Verfahrensdokumentation Muster 2026: Vorlage für kleine Betriebe und ersetzendes Scannen

Das Muster ist eine Verfahrensdokumentation für kleine Betriebe, die Belege mit dem Smartphone oder einem Scanner erfassen, digital an den Steuerberater übergeben und das Papier anschließend vernichten wollen. Die Word-Version enthält die vier Teile nach den GoBD mit vorformulierten Absätzen und gekennzeichneten Lücken für Ihre Angaben: Firma, Zuständige, Geräte, Software, Ablauf, Kontrollen, Änderungshistorie. Die PDF-Version zeigt ein vollständig ausgefülltes Beispiel für ein Café mit zwei Beschäftigten, damit Sie sehen, wie knapp eine Verfahrensdokumentation in einem kleinen Betrieb ausfallen darf. Das Muster richtet sich an Einzelunternehmer, Gastronomie, Handwerk, Hotels und Dienstleister ohne eigene IT-Abteilung. Beide Dateien stehen ohne Registrierung zum Download bereit.

Was eine Verfahrensdokumentation ist

Die GoBD, das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, fordern in Rz. 151 für jedes Datenverarbeitungssystem, mit dem steuerlich relevante Daten erfasst, verarbeitet oder aufbewahrt werden, eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation. Aus ihr müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Gemeint ist eine Beschreibung in verständlicher Sprache: Welche Belege entstehen im Betrieb, wer erfasst sie wann und womit, wie werden sie geprüft, abgelegt, an den Steuerberater übergeben und am Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Ein sachverständiger Dritter, in der Praxis der Betriebsprüfer, muss sich mit dieser Beschreibung in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.

Die Verfahrensdokumentation ist kein Handbuch der eingesetzten Software und keine juristische Abhandlung. Für einen kleinen Betrieb, dessen Belegfluss aus Kassenbons, Lieferantenrechnungen, Bankumsätzen und einer Buchhaltungs-App besteht, reichen in der Regel acht bis zwölf Seiten, von denen die Hälfte aus dem Muster übernommen werden kann.

Wer eine Verfahrensdokumentation braucht

Die GoBD gelten für alle, die steuerlich Bücher oder Aufzeichnungen führen: Kaufleute, Gewerbetreibende mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Freiberufler und Kleinunternehmer. Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation hängt nicht von der Größe ab, sondern davon, ob ein DV-System im Spiel ist. Das ist schon der Fall, wenn Sie Belege fotografieren, in einer App ablegen oder Rechnungen als PDF erhalten. Nach Rz. 151 bestimmt sich der Umfang nach der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der eingesetzten Systeme. Ein Betrieb mit einer Kasse, einem Smartphone und einem Steuerberater hat deshalb eine kurze Dokumentation, ein Unternehmen mit ERP-System, Warenwirtschaft und Schnittstellen eine lange.

Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unzureichend, ist das nach Rz. 155 für sich genommen kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, der zum Verwerfen der Buchführung nach § 158 AO führt, solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. Beim ersetzenden Scannen liegt der Fall anders: Wer Papierbelege vernichtet, ohne den Ablauf dokumentiert zu haben, kann die bildliche Übereinstimmung von Foto und Original später nicht mehr belegen. Dann steht der Vorsteuerabzug aus der vernichteten Rechnung in Frage, und das Finanzamt darf nach § 162 AO schätzen.

Pflichtangaben der Verfahrensdokumentation

Teil oder Angabe	Grundlage	Was hinein gehört
Allgemeine Beschreibung	GoBD Rz. 152	Betrieb, Rechtsform, Zuständige, welche Belege entstehen und welche Systeme sie durchlaufen
Anwenderdokumentation	GoBD Rz. 152	Ablauf aus Sicht der Person, die erfasst: Foto, Sichtkontrolle, Übertragung, Freigabe, Vernichtung
Technische Systemdokumentation	GoBD Rz. 152	Geräte, App, Archiv, Schnittstelle zum Steuerberater, Versionen, Speicherort, Zugriffsrechte
Betriebsdokumentation	GoBD Rz. 152	Datensicherung, Berechtigungen, Kontrollen, Umgang mit Störungen, Löschung nach Fristende
Organisationsanweisung zum Scannen	GoBD Rz. 136	Wer erfasst, wann, welches Schriftgut, bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung, Qualitätskontrolle, Fehlerprotokoll
Unveränderbarkeit	§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 58 ff.	Wie das Archiv Änderungen ausschließt oder protokolliert, Zeitstempel und Index
Änderungshistorie und Version	GoBD Rz. 154	Datum, Version, geänderter Abschnitt, Verantwortliche; alte Fassungen bleiben aufbewahrt
Gültigkeit und Freigabe	GoBD Rz. 151	Stand, Unterschrift der Geschäftsleitung, nächster Prüftermin

Ersetzendes Scannen und mobile Erfassung per Smartphone

Rz. 136 der GoBD verlangt eine Organisationsanweisung, bevor Papierbelege nach der bildlichen Erfassung vernichtet werden. Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband haben dafür eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht, aktuell Version 2.1 vom 27. Februar 2026. Sie unterscheidet zwischen zentralem Scannen am Arbeitsplatz und mobilem Scannen mit Smartphone oder Tablet. Unser Muster übernimmt diese Struktur und kürzt sie auf das, was ein kleiner Betrieb tatsächlich tut.

Für die mobile Erfassung, etwa ein Foto des Kassenbons direkt nach dem Einkauf, das per WhatsApp an das Archiv geht, beschreibt das Muster sieben Schritte: Entgegennahme und Prüfung des Belegs auf Echtheit und Lesbarkeit, Prüfung der Grundeinstellungen am Gerät (Farbe, Auflösung, Rückseite), Fotografieren mit Sichtkontrolle, Vollständigkeitskontrolle unmittelbar danach (jeder Beleg genau einmal), Transfer in das Unternehmen mit Zeitstempel und Index, Freigabe zur Vernichtung des Papiers, Löschung des digitalen Bestands nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Im Muster tragen Sie ein, wer im Betrieb fotografieren darf, welche App verwendet wird und wann die Übertragung spätestens erfolgt, zum Beispiel am selben Tag.

Nicht jeder Beleg darf nach dem Foto vernichtet werden. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Zollunterlagen nach § 147 Absatz 2 AO sowie Urkunden, deren Beweiskraft am Original hängt, bleiben auf Papier. Das Muster enthält dafür eine Ausnahmenliste, die Sie ergänzen können.

So füllen Sie das Muster aus

1. Tragen Sie im Deckblatt Firma, Rechtsform, Verantwortliche für Buchführung und IT sowie Stand und Version ein.
2. Beschreiben Sie in der allgemeinen Beschreibung in fünf bis zehn Sätzen, welche Belegarten in Ihrem Betrieb anfallen und auf welchem Weg sie eingehen: Papier, E-Mail, E-Rechnung, Kassensystem.
3. Streichen Sie in der Anwenderdokumentation die Absätze, die auf Ihren Betrieb nicht zutreffen, und ergänzen Sie die Lücken: Wer fotografiert, mit welcher App, bis wann, wer kontrolliert.
4. Listen Sie in der technischen Systemdokumentation alle Geräte und Programme mit Version und Speicherort auf. Für Cloud-Dienste genügt Anbieter, Vertrag und Serverstandort.
5. Legen Sie in der Betriebsdokumentation fest, wie oft gesichert wird, wer Zugriff hat und was bei Ausfall eines Geräts geschieht.
6. Prüfen Sie die Ausnahmenliste der Belege, die im Original bleiben, und ergänzen Sie branchenspezifische Fälle.
7. Lassen Sie die Dokumentation von der Geschäftsleitung unterschreiben und tragen Sie die erste Zeile der Änderungshistorie ein.
8. Senden Sie eine Kopie an Ihren Steuerberater und bewahren Sie die Dokumentation zusammen mit den Belegen auf.

Aktualisierung und Aufbewahrung

Nach Rz. 154 müssen Änderungen der Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein. Die Dokumentation wird deshalb versioniert: Wechseln Sie die App, kommt ein neues Kassensystem oder übernimmt eine andere Person die Erfassung, entsteht eine neue Version mit Datum, und die alte Fassung bleibt erhalten. Für den Zeitraum, in dem ein Verfahren galt, muss die passende Version vorliegen. Nach Rz. 153 ist die Verfahrensdokumentation so lange aufzubewahren wie die Unterlagen, auf die sie sich bezieht: bei Buchungsbelegen acht Jahre, bei Büchern und Aufzeichnungen zehn Jahre nach § 147 Absatz 3 AO. Eine jährliche Durchsicht, zum Beispiel beim Jahresabschluss, reicht in kleinen Betrieben aus, wenn zwischendurch keine Systeme gewechselt werden.

Häufige Fehler

• Das Muster wird heruntergeladen und abgelegt, ohne die Lücken auszufüllen
• Die Dokumentation beschreibt einen Ablauf, der im Betrieb anders gelebt wird
• Die Handy-Galerie oder ein Cloud-Ordner ohne Protokoll wird als Archiv angegeben
• Papierbelege werden vernichtet, bevor die Dokumentation unterschrieben und in Kraft ist
• Nach einem App- oder Kassenwechsel fehlt die neue Version
• Die Ausnahmen für Originale (Jahresabschluss, Zollunterlagen, Urkunden) fehlen
• Niemand im Betrieb außer dem Inhaber kennt die Dokumentation
• Die Verfahrensdokumentation wird nach dem Systemwechsel gelöscht, obwohl die Belege aus dieser Zeit noch aufbewahrt werden

Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?

Ja, sobald steuerlich relevante Daten mit einem DV-System erfasst, verarbeitet oder aufbewahrt werden, verlangen die GoBD in Rz. 151 eine Verfahrensdokumentation. Das gilt auch für Kleinunternehmer und Einnahmen-Überschuss-Rechner, die Belege fotografieren oder eine Buchhaltungs-App nutzen.

Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?

Nach Rz. 155 ist das Fehlen allein kein Grund, die Buchführung zu verwerfen, solange sie nachvollziehbar und nachprüfbar bleibt. Wer aber Papierbelege ohne dokumentiertes Verfahren vernichtet hat, kann die Übereinstimmung von Foto und Original nicht mehr belegen und riskiert Schätzungen nach § 162 AO.

Wie lang muss eine Verfahrensdokumentation sein?

So lang, wie der Betrieb komplex ist. Für einen kleinen Betrieb mit Kasse, Smartphone-Erfassung und Steuerberater reichen acht bis zwölf Seiten. Entscheidend ist, dass ein sachverständiger Dritter das Verfahren in angemessener Zeit versteht, nicht die Seitenzahl.

Was ist ersetzendes Scannen?

Ersetzendes Scannen bedeutet, Papierbelege bildlich zu erfassen, per Scanner oder Smartphone, und das Original anschließend zu vernichten. Die GoBD erlauben das in Rz. 136 bis 140, wenn der Ablauf in einer Organisationsanweisung geregelt ist, das Bild unveränderbar archiviert wird und keine Vorschrift das Original verlangt.

Darf ich Belege per WhatsApp-Foto erfassen?

Ja, die GoBD sprechen seit 2019 von bildlicher Erfassung und schließen Smartphone-Fotos ausdrücklich ein. Voraussetzung ist, dass das Foto vollständig, farbig und lesbar ist, zeitnah mit Zeitstempel in ein geschütztes Archiv übergeht und das Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Das Foto in der Galerie allein genügt nicht.

Wie lange muss ich die Verfahrensdokumentation aufbewahren?

So lange wie die Unterlagen, auf die sie sich bezieht, nach Rz. 153 der GoBD. Für Buchungsbelege sind das acht Jahre, für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre nach § 147 Absatz 3 AO. Alte Versionen bleiben für den Zeitraum ihrer Gültigkeit aufbewahrt.

Reicht das Muster von BStBK und DStV für meinen Betrieb?

Das Muster von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband ist eine Formulierungshilfe mit 28 Seiten, die auf Unternehmen mit zentralem und mobilem Scannen zugeschnitten ist. Es muss an den eigenen Betrieb angepasst werden. Unsere Vorlage kürzt es auf den Ablauf eines kleinen Betriebs und behält die Gliederung bei.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt: Sie fotografieren den Beleg und senden ihn per WhatsApp. Kontevia versieht das Bild mit Zeitstempel und Index, prüft Lesbarkeit und Vollständigkeit, fragt bei unscharfen Aufnahmen nach und legt das Originalbild unverändert im Archiv ab, acht Jahre abrufbar. Für die Verfahrensdokumentation liefert Kontevia den Abschnitt zur technischen Systemdokumentation vorausgefüllt: App, Archiv, Zeitstempel, Zugriffsrechte, Übergabe an den Steuerberater. Den Rest des Musters füllen Sie selbst aus, Ihr Steuerberater prüft die Dokumentation und bucht die Belege.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.