Wareneingangskontrolle Vorlage 2026: Checkliste für Gastronomie nach HACCP

Wareneingangskontrolle Vorlage 2026 als PDF, Word und Excel: Checkliste für jede Lebensmittellieferung mit Temperatur, Verpackung, MHD und Menge, Richtwerte je Warengruppe, Annahme oder Reklamation.

Aktualisiert am

Von Lukáš Tobolák. Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Kurz gesagt

Die Vorlage ist eine Wareneingangskontrolle für Restaurant, Hotelküche, Kantine und Imbiss, als Checkliste für jede Lebensmittellieferung im Querformat. Das PDF und die Word-Datei enthalten Betrieb, Monat und verantwortliche Person sowie eine Tabelle mit 12 Zeilen für Datum, Uhrzeit, Lieferant, Ware, Lieferschein, Temperatur in °C, Verpackung, MHD, Menge, Annahme, Maßnahme und Kürzel. Darunter stehen die Temperatur-Richtwerte je Warengruppe, die Gründe, eine Lieferung nicht anzunehmen, und die Unterschrift der Küchenleitung. Die Excel-Datei bewertet jede Lieferung: Sie wählen die Warengruppe (Kühlware, Geflügel, Hackfleisch, frischer Fisch, Tiefkühlware, Trockenware), tragen die gemessene Temperatur ein und setzen für Verpackung, Haltbarkeit und Menge "ja" oder "nein". Die Tabelle holt den Richtwert der Warengruppe, zeigt "in Ordnung" oder "zu warm" und schlägt als Ergebnis "annehmen", "Menge reklamieren" oder "nicht annehmen / rügen" vor. Die Richtwerte lassen sich in der Hilfstabelle anpassen.

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  • Stand 2026

Wareneingangskontrolle Vorlage 2026 (Word)

Word (DOCX) · 38 kB

Zum Anpassen am Computer: eigene Daten und Logo eintragen, als eigene Vorlage speichern. Öffnet auch in LibreOffice und Google Docs.

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Wareneingangskontrolle Vorlage 2026 (Excel, mit Bewertung)

Excel (XLSX) · 9 kB

Tabelle zum Ausfüllen am Computer. Öffnet auch in LibreOffice und Google Tabellen.

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Wareneingangskontrolle Vorlage 2026 (PDF)

PDF · 45 kB

Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand, Format A4.

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Die Dateien sind kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen. Den vollständigen Text der Vorlage finden Sie direkt unter diesem Abschnitt.

Text der Vorlage: Wareneingangskontrolle

Derselbe Inhalt wie im PDF und in der Word-Datei oben: alle Felder, Tabellen und Hinweise. Linien markieren Felder zum Ausfüllen.

Wareneingangskontrolle

Prüfung jeder Lebensmittellieferung: Temperatur, Verpackung, Haltbarkeit, Menge, nach HACCP

Betrieb:Monat / Jahr:Verantwortlich:

DatumUhrzeitLieferantWareLieferscheinTemp. °CVerpackungMHDMengeAnnahmeMaßnahmeKürzel

In der Vorlage 12 Zeilen zum Ausfüllen.

Richtwerte, sofern der Hersteller nichts anderes angibt: Kühlware bis +7 °C, Geflügel bis +4 °C, Hackfleisch und frischer Fisch bis +2 °C, Tiefkühlware -18 °C oder kälter. Nicht annehmen: beschädigte Verpackung, abgelaufenes Verbrauchsdatum, aufgetaute Tiefkühlware, Schädlingsbefall.

Geprüft am:Unterschrift Küchenleitung:

Der Wareneingang ist ein Kontrollpunkt im HACCP-Konzept (Art. 5 Verordnung (EG) Nr. 852/2004). Lieferanten und Ware für die Rückverfolgbarkeit festhalten (Art. 18 Verordnung (EG) Nr. 178/2002). Mängel unverzüglich beim Lieferanten rügen (§ 377 HGB).

Warum der Wareneingang ein Kontrollpunkt ist

Jede Lieferung ist ein möglicher Bruch der Kühlkette. Im Eigenkontrollsystem nach HACCP-Grundsätzen, das Art. 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 von jedem Lebensmittelunternehmer verlangt, ist der Wareneingang deshalb ein fester Kontrollpunkt: Was hier warm, beschädigt oder abgelaufen angenommen wird, lässt sich in der Küche nicht mehr retten.

Dazu kommt die Rückverfolgbarkeit. Nach Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 müssen Lebensmittelunternehmer feststellen können, von wem sie ein Lebensmittel bezogen haben. Die Spalten Lieferant, Ware und Lieferschein der Vorlage erfüllen diesen Zweck nebenbei: Bei einem Rückruf sehen Sie sofort, wann welche Charge ins Haus kam.

Richtwerte für die Temperatur

Warengruppe Richtwert bei Anlieferung
Kühlware allgemein bis +7 °C
Geflügel bis +4 °C
Hackfleisch bis +2 °C
Frischer Fisch bis +2 °C
Tiefkühlware -18 °C oder kälter

Die Angabe des Herstellers auf dem Etikett hat Vorrang. Messen Sie mit einem sauberen Einstechthermometer oder zwischen zwei Packungen, ohne die Verpackung zu beschädigen.

Was Sie nicht annehmen sollten

  • Kühlware über dem Richtwert, aufgetaute oder wieder angefrorene Tiefkühlware.
  • Beschädigte, verschmutzte oder aufgeblähte Verpackungen.
  • Ware mit abgelaufenem Verbrauchsdatum oder ohne Kennzeichnung.
  • Anzeichen von Schädlingsbefall.

Notieren Sie in der Spalte Maßnahme, was passiert ist: zurückgegeben, Gutschrift angefordert, Lieferant informiert.

Prüfen und rügen nach § 377 HGB

Zwischen Kaufleuten gilt eine Untersuchungs- und Rügepflicht: Die Ware ist unverzüglich nach Ablieferung zu untersuchen, ein erkennbarer Mangel ist sofort anzuzeigen, sonst gilt die Ware als genehmigt (§ 377 HGB). Die ausgefüllte Wareneingangskontrolle mit Datum und Uhrzeit hilft, eine rechtzeitige Rüge zu belegen. Mengenabweichungen gleichen Sie mit der Bestellliste und dem Lieferschein ab.

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage Anforderung Grundlage
Datum, Uhrzeit Zeitpunkt der Prüfung § 377 HGB, Nachweis der Kontrolle
Lieferant, Ware, Lieferschein Herkunft der Ware feststellbar Art. 18 VO (EG) 178/2002
Temperatur Kühlkette eingehalten Art. 5 VO (EG) 852/2004, Herstellerangabe
Verpackung unbeschädigt, sauber Art. 5 VO (EG) 852/2004
MHD, Verbrauchsdatum nicht abgelaufen Kennzeichnung der Ware
Menge wie bestellt und geliefert Abgleich mit Lieferschein
Annahme, Maßnahme Entscheidung dokumentiert HACCP-Korrekturmaßnahme
Kürzel, Unterschrift Verantwortung erkennbar interne Zuständigkeit

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Betrieb, Monat und verantwortliche Person eintragen und die Liste griffbereit am Wareneingang ablegen.
  2. Bei jeder Lieferung Datum, Uhrzeit, Lieferant, Ware und Lieferschein eintragen.
  3. Kühlware sofort messen und die Temperatur notieren.
  4. Verpackung, Haltbarkeit und Menge prüfen und abhaken.
  5. Entscheiden: annehmen, Menge reklamieren oder nicht annehmen.
  6. Bei Abweichungen die Maßnahme eintragen und den Lieferanten sofort informieren.
  7. Kühlware zügig einräumen, die Liste am Monatsende abzeichnen und zum Hygieneplan legen.

Häufige Fehler

  • Lieferung ungeprüft unterschrieben, weil der Fahrer drängt.
  • Temperatur geschätzt statt gemessen.
  • Kühlware bleibt nach der Annahme lange im warmen Flur stehen.
  • Lieferschein nicht notiert, die Charge lässt sich später nicht zuordnen.
  • Mängel erst Tage später gemeldet.
  • Abweichung festgestellt, aber keine Maßnahme dokumentiert.

Häufige Fragen

Ist eine Wareneingangskontrolle Pflicht?

Ein bestimmtes Formular schreibt das Gesetz nicht vor. Lebensmittelunternehmer müssen aber nach Art. 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 Eigenkontrollen nach HACCP-Grundsätzen durchführen und dokumentieren, und der Wareneingang gehört in der Gastronomie zu den wichtigsten Kontrollpunkten. Die Vorlage ist der übliche Weg, das zu belegen.

Welche Temperatur darf Kühlware bei der Lieferung haben?

Als Richtwerte gelten, sofern der Hersteller nichts anderes angibt: Kühlware bis +7 °C, Geflügel bis +4 °C, Hackfleisch und frischer Fisch bis +2 °C, Tiefkühlware -18 °C oder kälter. Maßgeblich ist die Lagertemperatur auf dem Etikett.

Was mache ich, wenn die Ware zu warm ist?

Nehmen Sie die Ware nicht an oder sperren Sie sie gekennzeichnet, informieren Sie den Lieferanten sofort und tragen Sie die Maßnahme in die Liste ein. Unter Kaufleuten sichert die unverzügliche Rüge Ihre Ansprüche gegenüber dem Lieferanten (§ 377 HGB).

Wie lange bewahre ich die Wareneingangskontrolle auf?

Eine einheitliche Frist für Hygienenachweise gibt es nicht. Bewahren Sie die Listen so lange auf, dass Sie bei Kontrollen, Rückrufen und Reklamationen Herkunft und Zustand der Ware belegen können. Lieferscheine, die als Buchungsbeleg dienen, unterliegen zusätzlich den steuerlichen Aufbewahrungsfristen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Die Kontrolle der Ware machen Sie selbst, Kontevia ersetzt keine Hygieneberatung. Kontevia kümmert sich um die Papiere dazu: Lieferscheine, Gutschriften und Rechnungen der Lieferanten fotografieren Sie oder leiten sie weiter, Kontevia erkennt Beträge und Steuersätze, legt die Belege unverändert im Archiv ab und übergibt sie mit einem Buchungsvorschlag an Ihren Steuerberater.

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Verwandte Vorlagen, Rechner und Artikel

Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. Verordnung (EG) Nr. 852/2004 über Lebensmittelhygiene (Art. 5 HACCP), eur-lex.europa.eu
  2. Verordnung (EG) Nr. 178/2002 (Art. 18 Rückverfolgbarkeit), eur-lex.europa.eu
  3. § 377 HGB Untersuchungs- und Rügepflicht, gesetze-im-internet.de
  4. § 3 LMHV Allgemeine Hygieneanforderungen, gesetze-im-internet.de