Eingangsrechnungen prüfen und verwalten: Ablauf, Rechnungseingangsbuch und typische Fehler im kleinen Betrieb

Kurz gesagt: Eingangsrechnungen sind alle Rechnungen, die Ihr Betrieb von Lieferanten und Dienstleistern bekommt. Bevor Sie bezahlen, prüfen Sie drei Dinge: Wurde geliefert, was berechnet wird? Stimmen die Zahlen? Enthält die Rechnung alle Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug? Danach wird die Rechnung erfasst, bezahlt und acht Jahre aufbewahrt. Ein förmliches "Rechnungseingangsbuch" schreibt das Gesetz nicht vor. Eine einfache Liste oder ein digitaler Posteingang, der jede Rechnung festhält, macht die Arbeit für Sie und Ihren Steuerberater aber deutlich leichter.

Der Beitrag erklärt zuerst den Ablauf für Einsteiger und geht dann auf GoBD, E-Rechnung und Sonderfälle ein.

Was zählt als Eingangsrechnung?

Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, egal wie es heißt. In einem Restaurant sind das zum Beispiel die Rechnungen von Großhandel, Metzger, Getränkehändler, Wäscherei, Energieversorger, Kassenanbieter und Steuerberater. In einem Hotel kommen Provisionsrechnungen von Buchungsportalen, Reinigungsdienste, Handwerker und Lieferanten für Zimmerausstattung dazu. Auch Kassenbons vom Großmarkt und Tankquittungen sind Eingangsbelege. Rechnungen, die Sie selbst an Gäste oder Kunden schreiben, sind dagegen Ausgangsrechnungen.

Rechnungsprüfung in drei Schritten

1. Sachlich prüfen

Wurde die Ware geliefert oder die Leistung erbracht, und zwar so wie bestellt? Vergleichen Sie die Rechnung mit Bestellung und Lieferschein. In der Küche heißt das: Stimmen Menge und Qualität der gelieferten 40 Kilogramm Kartoffeln mit dem Lieferschein überein, den der Koch abgezeichnet hat? Abweichungen sollten auf dem Lieferschein vermerkt sein, sonst ist eine Reklamation später schwer zu belegen. Was ein Lieferschein enthalten sollte, steht unter Lieferschein.

2. Rechnerisch prüfen

Stimmen Einzelpreise, Mengen, Summen, Rabatte und Skonto? Ist die Umsatzsteuer richtig berechnet und nach Steuersätzen getrennt? In der Gastronomie ist das besonders wichtig, weil ein Lieferant oft Waren mit 7 und 19 Prozent auf einer Rechnung führt. Netto- und Bruttobeträge prüfen Sie schnell mit dem Umsatzsteuer Rechner.

3. Formell prüfen

Enthält die Rechnung die Pflichtangaben? Nach § 15 Absatz 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass Sie eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG besitzen. Bei Rechnungen über 250 Euro sind das die Angaben nach § 14 Absatz 4 UStG, unter anderem:

• vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten und Ihres Betriebs
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag

Bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV Name und Anschrift des Lieferanten, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz. Die vollständige Liste finden Sie unter Pflichtangaben einer Rechnung.

Prüfliste als Tabelle

Prüfpunkt	Frage	Typischer Fehler
Empfänger	Steht Ihr Betrieb mit richtiger Anschrift drauf?	Privatname statt Firma, alte Adresse
Lieferant	Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. vorhanden?	Steuernummer fehlt bei kleinen Dienstleistern
Nummer	Fortlaufende Rechnungsnummer vorhanden?	Gleiche Nummer zweimal, Duplikat
Leistung	Menge und Art nachvollziehbar?	"Diverses" oder "Lebensmittel lt. Liste"
Zeitpunkt	Liefer- oder Leistungsdatum angegeben?	Nur Rechnungsdatum ohne Hinweis
Steuer	Steuersätze richtig getrennt?	Getränke mit 7 Prozent, Speisen mit 19 Prozent
Rechnung	Summen und Rabatte korrekt?	Skonto doppelt abgezogen
Abgleich	Lieferschein abgezeichnet und passend?	Teillieferung voll berechnet

Beispiel: ein Restaurant mit 60 Eingangsrechnungen im Monat

Ein Restaurant mit 80 Plätzen erhält im Monat etwa 60 Eingangsbelege: zwölf Lieferungen vom Großhandel, acht vom Getränkehändler, vier von Bäcker und Metzger, Rechnungen für Energie, Pacht, Kassensystem, Wäsche, Reinigung und einige Großmarktbons. Wenn jede Rechnung erst am Monatsende aus einem Stapel gesucht wird, kostet das Stunden.

Besser ist ein fester Ablauf: Papierrechnungen kommen am Tag der Lieferung in eine Ablage, werden mit dem Lieferschein abgeglichen und fotografiert. E-Mail-Rechnungen landen in einem eigenen Postfach. Einmal pro Woche prüft jemand alle neuen Rechnungen, gibt sie zur Zahlung frei und notiert das Fälligkeitsdatum. Bei 2 Prozent Skonto auf eine Großhandelsrechnung über 1.800 Euro brutto spart das Restaurant 36 Euro, wenn es innerhalb der Skontofrist zahlt. Bei vier solchen Rechnungen im Monat sind das über 1.700 Euro im Jahr.

Beispiel: Hotel mit Provisionsrechnungen

Ein Hotel mit 30 Zimmern erhält neben den üblichen Lieferantenrechnungen monatliche Provisionsrechnungen von Buchungsportalen. Diese kommen häufig aus dem EU-Ausland und enthalten keine deutsche Umsatzsteuer, weil das Hotel die Steuer im Reverse-Charge-Verfahren selbst schuldet. Bei der formellen Prüfung gehört deshalb dazu: Steht ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auf der Rechnung, und ist die USt-IdNr. des Hotels angegeben? Wie das genau funktioniert, erklärt Reverse Charge bei Booking.com, Google und Co..

Rechnungseingangsbuch: Pflicht oder nicht?

Ein eigenes Rechnungseingangsbuch ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen aber, dass Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden und dass Belege nicht verloren gehen. Eine einfache Eingangsliste hilft dabei. Sinnvolle Spalten sind:

1. laufende Nummer
2. Eingangsdatum
3. Lieferant
4. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
5. Bruttobetrag und Steuer nach Sätzen
6. Fälligkeit und Skontofrist
7. Zahlungsdatum
8. Ablageort oder Dateiname

Wer seine Rechnungen digital erfasst, führt diese Liste automatisch. Wichtig ist, dass jede Rechnung genau einmal erfasst wird. Doppelt bezahlte Rechnungen sind in kleinen Betrieben häufiger, als man denkt, etwa wenn eine Rechnung per Post und per E-Mail kommt.

Für Fortgeschrittene: GoBD, Fristen und E-Rechnung

Zeitgerechte Erfassung. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025) verlangen, dass Geschäftsvorfälle zeitnah erfasst werden. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Für unbare Geschäftsvorfälle sieht die Finanzverwaltung eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich an. Wird nur monatlich gebucht, akzeptiert sie die Erfassung bis zum Ablauf des Folgemonats, wenn bis dahin sichergestellt ist, dass keine Unterlagen verloren gehen, etwa durch eine geordnete Ablage oder ein Eingangsverzeichnis.

E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte XML-Teil das Original. Prüfen Sie die Pflichtangaben im Datensatz, nicht nur im PDF-Bild, denn beide können voneinander abweichen. Für den Abgleich gibt es das kostenlose Werkzeug E-Rechnung prüfen. Was beim Empfang gilt, steht im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2027.

Aufbewahrung. Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege und nach § 147 Absatz 3 AO acht Jahre aufzubewahren. § 14b UStG verlangt ebenfalls die Aufbewahrung der erhaltenen Rechnungen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 darf ab dem 1. Januar 2035 vernichtet werden. Wann Papier nach dem Fotografieren weg darf, lesen Sie unter Belege fotografieren.

Fehlerhafte Rechnungen. Fehlt eine Pflichtangabe, bitten Sie den Lieferanten um eine berichtigte Rechnung. Eine Vorlage für den Lieferanten finden Sie unter Rechnungskorrektur. Bezahlen Sie bei größeren Beträgen erst, wenn die Korrektur da ist. Das ist der stärkste Hebel.

Wer prüft Eingangsrechnungen, der Betrieb oder der Steuerberater?

Die sachliche Prüfung kann nur der Betrieb leisten, denn nur Sie wissen, ob geliefert wurde. Rechnerische und formelle Prüfung übernimmt oft die Kanzlei beim Buchen. Wenn Fehler aber erst Wochen später auffallen, ist die Rechnung meist bezahlt. Prüfen Sie deshalb die wichtigsten Punkte vor der Zahlung selbst.

Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen und gebucht wurde. Das folgt aus § 147 Absatz 3 AO für Buchungsbelege. Den genauen Termin berechnen Sie mit dem Aufbewahrungsfrist Rechner.

Darf ich Eingangsrechnungen nur digital aufbewahren?

Ja, wenn die digitale Kopie bildlich mit dem Original übereinstimmt, lesbar ist und unveränderbar gespeichert wird. E-Rechnungen werden ohnehin elektronisch im Originalformat aufbewahrt. Für Papierbelege beschreibt eine Verfahrensdokumentation, wie Sie erfassen und ablegen. Ein Muster gibt es unter Verfahrensdokumentation.

Was passiert, wenn eine Eingangsrechnung fehlt?

Ohne Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug. Die Ausgabe selbst können Sie zwar mit Kontoauszug und Eigenbeleg nachweisen, die Umsatzsteuer erhalten Sie aber erst mit einer ordnungsgemäßen Rechnung zurück. Fordern Sie eine Kopie beim Lieferanten an, sobald Sie das Fehlen bemerken.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. Kontevia bereitet Belege vor, bucht nicht und berät nicht steuerlich. Sie leiten Eingangsrechnungen per E-Mail weiter, auch als XRechnung oder ZUGFeRD, und fotografieren Papierrechnungen und Bons per WhatsApp. Kontevia liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Umsatzsteuer nach Sätzen aus, erkennt Duplikate und prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Fehlt etwas, sehen Sie das sofort und können beim Lieferanten nachfordern. Jeder Beleg erhält einen Buchungsvorschlag mit SKR03- oder SKR04-Konto und geht an DATEV Unternehmen online oder als Export im DATEV-Format an Ihren Steuerberater. Die sachliche Prüfung, ob geliefert wurde, bleibt bei Ihnen. Mehr unter Funktionen, die Tarife unter Preise.

Quellen

• § 14 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 15 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__15.html
• § 33 UStDV: https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html
• § 14b UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• § 147 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
• BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=13
• BMF-Schreiben vom 14.07.2025 (GoBD, zweite Änderung): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.pdf
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (E-Rechnung): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.