dann Währung und Incoterm wählen.
6. Packstücke und Bruttogewicht aus den Versandpapieren übernehmen.
7. Unterschreiben. Die Erklärung, dass die Angaben richtig und vollständig sind, ist bei vielen Empfängerländern üblich.
8. Nach der Lieferung bei einem Verkauf die eigentliche Rechnung mit allen Angaben nach § 14 Absatz 4 UStG ausstellen.

Häufige Fehler

• Umsatzsteuer ausgewiesen. Das macht aus dem Dokument im Zweifel eine Rechnung mit allen Folgen nach § 14c UStG.
• Gleiche Nummernfolge wie bei Rechnungen. Lücken oder Doppelungen in der Rechnungsnummernfolge fallen in der Prüfung auf.
• Warenbeschreibung zu allgemein, etwa "Ersatzteile" oder "Muster". Der Zoll braucht die handelsübliche Bezeichnung.
• Wert 0 bei kostenlosen Sendungen. Auch Muster haben einen Zollwert, tragen Sie einen realistischen Wert ein.
• Proforma-Rechnung als Beleg für den Vorsteuerabzug gebucht. Erst die Rechnung berechtigt dazu.
• Keine Rechnung nach der Lieferung ausgestellt. Bei einem Verkauf ersetzt die Proforma-Rechnung die Rechnung nicht.

Ist eine Proforma-Rechnung eine Rechnung?

Nein. Eine Proforma-Rechnung rechnet keine erbrachte Leistung ab und löst keine Zahlungspflicht aus. Sie ist deshalb keine Rechnung im Sinne von § 14 UStG, auch wenn sie ähnlich aufgebaut ist. Bei einem Verkauf folgt nach der Lieferung die Rechnung mit allen Pflichtangaben.

Kann ich aus einer Proforma-Rechnung die Vorsteuer ziehen?

Nein. Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Absatz 1 UStG eine Rechnung nach §§ 14 und 14a UStG voraus. Bei Vorauszahlungen brauchen Sie eine Anzahlungsrechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer; die Vorsteuer ist dann abziehbar, sobald Rechnung und Zahlung vorliegen.

Muss eine Proforma-Rechnung eine Rechnungsnummer haben?

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine Nummer, für die Zuordnung zu Sendung, Zahlung und späterer Rechnung ist sie aber üblich. Verwenden Sie einen eigenen Nummernkreis, damit die fortlaufende Nummerierung Ihrer Rechnungen nach § 14 Absatz 4 UStG lückenlos bleibt.

Wie lange muss ich Proforma-Rechnungen aufbewahren?

Eine Proforma-Rechnung, die Sie versenden oder empfangen, ist in der Regel ein Handelsbrief und nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren. Dient sie als Buchungsbeleg, etwa für eine Vorauszahlung, gilt die Frist von acht Jahren für Buchungsbelege.

Wie heißt Proforma-Rechnung auf Englisch?

Im internationalen Handel heißt sie "proforma invoice" oder "pro forma invoice". Für kostenlose Sendungen ist der Zusatz "No commercial value, value for customs purposes only" verbreitet. Die Vorlage ist deutsch; Felder und Spalten lassen sich in Word und Excel bei Bedarf zweisprachig ergänzen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie fotografieren eine erhaltene Proforma-Rechnung, eine Anzahlungsrechnung oder die spätere Rechnung und senden das Bild per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia erkennt den Dokumenttyp, markiert Proforma-Rechnungen als nicht vorsteuerabzugsfähig, ordnet die spätere Rechnung derselben Bestellung zu und legt alle Dokumente unverändert im Archiv ab. Ihr Steuerberater erhält die Belege mit einem Buchungsvorschlag und übernimmt die Prüfung und Buchung.