Gutschein Vorlage 2026 zum Ausdrucken: Word, PDF und Gutscheinliste in Excel

Ein Wertgutschein lautet über einen Betrag, etwa 50 Euro, und kann für alle Speisen, Getränke oder Leistungen des Hauses eingelöst werden. Er ist im Restaurant der Regelfall, weil der Gast frei wählt. Ein Leistungsgutschein beschreibt eine bestimmte Leistung, zum Beispiel ein 3-Gang-Menü für zwei Personen oder eine Übernachtung im Doppelzimmer mit Frühstück. Für den Gast ist er greifbarer, für Sie bedeutet er eine feste Zusage, auch wenn sich die Preise bis zur Einlösung ändern.

In der Word-Datei passen Sie Farben, Logo und Text an und speichern das Ergebnis als eigene Vorlage. Das PDF drucken Sie aus und füllen es von Hand aus, etwa im Weihnachtsgeschäft an der Theke.

Für die Umsatzsteuer unterscheidet das Gesetz zwei Arten von Gutscheinen (§ 3 Absatz 13 bis 15 UStG):

• Einzweck-Gutschein: Ort der Leistung und geschuldete Steuer stehen schon beim Verkauf fest. Die Umsatzsteuer entsteht mit dem Verkauf des Gutscheins.
• Mehrzweck-Gutschein: alle anderen Gutscheine. Versteuert wird erst die Leistung bei der Einlösung.

Weil Speisen mit 7 Prozent und Getränke mit 19 Prozent besteuert werden, steht beim Verkauf eines Restaurant-Wertgutscheins nicht fest, welcher Steuersatz am Ende gilt. Solche Gutscheine sind deshalb in der Regel Mehrzweck-Gutscheine. Die Vorlage hat dafür zwei Ankreuzfelder im Abschnitt für den Betrieb. Die steuerlichen Einzelheiten, Beispiele für Restaurant und Hotel und die Buchung stehen im Beitrag Gutscheine in Gastronomie und Hotel.

Ohne Befristung gilt für den Anspruch aus dem Gutschein die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Gutschein gekauft wurde (§ 199 BGB). Ein im Dezember 2026 verkaufter Gutschein verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Die Excel-Datei rechnet dieses Datum aus.

Eine eigene Befristung ist möglich, muss aber angemessen sein. Deutlich kürzere Fristen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen können unwirksam sein (§ 307 BGB). Tragen Sie das Datum im Feld "Gültig bis" ein, damit Gast und Personal es sehen.

Die Excel-Datei rechnet Restwert gleich Wert minus eingelöster Betrag und zeigt den Status offen, teilweise eingelöst oder eingelöst. Unten steht die Summe der offenen Mehrzweck-Gutscheine, also der Betrag, auf den noch keine Umsatzsteuer abgeführt wurde.

1. Gutschein-Nr. aus Ihrer fortlaufenden Liste vergeben und in die Excel-Datei übernehmen.
2. Ausstellungsdatum und, wenn gewünscht, ein Datum "Gültig bis" eintragen.
3. Wertgutschein mit Betrag oder Leistungsgutschein mit genauer Beschreibung ankreuzen.
4. Betrieb mit Anschrift und Telefon für die Reservierung angeben.
5. Mit Stempel und Unterschrift versehen und den Gutschein übergeben.
6. Den Abschnitt für den Betrieb abtrennen oder kopieren, Mehrzweck oder Einzweck ankreuzen und zu den Kassenunterlagen legen.
7. Bei jeder Einlösung Datum, Betrag und Restwert eintragen, in der Excel-Liste ebenso.