Rechnung schreiben 2026: Pflichtangaben, Beispiel und Vorlage

Eine Rechnung braucht die zehn Pflichtangaben aus § 14 Absatz 4 UStG, eine fortlaufende Nummer, das Leistungsdatum und die Beträge je Steuersatz. Kleinunternehmer und Privatpersonen stellen ohne Umsatzsteuer aus. Ab 2027 wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen Pflicht.

Was muss auf eine Rechnung, und was passiert, wenn etwas fehlt? Dieser Beitrag führt in sechs Schritten durch eine Rechnung, zeigt die Pflichtangaben als Tabelle, rechnet ein Beispiel mit zwei Steuersätzen durch und erklärt die Sonderfälle Kleinunternehmer, Privatperson, Kleingewerbe, Gastronomie und EU-Ausland. Eine ausfüllbare Rechnungsvorlage als Word, Excel und PDF steht zum Download bereit.

Rechnung schreiben in sechs Schritten

Schritt 1: Rechnungsnummer vergeben

Jede Rechnung braucht nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 4 UStG eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird. Lücken sind zulässig, Doppelungen nicht. Bewährt hat sich ein Schema wie 2026-0001. Stornierte Rechnungen behalten ihre Nummer.

Schritt 2: Rechnungssteller und Empfänger

Oben stehen Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift, darunter Name und Anschrift des Empfängers (Nummer 1), dazu Ihre Steuernummer vom Finanzamt oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Nummer 2). Bei Firmenkunden gehört die Rechtsform zum Namen, also GmbH, e. K. oder GbR.

Schritt 3: Leistung und Leistungsdatum

Beschreiben Sie Menge und handelsübliche Bezeichnung bei Waren, Umfang und Art bei Dienstleistungen (Nummer 5). "Beratung" genügt nicht, "Beratung zur Kassenumstellung, 6 Stunden am 3. März 2026" schon. Das Leistungsdatum (Nummer 6) ist der Tag der Lieferung oder der Abschluss der Leistung; die Angabe des Kalendermonats reicht. Fällt es mit dem Ausstellungsdatum zusammen, genügt der Satz "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum".

Schritt 4: Beträge netto, Umsatzsteuer und brutto je Steuersatz

Das Entgelt ist nach Steuersätzen aufzuschlüsseln (Nummer 7), daneben stehen Steuersatz und Steuerbetrag (Nummer 8). Bei Positionen zu 7 und zu 19 Prozent brauchen Sie zwei Zwischensummen, zwei Steuerbeträge und eine Gesamtsumme. Vereinbarte Rabatte oder Skonto gehören auf die Rechnung. Den Steuerbetrag prüfen Sie mit dem Umsatzsteuer-Rechner.

Schritt 5: Zahlungsziel und Bankverbindung

Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe nach UStG, aber ohne Fälligkeitsdatum gerät der Kunde erst 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Schreiben Sie ein konkretes Datum, dazu IBAN und als Verwendungszweck die Rechnungsnummer.

Schritt 6: Versand und Aufbewahrung

Nach § 14 Absatz 2 UStG muss die Rechnung an Unternehmer und juristische Personen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt sein. Ob PDF, E-Rechnung oder Papier zulässig ist, hängt vom Empfänger ab (siehe E-Rechnung unten). Ein Doppel jeder Rechnung ist nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Mehr dazu im Lexikon unter Aufbewahrungsfrist.

Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG

Nr.	Pflichtangabe	Hinweis für die Praxis
1	Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger	Rechtsform bei Firmen, Postfach zulässig
2	Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers	Eine der beiden genügt, bei EU-Geschäften die USt-IdNr.
3	Ausstellungsdatum	Das Datum, an dem Sie die Rechnung schreiben
4	Fortlaufende Rechnungsnummer	Einmalig, mehrere Nummernkreise erlaubt
5	Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung	Handelsübliche Bezeichnung, keine Sammelbegriffe
6	Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	Kalendermonat reicht; bei Anzahlung der Zeitpunkt der Zahlung
7	Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen	Netto je Steuersatz, vereinbarte Minderungen angeben
8	Steuersatz und Steuerbetrag, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf	19 Prozent, 7 Prozent oder Hinweis auf § 19 UStG
9	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers	Nur bei Grundstücksleistungen an Privatpersonen (zwei Jahre)
10	Angabe "Gutschrift"	Nur wenn der Empfänger die Rechnung ausstellt

Fehlt eine Angabe, verliert der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist. Die zehn Angaben einzeln erklärt das Lexikon unter Pflichtangaben einer Rechnung.

Sonderfälle beim Rechnung schreiben

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro Umsatz hatte und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt, ist nach § 19 Absatz 1 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Die Rechnung enthält dann keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag, sondern nach § 34a UStDV den Gesamtbetrag in einer Summe und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer, etwa "Steuerfreie Leistung nach § 19 UStG". Wer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie nach § 14c Absatz 2 UStG. Ob Sie unter den Grenzen liegen, zeigt der Kleinunternehmer-Rechner; die passende Vorlage ist die Rechnung für Kleinunternehmer, die Regel erklärt das Lexikon unter Kleinunternehmerregelung.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro brutto, genügen nach § 33 UStDV vier Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Empfängername, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum entfallen. Details im Lexikon unter Kleinbetragsrechnung.

Rechnung als Privatperson

Wer als Privatperson einmalig ein gebrauchtes Fahrrad verkauft oder einem Nachbarn beim Umzug hilft, ist kein Unternehmer im Sinne von § 2 UStG. Die Rechnungsvorschriften des § 14 UStG gelten nicht, und Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden: Wer als Nichtunternehmer Steuer ausweist, schuldet sie nach § 14c Absatz 2 UStG trotzdem. Praktisch reicht ein Dokument mit Name und Anschrift beider Seiten, Datum, Beschreibung der Leistung, Betrag und dem Satz "Privatverkauf, keine Umsatzsteuer ausgewiesen". Die Grenze zum Unternehmer ist nach § 2 Absatz 1 UStG überschritten, sobald die Tätigkeit auf Dauer angelegt ist und Einnahmen bringen soll; Gewinnabsicht ist nicht erforderlich. Wer monatlich Möbel über Kleinanzeigen verkauft, ist Unternehmer.

Rechnung im Kleingewerbe

Kleingewerbe ist kein Begriff des Umsatzsteuergesetzes, sondern des Handelsrechts: ein Gewerbe ohne kaufmännisch eingerichteten Betrieb. Der Beginn ist nach § 14 GewO beim Gewerbeamt anzuzeigen, danach vergibt das Finanzamt die Steuernummer für die Rechnung. Umsatzsteuerlich sind Kleingewerbetreibende meist Kleinunternehmer nach § 19 UStG und schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis aus § 34a UStDV. Wer verzichtet oder über den Grenzen liegt, stellt die volle Rechnung mit Steuersatz und Steuerbetrag.

Gastronomie und Catering: 7 und 19 Prozent

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen nach § 12 Absatz 2 Nummer 15 UStG dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent, mit Ausnahme der Abgabe von Getränken, die bei 19 Prozent bleiben. Eine Catering-Rechnung braucht deshalb zwei Steuersätze. Die Aufteilung von Kombiangeboten erklärt der Beitrag Gastronomie: 7 Prozent Speisen, 19 Prozent Getränke.

Rechnung an Unternehmen im EU-Ausland

Erbringen Sie eine Dienstleistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat, schuldet in der Regel der Empfänger die Umsatzsteuer in seinem Land (Reverse Charge, § 13b UStG). Die Rechnung enthält keinen Steuerbetrag, sondern nach § 14a Absatz 1 UStG den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" sowie Ihre USt-IdNr. und die des Empfängers. Für Warenlieferungen gelten eigene Regeln.

E-Rechnung: was sich 2027 und 2028 ändert

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF aus Word, ein Scan oder ein Foto sind keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gilt § 27 Absatz 38 UStG: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern weiter auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF ausgestellt werden. Ab dem 1. Januar 2027 gilt das nur noch für Aussteller mit einem Gesamtumsatz 2026 von höchstens 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle Pflicht. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) und Rechnungen an Privatpersonen. Mehr im Lexikon unter E-Rechnung; eine empfangene XML-Datei lesen Sie mit dem Tool E-Rechnung öffnen.

Rechnungskorrektur: Fehler richtig beheben

Eine Rechnung mit fehlenden oder falschen Angaben berichtigen Sie nach § 31 Absatz 5 UStDV mit einem Dokument, das Rechnungsnummer und Datum der ursprünglichen Rechnung nennt; es genügt, die betroffenen Angaben nachzureichen. In der Praxis üblich ist eine Stornorechnung mit negativem Betrag plus eine neue Rechnung mit neuer Nummer. Die ursprüngliche Rechnung wird nie gelöscht oder überschrieben.

Heikel ist ein falscher Steuerausweis. Weisen Sie mehr Steuer aus, als Sie schulden, etwa 19 statt 7 Prozent, schulden Sie nach § 14c Absatz 1 UStG den Mehrbetrag, bis Sie die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigt haben. Weisen Sie als Kleinunternehmer oder Privatperson Steuer aus, schulden Sie den Betrag nach § 14c Absatz 2 UStG; die Berichtigung ist beim Finanzamt schriftlich zu beantragen.

Beispielrechnung mit zwei Steuersätzen

Ein Catering-Betrieb liefert für eine Firmenfeier Speisen und Getränke:

Pos.	Leistung	Netto	USt-Satz	USt	Brutto
1	Catering Buffet für 30 Personen, geliefert am 12. März 2026	450,00 EUR	7 %	31,50 EUR	481,50 EUR
2	Getränke (Wasser, Säfte, Wein)	120,00 EUR	19 %	22,80 EUR	142,80 EUR
	Summe	570,00 EUR		54,30 EUR	624,30 EUR

Darüber stehen Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Rechnungsnummer 2026-0042, Ausstellungsdatum 14. März 2026 und Leistungsdatum 12. März 2026; darunter Zahlungsziel und IBAN. Als Kleinunternehmer stünde hier nur der Gesamtbetrag 570,00 EUR mit dem Hinweis auf § 19 UStG.

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben

• Fehlendes Leistungsdatum. Das Ausstellungsdatum ersetzt es nicht; ohne Leistungsdatum verliert der Kunde den Vorsteuerabzug.
• Rechnungsnummer doppelt vergeben. Passiert, wenn Rechnungen in Word kopiert werden. Führen Sie eine Liste oder nutzen Sie die Excel-Vorlage.
• Steuersätze zusammengefasst. Speisen und Getränke in einer Summe mit 7 Prozent sind ein unrichtiger Steuerausweis.
• Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ausgewiesen. Die Steuer ist nach § 14c Absatz 2 UStG abzuführen, obwohl Sie sie nicht schulden müssten.
• Alte Rechnung überschrieben. Korrekturen laufen über Storno und Neuausstellung, nie über das Ändern einer verschickten Datei.

Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?

Ja. Für einen gelegentlichen Verkauf oder eine einmalige Hilfe reicht ein Dokument mit Namen, Anschriften, Datum, Leistung und Betrag. Umsatzsteuer dürfen Sie nicht ausweisen, sonst schulden Sie sie nach § 14c Absatz 2 UStG. Wird die Tätigkeit dauerhaft und soll Einnahmen bringen, sind Sie Unternehmer nach § 2 UStG und brauchen eine Steuernummer.

Muss ich als Kleingewerbe Umsatzsteuer auf die Rechnung schreiben?

Nur, wenn Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen oder auf sie verzichtet haben. Unter 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr stellen Sie nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuer aus und schreiben den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer auf die Rechnung.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Ihr Kunde kann die Vorsteuer aus dieser Rechnung nicht abziehen und wird eine Berichtigung verlangen. Sie reichen die fehlende Angabe nach § 31 Absatz 5 UStDV mit einem Dokument nach, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht. Für Sie selbst entstehen keine Folgen, solange der Steuerausweis richtig ist.

Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu schreiben?

Gegenüber Unternehmern und juristischen Personen sechs Monate nach Ausführung der Leistung (§ 14 Absatz 2 UStG). Gegenüber Privatpersonen besteht keine umsatzsteuerliche Pflicht, außer bei Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Reicht Word für die Rechnung oder brauche ich eine Software?

Für Rechnungen an Privatpersonen und als Kleinunternehmer reicht eine Word- oder Excel-Vorlage, solange Nummernfolge und Pflichtangaben stimmen. Für Rechnungen an inländische Unternehmen brauchen Sie ab 2027 (Umsatz 2026 über 800.000 Euro) oder ab 2028 ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Absatz 1 UStG). Das gilt für ausgestellte und empfangene Rechnungen, für Papier wie für PDF und XML. E-Rechnungen bewahren Sie als XML-Datei auf, nicht als Ausdruck.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Kontevia stellt keine Rechnungen aus; dafür nutzen Sie die Vorlagen oder Ihr Rechnungsprogramm. Kontevia verarbeitet die Belege, die bei Ihnen eingehen, und das Doppel Ihrer Ausgangsrechnungen: Sie leiten sie per E-Mail, WhatsApp oder Upload weiter, Kontevia liest Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze aus, prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG, erkennt Duplikate und öffnet E-Rechnungen im XML-Format. Die vorbereiteten Belege gehen an DATEV Unternehmen online oder als Export an Ihre Kanzlei, die prüft und bucht. Das Archiv liegt acht Jahre bei Kontevia.

Stand der Angaben: 11. Oktober 2026. DATEV und DATEV Unternehmen online sind Marken der DATEV eG, Nürnberg. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen.