Meldeschein Hotel Vorlage 2026: Word und PDF für ausländische Gäste

Meldeschein Hotel Vorlage 2026 als Word und PDF, zweisprachig: besonderer Meldeschein nach §§ 29 und 30 BMG, seit 2025 nur für ausländische Gäste, Pflichtdaten, Aufbewahrung, Löschung.

Aktualisiert am 13. Oktober 2026

Von Lukáš Tobolák. Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Kurz gesagt

Die Vorlage ist ein besonderer Meldeschein für Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen und andere Beherbergungsstätten, zweisprachig Deutsch und Englisch. Das PDF und die Word-Datei enthalten Name und Anschrift der Beherbergungsstätte, Ankunft, voraussichtliche Abreise und Zimmer, Familienname, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Seriennummer des Reisepasses oder Passersatzes, Anzahl und Staatsangehörigkeit mitreisender Angehöriger, Datum und Unterschrift des Gastes sowie einen Vermerk der Rezeption zum Abgleich mit dem Ausweis und zur Aufbewahrungsfrist. Die Word-Datei können Sie um Ihr Logo und um Angaben ergänzen, die Ihre Gemeinde für Kurbeitrag oder Gästetaxe verlangt.

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Word
PDF
Ohne Registrierung
Stand 2026

Meldeschein Hotel Vorlage 2026 (Word)

Word (DOCX) · 38 kB

Zum Anpassen am Computer: eigene Daten und Logo eintragen, als eigene Vorlage speichern. Öffnet auch in LibreOffice und Google Docs.

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Vorschau Meldeschein / Registration Form Vorlage 2026, erste Seite

Meldeschein Hotel Vorlage 2026 (PDF)

PDF · 45 kB

Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand, Format A4.

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Die Dateien sind kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen. Den vollständigen Text der Vorlage finden Sie direkt unter diesem Abschnitt.

Text der Vorlage: Meldeschein / Registration Form

Derselbe Inhalt wie im PDF und in der Word-Datei oben: alle Felder, Tabellen und Hinweise. Linien markieren Felder zum Ausfüllen.

Meldeschein / Registration Form

Besonderer Meldeschein für ausländische Gäste nach §§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz

Beherbergungsstätte (Name, Anschrift):

Ankunft / Arrival:Voraussichtliche Abreise / Departure:Zimmer / Room:

Familienname / Surname:Vornamen / First names:

Geburtsdatum / Date of birth:Staatsangehörigkeit(en) / Nationality:

Anschrift / Address (Straße, PLZ, Ort, Land / street, postcode, city, country):

Seriennummer Reisepass oder Passersatz / Passport or ID number:

Anzahl mitreisender Angehöriger / Number of accompanying family members:

Deren Staatsangehörigkeit / Their nationality:

Datum / Date:Unterschrift des Gastes / Signature of guest:

Vermerk der Beherbergungsstätte

Angaben mit dem Identitätsdokument verglichen, keine Abweichung
Abweichung festgestellt: ______________________________
Kein oder kein gültiges Identitätsdokument vorgelegt

Kürzel Rezeption:Aufbewahren bis (1 Jahr nach Abreise):

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die besondere Meldepflicht nur für ausländische Gäste; sie unterschreiben am Tag der Ankunft handschriftlich und weisen sich mit Pass oder Passersatz aus (§ 29 Abs. 2 und 3 BMG). Mitreisende Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden nur mit Anzahl erfasst. Meldescheine ein Jahr ab Abreise aufbewahren und innerhalb von drei Monaten danach vernichten (§ 30 Abs. 4 BMG). Satzungen zu Kurbeitrag oder Gästetaxe können eigene Angaben verlangen.

Meldepflicht seit 2025: nur noch ausländische Gäste

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten nur noch für Gäste mit ausländischer Staatsangehörigkeit. Deutsche Gäste müssen keinen Meldeschein mehr ausfüllen; die Änderung kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz.

Für ausländische Gäste gilt weiter (§ 29 Absatz 2 und 3 BMG):

Der Gast unterschreibt den Meldeschein am Tag der Ankunft handschriftlich.
Der Gast weist sich mit einem gültigen Pass oder anerkannten Passersatz aus.
Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden nur mit ihrer Anzahl erfasst, nicht namentlich.
Bei Reisegesellschaften von mehr als zehn Personen meldet nur die Reiseleitung, mit Anzahl und Staatsangehörigkeit der Mitreisenden.

Statt auf Papier kann die Meldepflicht auch elektronisch erfüllt werden, etwa über eine kartengebundene Zahlung mit starker Kundenauthentifizierung oder den elektronischen Identitätsnachweis, wenn der Gast zustimmt (§ 29 Absatz 5 BMG).

Welche Daten auf den Meldeschein gehören

Der Meldeschein darf nur die Daten enthalten, die § 30 Absatz 2 BMG nennt: Tag der Ankunft und voraussichtliche Abreise, Familienname, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Zahl der Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit sowie die Seriennummer des Passes oder Passersatzes. Die Rezeption vergleicht die Angaben mit dem Ausweis und vermerkt Abweichungen oder einen fehlenden Ausweis auf dem Schein. Landesrecht kann zusätzliche Daten für Kurbeitrag und Fremdenverkehrsabgaben erlauben (§ 30 Absatz 3 BMG).

Kurbeitrag und Gästetaxe

Die Abschaffung für deutsche Gäste betrifft nur die Meldepflicht nach dem Bundesmeldegesetz. Satzungen Ihrer Gemeinde zu Kurbeitrag, Gästetaxe oder Beherbergungssteuer können weiterhin eigene Angaben aller Gäste verlangen. Prüfen Sie die Satzung vor Ort; Hintergründe im Beitrag Kurtaxe und Beherbergungssteuer.

Aufbewahrung und Vernichtung

Ausgefüllte Meldescheine bewahren Sie ein Jahr ab dem Tag der Abreise auf und vernichten sie innerhalb von drei Monaten nach Ablauf dieser Frist (§ 30 Absatz 4 BMG). Das gilt auch für elektronisch erfasste Daten. Auf Verlangen sind die Scheine der zuständigen Behörde vorzulegen. Die Vorlage hat dafür das Feld "Aufbewahren bis".

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage	Anforderung	Grundlage
Beherbergungsstätte	Name und Anschrift des Betriebs	§ 30 Absatz 1 BMG
Ankunft, voraussichtliche Abreise	Pflichtangabe	§ 30 Absatz 2 Nr. 1 BMG
Familienname, Vornamen, Geburtsdatum	Pflichtangabe	§ 30 Absatz 2 Nr. 2 bis 4 BMG
Staatsangehörigkeiten, Anschrift	Pflichtangabe	§ 30 Absatz 2 Nr. 5 und 6 BMG
Mitreisende Angehörige	Nur Anzahl und Staatsangehörigkeit	§ 29 Absatz 2, § 30 Absatz 2 BMG
Seriennummer Pass oder Passersatz	Pflichtangabe	§ 30 Absatz 2 BMG
Unterschrift des Gastes	Handschriftlich am Tag der Ankunft	§ 29 Absatz 2 BMG
Vermerk der Rezeption	Abgleich mit Ausweis, Abweichungen	§ 30 Absatz 2 BMG
Aufbewahren bis	Ein Jahr ab Abreise	§ 30 Absatz 4 BMG

So füllen Sie die Vorlage aus

Name und Anschrift Ihres Hauses in der Word-Datei eintragen und als Block drucken.
Bei der Anreise ausländischer Gäste den Schein ausfüllen lassen oder vorausfüllen.
Ausweis vorlegen lassen, Angaben vergleichen und den Vermerk ankreuzen.
Mitreisende Angehörige nur mit Anzahl und Staatsangehörigkeit eintragen.
Gast am Tag der Ankunft unterschreiben lassen.
"Aufbewahren bis" mit dem Datum ein Jahr nach Abreise ausfüllen.
Scheine nach Monat ablegen und nach Fristablauf innerhalb von drei Monaten vernichten.

Häufige Fehler

Deutsche Gäste weiter mit dem Bundesmeldeschein erfasst, obwohl nur die Gemeindesatzung Daten verlangt.
Mitreisende Kinder mit Namen und Geburtsdatum aufgeschrieben.
Zusätzliche Felder wie Telefonnummer oder Kfz-Kennzeichen ohne Rechtsgrundlage abgefragt.
Unterschrift erst bei der Abreise eingeholt.
Alte Meldescheine jahrelang im Keller aufbewahrt statt fristgerecht vernichtet.
Ausweis nicht geprüft oder Abweichung nicht vermerkt.

Häufige Fragen

Müssen deutsche Gäste noch einen Meldeschein ausfüllen?

Nein, seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr nach dem Bundesmeldegesetz. Ihre Gemeinde kann aber für Kurbeitrag oder Gästetaxe eigene Angaben verlangen.

Wie lange muss ein Hotel Meldescheine aufbewahren?

Ein Jahr ab dem Tag der Abreise. Danach sind die Meldescheine innerhalb von drei Monaten zu vernichten, elektronisch erfasste Daten zu löschen (§ 30 Absatz 4 BMG).

Gilt die Meldepflicht auch für Ferienwohnungen?

Die besondere Meldepflicht knüpft an die Beherbergungsstätte an, Pensionen und gewerblich vermietete Ferienwohnungen sind deshalb in der Regel erfasst; im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Meldebehörde. Ausgenommen sind unter anderem Jugendherbergen, Berghütten und bestimmte Bildungs- und Vereinseinrichtungen (§ 29 Absatz 6 BMG).

Darf der Meldeschein elektronisch ausgefüllt werden?

Ja, wenn der Gast zustimmt und seine Daten am Tag der Ankunft bestätigt, zum Beispiel über eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung oder den elektronischen Identitätsnachweis (§ 29 Absatz 5 BMG).

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Meldescheine bleiben an der Rezeption. Kontevia kümmert sich um die Belege Ihres Hauses: Rechnungen von Lieferanten, Buchungsportalen und Handwerkern fotografieren Sie oder leiten sie weiter, Kontevia legt sie unverändert im Archiv ab und übergibt sie mit einem Buchungsvorschlag an Ihren Steuerberater.

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