Aufbewahrungsfrist Rechner 2026
Dokumentart wählen und Jahr eingeben: der Rechner zeigt Fristbeginn, Fristende und den Tag, ab dem Sie Rechnungen, Belege, Bücher und Geschäftsbriefe nach § 147 AO vernichten dürfen.
Von Lukáš Tobolák, Stand 11. Oktober 2026. Kostenlos, ohne Anmeldung, keine Steuerberatung.
Ergebnis
| Aufbewahrungsfrist | 8 Jahre |
| Fristbeginn (§ 147 Abs. 4 AO) | 31.12.2026 |
| Fristende | 31.12.2034 |
| Vernichtung möglich ab | 01.01.2035 |
Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO; § 14b Abs. 1 UStG.
Hinweise
- Die Frist verlängert sich bei laufender Betriebsprüfung, Einspruch oder vorläufiger Steuerfestsetzung, solange die Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
- Die 8 Jahre gelten seit dem 1. Januar 2025 für alle Buchungsbelege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleiben bei 10 Jahren.
- Thermobelege wie Kassenbons verblassen oft nach wenigen Monaten. Fertigen Sie zeitnah eine Kopie oder einen Scan an, sonst ist der Beleg vor Fristende unleserlich.
- Elektronische Aufbewahrung ist zulässig. Beim ersetzenden Scannen darf das Papieroriginal weg, wenn der Scan bildlich übereinstimmt, unveränderbar gespeichert ist und der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist (GoBD, Rz. 130 ff.). Steuerrechtlich vorgeschriebene Originale, etwa Zollbelege, bleiben in Papierform.
Tabelle: Aufbewahrungsfristen nach Dokumentart (Stand 2026)
| Dokumentart | Beispiele | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Handelsbücher, Grundbuch, Journale, Konten, Kassenbuch | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | |
| Bestandsaufnahme zum Bilanzstichtag | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | |
| Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht, Einnahmen-Überschuss-Rechnung | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | |
| Bilanz zu Beginn des Handelsgewerbes | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | |
| Arbeitsanweisungen, Kontenplan, Verfahrensdokumentation zur Buchführung | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO | |
| Eingangsrechnungen, Doppel der Ausgangsrechnungen, E-Rechnungen, Gutschriften | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO; § 14b Abs. 1 UStG | |
| Kassenbons, Quittungen, Kontoauszüge, Bewirtungsbelege, Eigenbelege, Lieferscheine mit Belegfunktion | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | |
| Empfangene Briefe und E-Mails, Kopien der abgesandten Briefe, Verträge ohne Buchungsfunktion | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB | |
| Kalkulationen, Angebote mit Auftrag, Preislisten, Lieferscheine ohne Belegfunktion | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO | |
| Lohnkonto je Arbeitnehmer, Lohnsteuerbescheinigungen, Belege zum Lohnsteuerabzug | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG |
Alle Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Entscheidend ist die Funktion des Dokuments, nicht seine Bezeichnung: Ein Vertrag, auf dessen Grundlage gebucht wird, ist Buchungsbeleg mit 8 Jahren Frist.
So rechnet der Aufbewahrungsfrist-Rechner
Der Rechner ordnet die gewählte Dokumentart einer der drei Fristen aus § 147 Abs. 3 AO zu: 10 Jahre für Bücher, Inventare, Abschlüsse und Organisationsunterlagen, 8 Jahre für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen, 6 Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen. Für Lohnkonten gilt die Frist aus § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO nicht am Tag des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Inventar oder der Abschluss aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Beleg entstanden ist. Deshalb fragt der Rechner nur nach dem Jahr. Fristende ist der 31. Dezember des Jahres, das sich aus Jahr plus Frist ergibt, vernichten dürfen Sie ab dem 1. Januar danach.
Beispiel
Eine Eingangsrechnung vom März 2026 ist Buchungsbeleg. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2026, läuft 8 Jahre und endet am 31. Dezember 2034. Ab dem 1. Januar 2035 darf die Rechnung weg, sofern das Jahr 2026 steuerlich abgeschlossen ist. Zweites Beispiel: Der Jahresabschluss für 2025 wird im Juni 2026 aufgestellt. Maßgeblich ist das Jahr der Aufstellung, also 2026. Die Frist von 10 Jahren endet am 31. Dezember 2036, Vernichtung ab dem 1. Januar 2037. Die Buchungsbelege desselben Geschäftsjahres 2025 sind dagegen schon ab dem 1. Januar 2034 entbehrlich.
Was der Rechner nicht prüft
Ob für das betroffene Jahr eine Betriebsprüfung läuft, ein Einspruch anhängig ist oder die Steuerfestsetzung vorläufig erging, kann der Rechner nicht wissen. In diesen Fällen läuft die Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO weiter. Ebenso wenig prüft er, ob ein Dokument im Einzelfall Buchungsbeleg oder nur Geschäftsbrief ist, ob Ihr Betrieb unter die Ausnahme für Kreditinstitute und Versicherungen fällt oder ob außersteuerliche Vorschriften, etwa aus dem Arbeits- oder Sozialrecht, längere Fristen verlangen. Sprechen Sie vor der Vernichtung ganzer Jahrgänge mit Ihrer Steuerkanzlei.
Häufige Fragen
Gilt die 8-Jahres-Frist auch für alte Rechnungen?
Ja, für alle Buchungsbelege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Rechnungen aus 2016 und 2017 wären nach altem Recht bis Ende 2026 und 2027 aufzubewahren gewesen, nach neuem Recht durften sie bereits ab dem 1. Januar 2025 beziehungsweise 1. Januar 2026 vernichtet werden. Ausnahme: Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleiben bei 10 Jahren.
Müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?
Das hängt von ihrer Funktion ab. Dient der Lieferschein nur als Nachweis der Lieferung und enthält die Rechnung alle Positionen, endet die Aufbewahrung mit dem Erhalt oder dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO). Verweist die Rechnung auf den Lieferschein oder listet nur er die gelieferten Positionen, ist er Buchungsbeleg und 8 Jahre aufzubewahren.
Dürfen Kassenbons nach dem Scannen weg?
Ja, wenn der Scan den Bon bildlich und inhaltlich vollständig wiedergibt, unveränderbar gespeichert wird und der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist (GoBD, Rz. 130 ff.). Beim Thermobon ist das Scannen sogar nötig, weil der Druck verblasst. Der Scan muss dann die vollen 8 Jahre lesbar und auswertbar bleiben.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Das gilt bei laufender Außenprüfung, bei Einspruch, bei vorläufiger Steuerfestsetzung und bei verspätet abgegebenen Steuererklärungen. Vernichten Sie Unterlagen aus geprüften Jahren erst, wenn die Bescheide bestandskräftig sind.
Gelten für Umsatzsteuer andere Fristen?
Nein, seit 2025 sind die Fristen gleich. § 14b Abs. 1 UStG verlangt, dass Unternehmer ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und alle empfangenen Rechnungen 8 Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Für Privatpersonen bleibt bei Rechnungen über Leistungen am Grundstück eine Frist von 2 Jahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Reicht ein Foto per WhatsApp als Aufbewahrung?
Nur als Zwischenschritt. Das Foto muss den Beleg vollständig und lesbar zeigen, zeitnah in ein System übernommen werden, das Unveränderbarkeit und Auffindbarkeit sicherstellt, und dort die gesamte Frist bleiben. Ein Foto, das nur im Chatverlauf liegt, erfüllt diese Anforderungen nicht. Kontevia erkennt den Beleg, ordnet ihn zu und übergibt ihn an den Steuerberater.
Verwandte Seiten
Quellen und Rechtsgrundlagen
- § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, gesetze-im-internet.de
- § 14b UStG Aufbewahrung von Rechnungen, gesetze-im-internet.de
- § 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen, gesetze-im-internet.de
- Art. 97 § 19a EGAO Übergangsregelung zur Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, gesetze-im-internet.de
- § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG Aufbewahrung des Lohnkontos, gesetze-im-internet.de
- BMF-Schreiben GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), bundesfinanzministerium.de
XRechnung und ZUGFeRD lesen, acht Jahre aufbewahren
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