Übergabeprotokoll Vorlage 2026: Gewerberäume, Pacht und Schlüsselübergabe

Übergabeprotokoll Vorlage 2026 als Word und PDF: Übergabe und Rückgabe von Gewerberäumen, Restaurant und Pachtobjekt mit Zustand je Raum, Zählerständen, Schlüsselübergabe, Inventar und Vereinbarungen.

Aktualisiert am 13. Oktober 2026

Von Lukáš Tobolák. Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Kurz gesagt

Die Vorlage ist ein Übergabeprotokoll für Gewerberäume, Restaurants, Cafés und Pachtobjekte, sowohl beim Einzug als auch bei der Rückgabe oder der Übergabe an einen Nachfolger. Das PDF und die Word-Datei enthalten übergebende und übernehmende Partei mit Anschrift, Objekt, Datum und Uhrzeit, die Art der Übergabe zum Ankreuzen, eine Tabelle für Räume und Bereiche (Gastraum, Küche, Theke, Lager und Kühlraum, Sanitärräume, Büro, Außenbereich) mit Zustand, Mängeln und Foto-Nummer, Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und Wärme mit Zählernummer, eine Schlüsselübergabe mit Nummer, Anzahl und Rückgabe, eine Inventarliste mit Anzahl und Zustand, Vereinbarungen zu Mängeln und Rückbau, ankreuzbare Feststellungen und die Unterschriften beider Seiten. Muster ohne Gewähr.

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Stand 2026

Übergabeprotokoll Vorlage 2026 (Word)

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Vorschau Übergabeprotokoll Vorlage 2026, erste Seite

Übergabeprotokoll Vorlage 2026 (PDF)

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Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand, Format A4.

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Die Dateien sind kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen. Den vollständigen Text der Vorlage finden Sie direkt unter diesem Abschnitt.

Text der Vorlage: Übergabeprotokoll

Derselbe Inhalt wie im PDF und in der Word-Datei oben: alle Felder, Tabellen und Hinweise. Linien markieren Felder zum Ausfüllen.

Vollständiger Text: Übergabeprotokoll Vorlage 2026aufklappen

Übergabeprotokoll

Übergabe und Rückgabe von Gewerberäumen, Pachtobjekt, Inventar und Schlüsseln

Übergebende/r (Vermieter, Vormieter)

Name / Firma:

Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:

Übernehmende/r (Mieter, Pächter)

Name / Firma:

Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:

Objekt (Anschrift, Lage, Fläche):Datum, Uhrzeit:

Übergabe bei Beginn des Miet- oder Pachtverhältnisses
Rückgabe bei Ende des Miet- oder Pachtverhältnisses
Übergabe an Nachmieter oder Nachpächter

Räume und Zustand

Raum / Bereich	Zustand	Mängel, Schäden (genau beschreiben)	Foto-Nr.
Gastraum
Küche
Theke / Ausschank
Lager, Kühlraum
Sanitärräume
Büro, Nebenräume
Außenbereich

Zählerstände

Zähler	Zählernummer	Stand	Ablesung durch
Strom
Gas
Wasser
Wärme / Heizöl

Schlüsselübergabe

Schlüssel (Tür, Raum, Tresor, Briefkasten)	Nummer	Anzahl	Zurück

In der Vorlage 4 Zeilen zum Ausfüllen.

Inventar und Einrichtung (bei Pacht oder Übernahme)

Gegenstand	Anzahl	Zustand	Bemerkung

In der Vorlage 5 Zeilen zum Ausfüllen.

Vereinbarungen

Was bis wann zu beseitigen ist und von wem (Mängel, Schönheitsreparaturen, Rückbau):

Die Räume wurden besenrein und ohne weitere Beanstandungen übergeben.
Die oben genannten Mängel wurden festgestellt; weitere Mängel waren nicht erkennbar.
Fotos sind Bestandteil dieses Protokolls.

Ort, Datum:Unterschrift Übergebende/r:

Ort, Datum:Unterschrift Übernehmende/r:

Muster ohne Gewähr. Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, sichert aber den Beweis über den Zustand. Der Mieter muss die Mietsache nach dem Ende zurückgeben (§ 546 BGB, auch bei Gewerberäumen; für Pacht § 581 Abs. 2 BGB). Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen verjähren in sechs Monaten ab Rückerhalt (§ 548 BGB). Jede Seite erhält ein unterschriebenes Exemplar.

Wozu das Protokoll dient

Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es ist aber das wichtigste Beweismittel, wenn später über Schäden, fehlende Schlüssel oder Nebenkosten gestritten wird. Beim Ende eines Mietverhältnisses muss der Mieter die Räume zurückgeben (§ 546 BGB). Diese Vorschrift gehört zu den allgemeinen Regeln des Mietrechts und gilt damit auch für Gewerberäume; für die Pacht verweist § 581 Abs. 2 BGB auf das Mietrecht. Was beim Einzug schon beschädigt war, sollte deshalb von Anfang an dokumentiert sein.

Wichtig für Vermieter und Verpächter: Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen verjähren in sechs Monaten ab Rückerhalt der Räume (§ 548 BGB). Das unterschriebene Protokoll mit Fotos beschleunigt die Klärung erheblich.

Besonderheiten bei Gastronomie und Pacht

Inventar: Bei einer Pacht wird oft Küchentechnik, Mobiliar oder Geschirr mitübergeben. Jeder Gegenstand mit Anzahl und Zustand gehört in die Liste.
Kühlräume, Fettabscheider, Lüftung: Zustand und letzte Wartung notieren.
Zählerstände: Mit Zählernummer ablesen und am besten fotografieren, für die Abrechnung mit Versorger und Vermieter.
Schlüssel: Auch Tresor, Kasse, Briefkasten, Lieferanteneingang und Transponder erfassen.

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage	Inhalt	Zweck
Parteien, Objekt, Datum	Wer übergibt wem was, wann	Zuordnung
Art der Übergabe	Einzug, Rückgabe, Nachfolger	Richtiger Zeitpunkt für Fristen
Räume und Zustand	Je Bereich Zustand, Mängel, Foto	Beweis über den Zustand
Zählerstände	Zähler, Nummer, Stand	Abrechnung der Nebenkosten
Schlüsselübergabe	Art, Nummer, Anzahl, Rückgabe	Sicherheit, Kaution
Inventar	Gegenstand, Anzahl, Zustand	Pacht und Übernahme
Vereinbarungen	Wer beseitigt was bis wann	Klare Zuständigkeit
Unterschriften	Beide Seiten	Anerkenntnis des Protokolls

So füllen Sie die Vorlage aus

Termin gemeinsam vereinbaren, bei Tageslicht und mit leeren Räumen.
Raum für Raum gehen und den Zustand eintragen; jeden Mangel konkret beschreiben, etwa "Fliese hinter Spülmaschine gesprungen, ca. 10 cm".
Fotos mit Nummer machen und in der Spalte Foto-Nr. vermerken.
Zählerstände mit Zählernummer ablesen.
Alle Schlüssel zählen und eintragen.
Inventar mit Anzahl und Zustand erfassen.
Vereinbarungen festhalten, beide Seiten unterschreiben, jede Seite erhält ein Exemplar.

Häufige Fehler

Pauschale Angaben wie "gebrauchter Zustand" ohne konkrete Mängel.
Keine Fotos oder Fotos ohne Bezug zum Protokoll.
Zählerstände ohne Zählernummer.
Schlüssel für Nebenräume, Tresor oder Briefkasten vergessen.
Protokoll nur von einer Seite unterschrieben.
Als Vermieter die Sechsmonatsfrist des § 548 BGB verstreichen lassen.

Häufige Fragen

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht. Viele Miet- und Pachtverträge sehen es aber vor, und ohne Protokoll ist der Zustand bei Übergabe im Streitfall schwer zu beweisen.

Muss ich ein Übergabeprotokoll unterschreiben?

Eine Pflicht gibt es nicht. Mit der Unterschrift bestätigen Sie in der Regel, dass der Zustand wie beschrieben ist. Sind Sie mit einer Feststellung nicht einverstanden, schreiben Sie das ausdrücklich dazu, statt die Unterschrift zu verweigern.

Was gehört in ein Schlüsselübergabeprotokoll?

Art des Schlüssels (Haustür, Raum, Tresor, Briefkasten, Transponder), Schlüsselnummer, Anzahl, Datum und die Unterschriften. Bei der Rückgabe wird jeder Schlüssel abgehakt. Die Vorlage enthält diesen Teil; die Bestätigung des Empfangs wirkt wie eine Quittung (§ 368 BGB).

Wie lange hat der Vermieter Zeit, Schäden geltend zu machen?

Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen verjähren in sechs Monaten, ab dem Zeitpunkt, in dem der Vermieter die Räume zurückerhält (§ 548 Abs. 1 BGB).

Was Kontevia dabei übernimmt

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