Mängelrüge Vorlage 2026: Muster für Reklamation beim Lieferanten nach § 377 HGB

Mängelrüge Vorlage 2026 als Word und PDF: Mängelanzeige an den Lieferanten mit Lieferung, Lieferschein, Mängeln je Artikel, Nacherfüllung mit Frist und Hinweisen zu § 377 HGB, § 439 BGB und Verjährung, auch für Lebensmittel.

Aktualisiert am

Von Lukáš Tobolák. Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Kurz gesagt

Die Vorlage ist eine Mängelrüge, mit der Sie einem Lieferanten Mängel an gelieferter Ware anzeigen und Nacherfüllung verlangen. Das PDF und die Word-Datei enthalten Käufer mit Kundennummer und Lieferant, Datum, Lieferdatum, Lieferschein- und Rechnungs- oder Bestellnummer, den Rügetext mit dem Hinweis auf die unverzügliche Untersuchung, eine Tabelle für Artikel, Menge, Mangel und Feststellungsdatum, ankreuzbare Mängelarten (falsche Ware oder Menge, Beschädigung, unterbrochene Kühlkette mit Temperatur, abgelaufenes Haltbarkeitsdatum, abweichende Qualität), die Forderung nach Ersatzlieferung, Nachbesserung oder Gutschrift mit Frist, den Vorbehalt von Rücktritt, Minderung und Schadensersatz, das Zurückbehalten des anteiligen Rechnungsbetrags, den Verbleib der Ware zum Ankreuzen, Anlagen und Unterschrift. Muster ohne Gewähr, ersetzt keine Rechtsberatung.

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Mängelrüge Vorlage 2026 (Word)

Word (DOCX) · 38 kB

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Mängelrüge Vorlage 2026 (PDF)

PDF · 46 kB

Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand, Format A4.

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Text der Vorlage: Mängelrüge

Derselbe Inhalt wie im PDF und in der Word-Datei oben: alle Felder, Tabellen und Hinweise. Linien markieren Felder zum Ausfüllen.

Mängelrüge

Mangel an gelieferter Ware anzeigen und Nacherfüllung verlangen, § 377 HGB und § 439 BGB

Käufer (Absender)

Name / Firma:

Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:

Kundennummer:

Lieferant / Verkäufer

Name / Firma:

Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:

Datum:Lieferung vom:Lieferschein-Nr.:Rechnung / Bestellung Nr.:

Mängelrüge

Sehr geehrte Damen und Herren, wir haben die oben genannte Lieferung unverzüglich nach Ablieferung untersucht. Dabei haben wir folgende Mängel festgestellt, die wir hiermit rügen:

ArtikelMengeMangel (genau beschreiben)Festgestellt am

In der Vorlage 5 Zeilen zum Ausfüllen.

  • Falsche Ware oder falsche Menge geliefert
  • Ware beschädigt oder Verpackung offen
  • Kühlkette unterbrochen, Temperatur bei Anlieferung: ______ °C
  • Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum abgelaufen oder zu kurz
  • Qualität oder Beschaffenheit weicht von der Vereinbarung ab

Unsere Forderung

  • Lieferung mangelfreier Ware (Ersatzlieferung) bis zum ______________
  • Beseitigung des Mangels (Nachbesserung) bis zum ______________
  • Gutschrift über ______________ Euro nach Absprache

Läuft die Frist erfolglos ab, behalten wir uns Rücktritt, Minderung und Schadensersatz vor. Bis zur Klärung halten wir den Rechnungsbetrag zurück, der auf die mangelhafte Ware entfällt.

  • Die beanstandete Ware halten wir zur Abholung bereit.
  • Die beanstandete Ware senden wir auf Ihre Kosten zurück.
  • Die Ware musste aus Gründen der Lebensmittelsicherheit entsorgt werden; Fotos liegen bei.

Anlagen (Fotos, Lieferschein, Wareneingangskontrolle, Temperaturprotokoll):

Ort, Datum:Unterschrift, Name:

Muster ohne Gewähr. Beim Kauf zwischen Kaufleuten muss die Ware unverzüglich untersucht und ein Mangel unverzüglich angezeigt werden, sonst gilt sie als genehmigt; die rechtzeitige Absendung genügt (§ 377 HGB). Der Käufer wählt zwischen Beseitigung des Mangels und Lieferung einer mangelfreien Sache (§ 439 BGB). Nach erfolglosem Fristablauf: Rücktritt (§ 323 BGB), Minderung (§ 441 BGB), Schadensersatz (§ 281 BGB). Mängelansprüche verjähren in der Regel in zwei Jahren ab Ablieferung (§ 438 BGB). Versand nachweisbar, etwa per E-Mail mit Lesebestätigung und Fotos.

Die Rügepflicht unter Kaufleuten

Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, etwa zwischen Ihrer GmbH oder Ihrem eingetragenen Gewerbe und dem Großhändler, muss der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen und einen Mangel unverzüglich anzeigen (§ 377 Abs. 1 HGB). Wer das versäumt, verliert seine Rechte: Die Ware gilt als genehmigt, außer der Mangel war bei der Untersuchung nicht erkennbar (§ 377 Abs. 2 HGB). Zeigt sich ein versteckter Mangel später, muss er unverzüglich nach der Entdeckung gerügt werden (§ 377 Abs. 3 HGB). Für die Frist genügt die rechtzeitige Absendung (§ 377 Abs. 4 HGB).

Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern. Bei Frischware wie Fisch, Fleisch oder Obst sind das Stunden, nicht Tage. Deshalb gehören Wareneingangskontrolle und Mängelrüge zusammen.

Kaufen Sie als Nichtkaufmann, etwa als Kleingewerbetreibender ohne Handelsregistereintrag, gilt § 377 HGB nicht unmittelbar. Eine schnelle Rüge ist trotzdem sinnvoll, weil sie den Nachweis erleichtert.

Ihre Rechte bei mangelhafter Ware

  1. Nacherfüllung (§ 439 BGB): Sie wählen zwischen Beseitigung des Mangels und Lieferung einer mangelfreien Sache. Die Kosten trägt der Verkäufer.
  2. Nach erfolglosem Ablauf einer angemessenen Frist: Rücktritt (§ 323 BGB) oder Minderung (§ 441 BGB), bei Verschulden zusätzlich Schadensersatz (§ 281 BGB).
  3. Verjährung: Mängelansprüche verjähren bei beweglichen Sachen in der Regel in zwei Jahren ab Ablieferung (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 BGB).

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage Inhalt Zweck
Käufer, Lieferant Name, Anschrift, Kundennummer Zuordnung
Lieferung Datum, Lieferschein, Rechnung oder Bestellung Welche Lieferung betroffen ist
Rügetext Unverzügliche Untersuchung, Rüge § 377 HGB
Mängeltabelle Artikel, Menge, Mangel, Datum Bestimmte Rüge
Mängelarten Ankreuzen, Temperatur bei Kühlware Schnelle Erfassung
Forderung Ersatzlieferung, Nachbesserung, Gutschrift, Frist § 439 BGB
Vorbehalt Rücktritt, Minderung, Schadensersatz, Zurückbehaltung Rechte sichern
Verbleib der Ware Abholung, Rücksendung, Entsorgung Klarheit, Lebensmittelsicherheit
Anlagen Fotos, Lieferschein, Kontrollprotokoll Beweis

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Ware sofort bei Anlieferung prüfen: Menge, Verpackung, Temperatur, Haltbarkeit.
  2. Mängel auf dem Lieferschein vermerken und vom Fahrer gegenzeichnen lassen.
  3. Fotos machen, bei Kühlware die gemessene Temperatur notieren.
  4. Vorlage ausfüllen: Lieferung, Artikel, Mangel und Feststellungszeitpunkt.
  5. Forderung und Frist wählen, etwa Ersatzlieferung bis zum nächsten Liefertag.
  6. Verbleib der Ware ankreuzen; verdorbene Lebensmittel nicht verwenden.
  7. Noch am selben Tag nachweisbar versenden, etwa per E-Mail mit Fotos, und eine Kopie ablegen.

Häufige Fehler

  • Mangel erst nach Tagen oder bei der Rechnungsprüfung gemeldet.
  • Rüge nur telefonisch, ohne Nachweis.
  • Mangel zu allgemein beschrieben ("Ware schlecht").
  • Mangelhafte Ware trotzdem verarbeitet.
  • Rechnung vollständig bezahlt, ohne Gutschrift abzuwarten.
  • Keine Frist für die Nacherfüllung gesetzt.

Häufige Fragen

Wie schnell muss ich einen Mangel rügen?

Zwischen Kaufleuten unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 377 HGB). Bei verderblicher Ware am selben Tag, bei haltbarer Ware innerhalb weniger Tage. Versteckte Mängel rügen Sie unverzüglich nach der Entdeckung.

Muss die Mängelrüge schriftlich sein?

Eine Form schreibt § 377 HGB nicht vor, auch eine telefonische Rüge ist wirksam. Weil Sie im Streitfall die rechtzeitige Rüge beweisen müssen, ist die schriftliche Mängelrüge per E-Mail mit Fotos der übliche Weg.

Darf ich die Rechnung kürzen?

Bis zur Nacherfüllung dürfen Sie den Teil der Zahlung zurückhalten, der auf die mangelhafte Ware entfällt. Eine endgültige Kürzung ist eine Minderung und setzt in der Regel voraus, dass eine Frist zur Nacherfüllung erfolglos abgelaufen ist. Für die Buchhaltung brauchen Sie eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur des Lieferanten.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Die Rüge schicken Sie selbst an den Lieferanten. Kontevia kümmert sich um die Belege: Lieferscheine, Einkaufsrechnungen und die Gutschrift des Lieferanten fotografieren Sie oder leiten sie weiter, Kontevia legt sie unverändert im Archiv ab und übergibt sie mit einem Buchungsvorschlag an Ihren Steuerberater.

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Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. § 377 HGB Untersuchungs- und Rügepflicht, gesetze-im-internet.de
  2. § 434 BGB Sachmangel, gesetze-im-internet.de
  3. § 439 BGB Nacherfüllung, gesetze-im-internet.de
  4. § 438 BGB Verjährung der Mängelansprüche, gesetze-im-internet.de
  5. § 323 BGB Rücktritt wegen nicht oder nicht vertragsgemäß erbrachter Leistung, gesetze-im-internet.de
  6. § 441 BGB Minderung, gesetze-im-internet.de