Quittung oder Rechnung? Der Unterschied, die Vorsteuer und wann welcher Beleg reicht

Kurz gesagt: Eine Quittung bestätigt, dass Geld geflossen ist. Eine Rechnung rechnet über eine Lieferung oder Leistung ab und ist die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Ein Zettel kann beides sein, wenn er die nötigen Angaben enthält. Für Ihre Buchhaltung zählt deshalb nicht die Überschrift, sondern der Inhalt. Wer als Wirt oder Hotelier nur "Quittung über 80 Euro erhalten" in der Hand hält, bekommt daraus keine Vorsteuer. Wer einen Kassenbon mit Anschrift, Datum, Leistung, Betrag und Steuersatz hat, hält dagegen eine vollwertige Kleinbetragsrechnung in der Hand, auch wenn "Quittung" darübersteht.

Dieser Beitrag erklärt den Unterschied zuerst in einfachen Worten und geht dann in die Details: welche Angaben wann nötig sind, was bei Beträgen über 250 Euro gilt und wie lange Sie beide Belegarten aufbewahren.

Die Quittung: Bestätigung, dass bezahlt wurde

Die Quittung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt. Nach § 368 BGB muss der Gläubiger gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis erteilen. Das ist die Quittung. Sie beweist also nur eines: dass der Zahlende bezahlt hat. Für den Kunden ist das wichtig, wenn später Streit darüber entsteht, ob eine Schuld beglichen ist.

Eine Quittung braucht keine bestimmte Form und keine Steuerangaben. Typischer Inhalt sind Betrag, Zahlungsgrund, Name des Zahlenden, Ort, Datum und Unterschrift des Empfängers. Eine Vorlage mit diesen Feldern finden Sie unter Quittung Vorlage.

Die Rechnung: Abrechnung über eine Leistung

Die Rechnung ist ein steuerlicher Begriff. § 14 Absatz 1 UStG definiert sie weit: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Entscheidend ist also, was auf dem Papier steht, nicht die Überschrift.

Damit ein Unternehmer aus einer Rechnung Vorsteuer ziehen kann, muss sie die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG enthalten. Das sind unter anderem Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Alle zehn Angaben erklärt unser Lexikon unter Pflichtangaben einer Rechnung.

Der Unterschied auf einen Blick

Merkmal	Quittung	Rechnung
Rechtsgrundlage	§ 368 BGB	§ 14 UStG, § 33 UStDV
Zweck	Zahlung bestätigen	Leistung abrechnen
Wer stellt aus	Wer das Geld erhält	Wer leistet (oder per Gutschrift der Empfänger)
Pflichtangaben	Keine gesetzlich festgelegten	Bis 250 Euro nach § 33 UStDV, darüber alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Vorsteuerabzug	Nein, wenn Steuerangaben fehlen	Ja, wenn die Angaben vollständig sind
Zeitpunkt	Bei oder nach Zahlung	Unabhängig von der Zahlung
Aufbewahrung als Buchungsbeleg	8 Jahre	8 Jahre

Wann eine Quittung als Rechnung zählt

Weil § 14 UStG nicht auf die Bezeichnung schaut, kann eine Quittung zugleich Rechnung sein. Am häufigsten passiert das bei kleinen Beträgen. Für Rechnungen bis 250 Euro brutto verlangt § 33 UStDV nur vier Angaben:

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz (oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung)

Ein Kassenbon aus dem Großmarkt, auf dem diese vier Punkte stehen, ist eine Kleinbetragsrechnung. Eine handgeschriebene Quittung vom Getränkelieferanten mit Stempel, Datum, "2 Kisten Mineralwasser" und "inkl. 19 % USt" ebenfalls. Fehlt der Steuersatz oder die Anschrift, bleibt es eine bloße Quittung.

Über 250 Euro reicht das nicht. Dann braucht der Beleg zusätzlich Ihren Namen als Empfänger, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, eine Rechnungsnummer, den Leistungszeitpunkt und den getrennten Ausweis von Netto, Steuersatz und Steuerbetrag.

Beispiel aus der Gastronomie

Ein Restaurant kauft an einem Samstag kurzfristig Zitronen und Kräuter auf dem Wochenmarkt. Der Händler schreibt auf einen Block: "18,40 Euro dankend erhalten, 12.09.2026", dazu seine Unterschrift. Das ist eine Quittung. Name und Anschrift des Händlers fehlen, ebenso Art und Menge der Ware und der Steuersatz. Die Ausgabe ist als Betriebsausgabe trotzdem nachweisbar, die Vorsteuer von rund 1,20 Euro aus 7 Prozent bekommt das Restaurant aus diesem Zettel aber nicht.

Hätte der Händler Stempel mit Anschrift, "2 kg Zitronen, 6 Bund Kräuter" und "inkl. 7 % USt" ergänzt, läge eine Kleinbetragsrechnung vor. Der Unterschied kostet hier nur gut einen Euro. Wer aber jede Woche so einkauft, verliert im Jahr schnell einen dreistelligen Betrag.

Beispiel aus dem Hotel

Ein Hotel lässt eine defekte Kaffeemaschine im Frühstücksraum reparieren. Der Techniker kassiert bar 380 Euro und gibt eine Quittung "Reparatur Kaffeemaschine, Betrag erhalten". Weil der Betrag über 250 Euro liegt, reicht auch eine Quittung mit Steuersatz nicht. Das Hotel braucht eine vollständige Rechnung mit eigener Anschrift, Rechnungsnummer, Steuernummer des Technikers und Ausweis von 319,33 Euro netto plus 60,67 Euro Umsatzsteuer. Ohne diese Rechnung fehlen dem Hotel 60,67 Euro Vorsteuer.

Die Lösung ist einfach: Rechnung nachfordern. Unternehmer, die an andere Unternehmer leisten, sind nach § 14 Absatz 2 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Bitten Sie also gleich vor Ort um eine ordentliche Rechnung oder schicken Sie dem Dienstleister Ihre Rechnungsanschrift per E-Mail.

Was gilt, wenn es gar keinen Beleg gibt?

Manchmal gibt es weder Rechnung noch Quittung, etwa bei Parkautomaten ohne Bon oder bei einem verlorenen Beleg. Dann können Sie einen Eigenbeleg erstellen, der Datum, Betrag, Zahlungsgrund und Empfänger festhält und den Sie unterschreiben. Er sichert den Betriebsausgabenabzug ab, ersetzt aber keine Rechnung für die Vorsteuer. Wann ein Eigenbeleg zulässig ist, steht unter Eigenbeleg, eine Vorlage unter Eigenbeleg Vorlage.

Für Fortgeschrittene: Quittung, Rechnung und E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsregeln bis Ende 2027, Details stehen im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2027. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Der Kassenbon im Restaurant oder die Quittung über einen kleinen Einkauf bleibt also auch künftig auf Papier oder als PDF zulässig.

Für Rechnungen über 250 Euro zwischen inländischen Unternehmen wird dagegen die strukturierte E-Rechnung zum Standard. Eine Quittung kann diese Rolle dann nicht mehr übernehmen. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD öffnen Sie kostenlos mit unserem Werkzeug E-Rechnung öffnen.

Zwei weitere Feinheiten:

• Quittung auf der Rechnung. Viele Betriebe schreiben "Betrag dankend erhalten" auf die Rechnung. Das ist zulässig und verbindet beides. Die Rechnung bleibt Rechnung, der Vermerk ist die Quittung.
• Barzahlung im Kassensystem. Bei elektronischen Kassen mit TSE gilt die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO. Der Bon, den Ihr Restaurant ausgibt, erfüllt in der Regel zugleich die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung. Mehr dazu unter Bonpflicht.

Wie lange müssen Quittungen und Rechnungen aufbewahrt werden?

Beide sind Buchungsbelege im Sinne von § 147 Absatz 1 Nummer 4 AO und müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Quittung aus dem Jahr 2026 darf also ab dem 1. Januar 2035 vernichtet werden. Rechnen können Sie das mit dem Aufbewahrungsfrist Rechner.

Kann ich aus einer Quittung Vorsteuer ziehen?

Nur wenn die Quittung zugleich die Angaben einer Rechnung enthält. § 15 Absatz 1 UStG setzt für den Vorsteuerabzug voraus, dass Sie eine Rechnung nach § 14 UStG besitzen. Bis 250 Euro genügen Name und Anschrift des Lieferanten, Datum, Art und Menge der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.

Muss ich als Kleinunternehmer Quittungen oder Rechnungen ausstellen?

Gegenüber anderen Unternehmern müssen auch Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen, allerdings ohne Umsatzsteuer und mit Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Gegenüber Privatkunden besteht grundsätzlich keine Rechnungspflicht, eine Quittung können Kunden aber nach § 368 BGB verlangen. Eine Vorlage gibt es unter Rechnung Kleinunternehmer.

Reicht ein Kassenbon als Rechnung?

Ja, bis 250 Euro, wenn er Name und Anschrift des Verkäufers, Datum, Art und Menge der Ware, Bruttobetrag und Steuersatz zeigt. Das ist bei Bons aus Kassen mit TSE meist erfüllt. Über 250 Euro brauchen Sie eine Rechnung mit Ihrem Namen, Rechnungsnummer und Steuernummer des Verkäufers.

Ist eine Quittung ohne Unterschrift gültig?

Für die Steuer kommt es auf die Unterschrift nicht an. Als Beweis gegenüber dem Gläubiger ist eine unterschriebene Quittung aber deutlich stärker, weil § 368 BGB ein schriftliches Empfangsbekenntnis meint. Bei Barzahlungen an Lieferanten sollten Sie deshalb auf eine Unterschrift bestehen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. Kontevia bereitet Belege vor, bucht nicht und berät nicht steuerlich. Sie fotografieren Quittung, Kassenbon oder Rechnung und schicken das Foto per WhatsApp, Rechnungen leiten Sie per E-Mail weiter. Kontevia liest Lieferant, Datum, Beträge und Umsatzsteuer nach Sätzen aus, prüft die Pflichtangaben und markiert Belege, die für den Vorsteuerabzug nicht reichen, zum Beispiel eine Quittung über 380 Euro ohne Rechnungsnummer. So sehen Sie früh, wo Sie eine Rechnung nachfordern sollten. Ihr Steuerberater bekommt die Belege mit Buchungsvorschlag über DATEV Unternehmen online oder als Export im DATEV-Format. Die Tarife finden Sie unter Preise.

Quellen

• § 368 BGB: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__368.html
• § 14 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 33 UStDV: https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html
• § 15 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__15.html
• § 147 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
• IHK München, Pflichtangaben in Rechnungen: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Umsatzsteuer-national/Pflichtangaben-in-Rechnungen/

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.