Ratenzahlungsvereinbarung Vorlage 2026: Muster als PDF, Word und Excel mit Ratenplan

Die Vorlage regelt, wie ein Schuldner eine offene Forderung in Raten bezahlt. Das PDF und die Word-Datei enthalten Gläubiger und Schuldner, die Forderung mit Hauptforderung, bisherigen Zinsen und Kosten und Gesamtschuld, ein Anerkenntnis der Gesamtschuld, Anzahl und Höhe der Raten, die erste Fälligkeit und den Zahlungsweg, einen Zahlungsplan mit Spalten für Fälligkeit, Betrag, Zahlungsdatum und Restschuld, eine Auswahl zu Zinsen, eine Verzugsklausel, Regeln zur vorzeitigen Zahlung und Unterschriftsfelder für beide Seiten. Die Excel-Datei berechnet den Ratenplan: Sie geben Hauptforderung, Zinsen und Kosten, Anzahl der Raten und die erste Fälligkeit ein, die Tabelle setzt die Fälligkeiten im Monatsabstand, rundet die Raten und gleicht Rundungsdifferenzen mit der letzten Rate aus. Tragen Sie Zahlungen ein, wird die Restschuld laufend fortgeschrieben.

Gedacht ist die Vorlage für Betriebe, die einem Kunden entgegenkommen wollen, statt sofort das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten: Handwerk mit einer offenen Schlussrechnung, Gastronomie mit einer unbezahlten Veranstaltung, Dienstleister mit einem säumigen Geschäftskunden.

Warum eine schriftliche Ratenzahlungsvereinbarung

Eine mündliche Absprache über Raten ist wirksam, aber im Streit kaum zu beweisen. Die schriftliche Vereinbarung hält drei Dinge fest, die später zählen.

Erstens das Anerkenntnis. Wer eine Forderung durch Abschlagszahlung, Zinszahlung, Sicherheitsleistung oder in anderer Weise anerkennt, lässt die Verjährung neu beginnen (§ 212 Absatz 1 Nummer 1 BGB). Mit der unterschriebenen Vereinbarung und jeder gezahlten Rate läuft die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren also erneut an.

Zweitens die Fälligkeiten. Ist für eine Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, kommt der Schuldner ohne Mahnung in Verzug, wenn er zu diesem Termin nicht zahlt (§ 286 Absatz 2 Nummer 1 BGB). Feste Daten im Ratenplan sind deshalb besser als "monatlich".

Drittens die Folgen bei Ausbleiben der Raten. Ohne Regelung bleibt jede einzelne Rate erst zu ihrem Termin fällig. Die Vorlage enthält eine Verfallklausel: Gerät der Schuldner mit mindestens zwei aufeinanderfolgenden Raten in Verzug, wird nach schriftlicher Mahnung mit zweiwöchiger Frist die gesamte Restschuld fällig.

Beispiel: Ratenplan mit Rundung

Eine offene Rechnung über 1.000 Euro soll in drei Raten ab dem 1. November 2026 bezahlt werden. Die Excel-Datei teilt 1.000 Euro durch 3 und rundet auf 333,33 Euro. Die letzte Rate gleicht die Rundung aus.

Rate	Fällig am	Betrag	Restschuld nach Zahlung
1	01.11.2026	333,33 Euro	666,67 Euro
2	01.12.2026	333,33 Euro	333,34 Euro
3	01.01.2027	333,34 Euro	0,00 Euro

Zinsen für den Zahlungsaufschub rechnet die Tabelle nicht ein. Vereinbaren Sie Zinsen, tragen Sie den Zinssatz in der Vereinbarung ein und rechnen den Plan mit Ihrer Kanzlei durch. Bereits entstandene Verzugszinsen nach § 288 BGB können Sie als "Zinsen und Kosten bis heute" in die Gesamtschuld aufnehmen; berechnen lassen sie sich mit dem Verzugszinsrechner in der Mahnung Vorlage.

Achtung bei Verbrauchern: Zinsen und Gebühren

Gewährt ein Unternehmer einem Verbraucher einen entgeltlichen Zahlungsaufschub, gelten nach § 506 Absatz 1 BGB große Teile des Verbraucherdarlehensrechts entsprechend: vorvertragliche Informationen, Angaben im Vertrag und ein Widerrufsrecht. Entgeltlich ist der Aufschub, wenn Sie dafür Zinsen oder Gebühren verlangen. Die Vorlage ist auf den einfachen Fall ausgelegt: Ratenzahlung ohne Zinsen und Gebühren für den Aufschub. Wollen Sie gegenüber Privatkunden Zinsen oder Bearbeitungsgebühren vereinbaren, lassen Sie den Vertrag vorher rechtlich prüfen. Zwischen Unternehmen gilt § 506 BGB nicht.

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage	Anforderung	Grundlage
Gläubiger und Schuldner	Vollständige Namen und Anschriften, damit die Parteien eindeutig sind	Beweisfunktion
Grund der Forderung	Rechnung mit Nummer und Datum, Leistung	Bestimmtheit der anerkannten Forderung
Hauptforderung, Zinsen und Kosten, Gesamtschuld	Betrag, der in Raten getilgt wird	§ 212 Absatz 1 Nummer 1 BGB (Anerkenntnis)
Anzahl und Höhe der Raten, letzte Rate	Rechnerisch nachvollziehbare Aufteilung	Vereinbarung der Parteien
Erste Rate fällig am, Folgeraten jeweils am	Kalendertermine	§ 286 Absatz 2 Nummer 1 BGB
Zahlungsplan mit Restschuld	Übersicht für beide Seiten, Nachweis der Zahlungen	Vereinbarung der Parteien
Zinsen	Ohne Zinsen oder mit Zinssatz pro Jahr	§ 506 BGB bei Verbrauchern beachten
Verzug	Gesamtfälligkeit bei zwei rückständigen Raten nach Mahnung	Verfallklausel
Vorzeitige Zahlung	Jederzeit möglich	§ 271 Absatz 2 BGB
Unterschriften	Gläubiger und Schuldner, jeweils mit Ort und Datum	Beweisfunktion

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Parteien eintragen. Beim Schuldner die aktuelle Anschrift verwenden, an die später auch Mahnungen gehen.
2. Forderung beschreiben: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistung. Mehrere Rechnungen einzeln aufführen.
3. Hauptforderung, bisherige Zinsen und Kosten und die Summe als Gesamtschuld eintragen.
4. Raten festlegen. In der Excel-Datei Anzahl und erste Fälligkeit eingeben, Ratenhöhe und letzte Rate übernehmen Sie ins PDF oder ins Word-Dokument.
5. Kalendertermine wählen, zum Beispiel jeweils zum 1. eines Monats, und die IBAN für die Überweisung angeben.
6. Zinsen ankreuzen. Bei Privatkunden im Zweifel "keine Zinsen und keine Gebühren".
7. Zweimal ausdrucken, beide Seiten unterschreiben lassen, jede Seite erhält ein Original.
8. Eingehende Raten im Zahlungsplan oder in der Excel-Datei abhaken und den Kontoauszug zuordnen.

Häufige Fehler

• Kein Fälligkeitsdatum, nur "monatliche Raten". Dann muss jede ausbleibende Rate erst angemahnt werden.
• Gesamtschuld ohne Bezug auf die Rechnung. Später ist unklar, was genau anerkannt wurde.
• Zinsen oder Bearbeitungsgebühr gegenüber einem Verbraucher ohne die Pflichtangaben des Verbraucherkreditrechts.
• Verfallklausel ohne Mahnung und Frist. Eine sofortige Gesamtfälligkeit bei der ersten verspäteten Rate ist angreifbar.
• Nur eine Seite unterschreibt. Das Anerkenntnis des Schuldners ist dann nicht belegt.
• Zahlungen nicht dokumentiert. Bei Streit um die Restschuld fehlt die Übersicht.

Ist eine Ratenzahlungsvereinbarung ein Schuldanerkenntnis?

In der Regel ja: Der Schuldner erkennt mit seiner Unterschrift die Forderung in der genannten Höhe an. Für die Verjährung reicht ein solches Anerkenntnis aus, sie beginnt nach § 212 Absatz 1 Nummer 1 BGB neu. Jede gezahlte Rate wirkt ebenfalls als Anerkenntnis durch Abschlagszahlung.

Was passiert, wenn der Schuldner eine Rate nicht zahlt?

Bei festen Kalenderterminen kommt der Schuldner ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Absatz 2 Nummer 1 BGB), und es laufen Verzugszinsen. Nach der Vorlage wird die gesamte Restschuld fällig, wenn zwei aufeinanderfolgende Raten ausbleiben und eine schriftliche Mahnung mit zweiwöchiger Frist erfolglos bleibt. Danach können Sie die Restschuld anmahnen und das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Darf ich für die Ratenzahlung Zinsen verlangen?

Zwischen Unternehmen ja, wenn Sie es vereinbaren. Gegenüber Verbrauchern macht ein Entgelt für den Aufschub die Vereinbarung zu einer Finanzierungshilfe nach § 506 BGB mit Informationspflichten und Widerrufsrecht. Ohne rechtliche Prüfung sollten Sie Privatkunden deshalb zinslose Raten anbieten und nur bereits entstandene Verzugszinsen in die Gesamtschuld aufnehmen.

Muss die Vereinbarung schriftlich sein?

Eine Form schreibt das Gesetz für die einfache, zinslose Ratenzahlung nicht vor. Schriftlich und von beiden Seiten unterschrieben ist sie aber der einzige verlässliche Nachweis für Anerkenntnis, Termine und Verzugsregel. Änderungen sollten nach der Vorlage mindestens in Textform festgehalten werden, also etwa per E-Mail.

Wie lange muss ich die Vereinbarung aufbewahren?

Die Vereinbarung ist ein Geschäftsbrief und gehört zu den Unterlagen der Forderung. Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 AO). Bewahren Sie die Vereinbarung mindestens so lange auf wie die zugehörige Rechnung und bis die Forderung vollständig bezahlt ist.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie fotografieren die unterschriebene Vereinbarung oder leiten sie per E-Mail weiter. Kontevia legt sie zusammen mit der ursprünglichen Rechnung im Archiv ab, sodass beide Dokumente bei der Forderung zu finden sind. Eingehende Raten ordnet Ihr Steuerberater in der Buchhaltung zu; die rechtliche Beurteilung der Vereinbarung übernimmt Kontevia nicht.