Bestellliste Vorlage 2026: Excel, Word und PDF für Küche, Bar und Lager

Bestellliste Vorlage 2026 als Excel, Word und PDF: Bestellformular für Lieferanten mit Mindestbestand, Bestand und Bestellmenge, Excel rechnet Bestellmenge in Gebinden und Summen je Steuersatz.

Aktualisiert am

Von Lukáš Tobolák. Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Kurz gesagt

Die Vorlage ist eine Bestellliste für Bestellungen beim Lieferanten, gedacht für Küche, Bar und Lager in Gastronomie, Hotel und Handel. Das PDF und die Word-Datei enthalten Besteller und Lieferant mit Anschrift, Ihre Kundennummer beim Lieferanten, Telefon und E-Mail des Lieferanten, Bestell-Nr., Bestelldatum, gewünschten Liefertermin und Lieferzeitfenster, eine Tabelle mit 16 Zeilen für Artikelnummer, Artikel, Einheit, Mindestbestand, Bestand, Bestellmenge, Einzelpreis netto und Gesamt netto, die Summen netto, Umsatzsteuer 7 Prozent und 19 Prozent und Gesamtbetrag brutto, Lieferadresse und Hinweise zu Anlieferung, Leergut und Pfand sowie die Unterschrift. Die Excel-Datei rechnet: Sie tragen Gebinde, Sollbestand und Ist-Bestand ein, die Bestellmenge ergibt sich aus Soll minus Ist, aufgerundet auf volle Gebinde. Mit Einzelpreis und Steuersatz (0, 7 oder 19 Prozent) berechnet sie je Zeile Netto und Umsatzsteuer sowie die Summen je Steuersatz und den Bruttobetrag.

Vorlage herunterladen

  • Word
  • Excel
  • PDF
  • Ohne Registrierung
  • Stand 2026

Bestellliste Vorlage 2026 (Word)

Word (DOCX) · 38 kB

Zum Anpassen am Computer: eigene Daten und Logo eintragen, als eigene Vorlage speichern. Öffnet auch in LibreOffice und Google Docs.

Kostenlos herunterladen

Bestellliste Vorlage 2026 (Excel, mit Berechnung)

Excel (XLSX) · 9 kB

Tabelle zum Ausfüllen am Computer. Öffnet auch in LibreOffice und Google Tabellen.

Kostenlos herunterladen
Vorschau Bestellliste Vorlage 2026, erste Seite

Bestellliste Vorlage 2026 (PDF)

PDF · 45 kB

Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand, Format A4.

Kostenlos herunterladen

Die Dateien sind kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen. Den vollständigen Text der Vorlage finden Sie direkt unter diesem Abschnitt.

Text der Vorlage: Bestellliste

Derselbe Inhalt wie im PDF und in der Word-Datei oben: alle Felder, Tabellen und Hinweise. Linien markieren Felder zum Ausfüllen.

Bestellliste

Bestellung beim Lieferanten mit Mindestbestand, Bestand und Bestellmenge, für Küche, Bar und Lager

Besteller

Name / Firma:

Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:

Kundennummer beim Lieferanten:

Lieferant

Name / Firma:

Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:

Telefon, E-Mail:

Bestell-Nr.:Bestelldatum:Gewünschter Liefertermin:Lieferzeitfenster:

Art.-Nr.ArtikelEinheitMin.BestandBestellenEP nettoGesamt netto

In der Vorlage 16 Zeilen zum Ausfüllen.

Summe netto:

Umsatzsteuer 7 %:

Umsatzsteuer 19 %:

Gesamtbetrag brutto:

Lieferadresse und Hinweise (Anlieferung, Leergut, Pfand):

Ort, Datum:Unterschrift Besteller:

Ware bei Anlieferung unverzüglich prüfen und Mängel sofort rügen, sonst gilt sie unter Kaufleuten als genehmigt (§ 377 HGB). Lieferschein mit der Bestellung abgleichen, Pfand und Leergut gesondert erfassen. Lebensmittel: Lieferanten für die Rückverfolgbarkeit festhalten (Art. 18 Verordnung (EG) Nr. 178/2002).

Bestellen mit Mindestbestand

Eine Bestellliste spart Zeit und verhindert, dass am Samstagabend das Pils ausgeht oder zu viel frische Ware verdirbt. Das Prinzip ist einfach: Für jeden Artikel legen Sie einen Sollbestand fest, also die Menge, die bis zur nächsten Lieferung reichen soll. Vor der Bestellung zählen Sie den Ist-Bestand. Die Differenz wird bestellt, aufgerundet auf das Gebinde des Lieferanten, etwa Kisten zu 20 Flaschen oder Säcke zu 25 Kilogramm.

Der Mindestbestand ist die Schwelle, ab der Sie spätestens bestellen. In der PDF- und Word-Fassung steht er als eigene Spalte, damit auch Aushilfen beim Durchzählen sehen, was knapp wird.

Beispiel: Bestellmenge in Gebinden

Artikel Gebinde Sollbestand Ist-Bestand Bestellmenge
Mehl Type 405, kg 6 20 7 18
Pils 0,5 l, Flaschen 20 120 45 80
Sahne 1 l 1 10 12 0

Die Excel-Datei rechnet Bestellmenge gleich Sollbestand minus Ist-Bestand, nie unter null und aufgerundet auf das Gebinde. Bei Sahne liegt der Bestand über dem Soll, es wird nichts bestellt.

Steuersätze auf der Bestellung

Lebensmittel kaufen Sie in der Regel mit 7 Prozent Umsatzsteuer ein, Getränke, Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial mit 19 Prozent (§ 12 UStG). Die Excel-Datei weist die Umsatzsteuer je Satz getrennt aus, so können Sie die spätere Rechnung leicht gegen die Bestellung prüfen. Pfand und Leergut erfassen Sie gesondert; wie das steuerlich läuft, erklärt der Beitrag Pfand und Umsatzsteuer in der Gastronomie.

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage Anforderung Grundlage
Besteller, Lieferant, Kundennummer Vertragsparteien eindeutig Bestellung als Angebot zum Kaufvertrag
Bestell-Nr., Bestelldatum Abgleich mit Lieferschein und Rechnung interne Kontrolle
Liefertermin, Zeitfenster Anlieferung planbar Vereinbarung mit Lieferant
Artikel, Einheit, Menge Ware eindeutig bezeichnet Vermeidung von Fehllieferungen
Mindestbestand, Bestand Grundlage der Bestellmenge eigene Lagerplanung
Einzelpreis, Gesamt netto Preis laut Liste oder Angebot Kontrolle der Rechnung
Umsatzsteuer 7 und 19 Prozent getrennt nach Steuersatz § 12 UStG
Lieferadresse, Leergut, Pfand Hinweise zur Anlieferung Vereinbarung mit Lieferant

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Ihre Daten als Besteller und die Daten des Lieferanten einmalig eintragen und die Datei speichern.
  2. Für jeden Artikel Einheit, Gebinde und Sollbestand festlegen.
  3. Vor der Bestellung den Ist-Bestand zählen und eintragen.
  4. Die berechnete Bestellmenge prüfen und bei Aktionen oder Veranstaltungen anpassen.
  5. Einzelpreis und Steuersatz eintragen, Summen kontrollieren.
  6. Liefertermin, Zeitfenster und Hinweise zu Leergut ergänzen und die Liste an den Lieferanten senden.
  7. Bei der Lieferung Bestellung, Lieferschein und Ware abgleichen und die Wareneingangskontrolle ausfüllen.

Häufige Fehler

  • Bestellung aus dem Gedächtnis statt nach gezähltem Bestand.
  • Einheiten verwechselt, etwa Kisten statt Flaschen.
  • Gebinde nicht berücksichtigt, der Lieferant rundet selbst auf.
  • Preise nicht hinterlegt, Preiserhöhungen fallen erst in der Buchhaltung auf.
  • Keine Bestell-Nr., die Rechnung lässt sich nicht zuordnen.
  • Ware angenommen, ohne sie mit der Bestellung zu vergleichen.

Häufige Fragen

Was gehört in eine Bestellliste?

Besteller und Lieferant, Bestelldatum, gewünschter Liefertermin, je Artikel Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit und Menge, möglichst mit Preis. Für die eigene Planung kommen Mindestbestand und aktueller Bestand dazu. Die Vorlage enthält alle diese Felder.

Wie berechne ich die Bestellmenge?

Bestellmenge gleich Sollbestand minus Ist-Bestand, aufgerundet auf volle Gebinde des Lieferanten. Liegt der Bestand über dem Soll, wird nichts bestellt. Die Excel-Fassung der Vorlage rechnet das für bis zu 30 Artikel automatisch.

Was muss ich bei der Lieferung prüfen?

Unter Kaufleuten ist die Ware unverzüglich nach Ablieferung zu untersuchen; einen erkennbaren Mangel müssen Sie sofort rügen, sonst gilt die Ware als genehmigt (§ 377 HGB). Vergleichen Sie Menge und Artikel mit Bestellung und Lieferschein und prüfen Sie bei Lebensmitteln Temperatur, Verpackung und Haltbarkeit.

Ist eine Bestellung verbindlich?

Ihre Bestellung ist in der Regel ein Angebot, das mit der Annahme durch den Lieferanten zum Vertrag wird, etwa durch Auftragsbestätigung oder Lieferung. Bei laufenden Lieferbeziehungen gelten zusätzlich die Bedingungen des Lieferanten. Wichtig ist, dass Mengen und Preise klar angegeben sind.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Die Bestellung erstellen Sie mit der Vorlage. Kontevia kümmert sich um das, was danach kommt: Lieferscheine und Rechnungen von Großhändlern und Getränkelieferanten fotografieren Sie oder leiten sie weiter, Kontevia erkennt Beträge und Steuersätze, legt die Belege unverändert im Archiv ab und übergibt sie mit einem Buchungsvorschlag an Ihren Steuerberater.

Kostenlos testen

Verwandte Vorlagen, Rechner und Artikel

Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. § 377 HGB Untersuchungs- und Rügepflicht, gesetze-im-internet.de
  2. § 12 UStG Steuersätze, gesetze-im-internet.de
  3. Verordnung (EG) Nr. 178/2002 (Art. 18 Rückverfolgbarkeit), eur-lex.europa.eu