Vollmacht Vorlage 2026: Muster für Betrieb, Post und Behörde als Word und PDF

Vollmacht Vorlage 2026 als Word und PDF: Einzelvollmacht oder Dauervollmacht für Betrieb, Post, Behörde und Lieferanten, mit Umfang, Dauer, Untervollmacht und Unterschriftsprobe. Mit Hinweisen zu § 174 BGB.

Aktualisiert am

Von Lukáš Tobolák. Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Kurz gesagt

Die Vorlage ist eine Vollmacht, mit der Sie eine andere Person beauftragen, für Sie oder Ihren Betrieb zu handeln. Das PDF und die Word-Datei enthalten Vollmachtgeber und Bevollmächtigten mit Name oder Firma, Anschrift und Geburtsdatum oder Registernummer, die Erklärung der Bevollmächtigung, ankreuzbare Bereiche (Einzelvollmacht, Abholung von Sendungen und Paketen, Abholung von Waren, Unterlagen und Schlüsseln, Vertretung gegenüber Behörden, Abschluss und Kündigung von Verträgen bis zu einem Höchstbetrag, Sonstiges), ein Feld für die genaue Beschreibung der Angelegenheit, Angaben zu Dauer und Untervollmacht, die Befreiung von § 181 BGB als Option, den Hinweis auf Widerruf und Rückgabe sowie Unterschriften von Vollmachtgeber und Bevollmächtigtem als Unterschriftsprobe. Muster ohne Gewähr, ersetzt keine Rechtsberatung.

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  • Word
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  • Stand 2026

Vollmacht Vorlage 2026 (Word)

Word (DOCX) · 38 kB

Zum Anpassen am Computer: eigene Daten und Logo eintragen, als eigene Vorlage speichern. Öffnet auch in LibreOffice und Google Docs.

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Vorschau Vollmacht Vorlage 2026, erste Seite

Vollmacht Vorlage 2026 (PDF)

PDF · 45 kB

Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand, Format A4.

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Die Dateien sind kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen. Den vollständigen Text der Vorlage finden Sie direkt unter diesem Abschnitt.

Text der Vorlage: Vollmacht

Derselbe Inhalt wie im PDF und in der Word-Datei oben: alle Felder, Tabellen und Hinweise. Linien markieren Felder zum Ausfüllen.

Vollmacht

Einzelvollmacht oder Dauervollmacht für Betrieb, Behörde, Post und Lieferanten

Vollmachtgeber/in

Name / Firma:

Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:

Geburtsdatum oder Registernummer:

Bevollmächtigte/r

Name / Firma:

Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:

Geburtsdatum:

Hiermit bevollmächtige ich die oben genannte Person, mich in den folgenden Angelegenheiten zu vertreten und alle dafür erforderlichen Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen:

Umfang der Vollmacht

  • Einzelvollmacht für ein bestimmtes Geschäft (unten beschreiben)
  • Abholung von Sendungen, Einschreiben und Paketen bei Post und Paketdiensten
  • Abholung und Annahme von Waren, Unterlagen und Schlüsseln
  • Vertretung gegenüber Behörden (zum Beispiel Gewerbeamt, Ordnungsamt, Zulassungsstelle)
  • Abschluss und Kündigung von Verträgen bis zu einem Wert von ____________ Euro je Vertrag
  • Sonstiges: ______________________________________________

Beschreibung der Angelegenheit (so genau wie möglich, mit Aktenzeichen oder Vertragsnummer):

Dauer und Untervollmacht

  • Die Vollmacht gilt einmalig für die oben beschriebene Angelegenheit.
  • Die Vollmacht gilt bis zum ______________ oder bis zum Widerruf.
  • Die/der Bevollmächtigte darf Untervollmacht erteilen.
  • Die/der Bevollmächtigte ist von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit.

Die Vollmacht kann jederzeit widerrufen werden. Nach dem Widerruf oder dem Ende der Vollmacht gibt die/der Bevollmächtigte diese Urkunde zurück.

Ort, Datum:Unterschrift Vollmachtgeber/in (bei Firmen mit Name, Funktion, Stempel):

Ort, Datum:Unterschrift Bevollmächtigte/r (Unterschriftsprobe):

Muster ohne Gewähr, ersetzt keine Rechtsberatung. Eine Vollmacht ist grundsätzlich formfrei (§ 167 Abs. 2 BGB). Legen Sie das Original vor: Eine Kündigung oder ein anderes einseitiges Rechtsgeschäft kann ohne Original zurückgewiesen werden (§ 174 BGB). Die Vollmacht ist widerruflich (§ 168 BGB), die Urkunde ist danach zurückzugeben (§ 175 BGB). Für Grundstücksgeschäfte, Handelsregister und Vorsorge gelten besondere Formen; Prokura wird im Handelsregister eingetragen (§ 53 HGB). Für das Finanzamt nutzt die Steuerberatung eigene Vollmachtsformulare (§ 80 AO).

Wann eine Vollmacht im Betrieb gebraucht wird

  • Eine Mitarbeiterin holt ein Einschreiben oder ein Paket bei der Post ab.
  • Der Küchenchef nimmt beim Großhändler Ware an und unterschreibt den Lieferschein.
  • Ein Angestellter erledigt einen Termin beim Gewerbeamt oder bei der Zulassungsstelle.
  • Die Betriebsleitung schließt in Ihrer Abwesenheit kleinere Verträge mit Lieferanten.
  • Ein Bevollmächtigter spricht eine Kündigung aus, zum Beispiel eines Wartungsvertrags.

Wer mit Vollmacht handelt, gibt die Erklärung im Namen des Vollmachtgebers ab; sie wirkt unmittelbar für und gegen diesen (§ 164 BGB).

Form: grundsätzlich frei, schriftlich ist besser

Eine Vollmacht braucht grundsätzlich keine bestimmte Form, auch dann nicht, wenn das Geschäft selbst eine Form verlangt (§ 167 Abs. 2 BGB). Trotzdem ist die schriftliche Vollmacht mit Originalunterschrift der Regelfall, denn Post, Behörden und Geschäftspartner wollen sie sehen.

Besonders wichtig ist das Original bei einseitigen Erklärungen wie einer Kündigung: Legt der Bevollmächtigte keine Vollmachtsurkunde vor, kann der Empfänger die Erklärung unverzüglich zurückweisen, und sie ist dann unwirksam (§ 174 BGB). Eine Kopie oder ein Fax genügt dafür nicht.

Grenzen der Vorlage

  • Prokura ist eine besondere Vollmacht des Handelsrechts und wird zur Eintragung ins Handelsregister angemeldet (§ 53 HGB).
  • Grundstücksgeschäfte, Handelsregister und Vorsorge (Generalvollmacht, Vorsorgevollmacht) brauchen oft eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung. Dafür ist diese Vorlage nicht gedacht.
  • Finanzamt: Ihre Steuerberatung arbeitet mit eigenen Vollmachtsformularen und der Vollmachtsdatenbank; Rechtsgrundlage ist § 80 AO.
  • Bank: Kontovollmachten erteilen Sie auf dem Formular Ihrer Bank.

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage Inhalt Zweck
Vollmachtgeber, Bevollmächtigte/r Name, Anschrift, Geburtsdatum oder Registernummer Eindeutige Zuordnung
Umfang Ankreuzbare Bereiche und Höchstbetrag Grenzen der Vertretungsmacht
Beschreibung Angelegenheit mit Aktenzeichen oder Vertragsnummer Bestimmtheit
Dauer Einmalig oder befristet bis zum Widerruf Klarheit, wann sie endet
Untervollmacht, § 181 BGB Optional ankreuzen Weitergabe, Geschäfte mit sich selbst
Widerruf, Rückgabe Hinweis nach §§ 168 und 175 BGB Missbrauch verhindern
Unterschriften Vollmachtgeber und Unterschriftsprobe Nachweis gegenüber Dritten

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Vollmachtgeber eintragen; bei Firmen den vollständigen Namen mit Rechtsform und die Registernummer.
  2. Die bevollmächtigte Person mit Geburtsdatum eintragen, damit sie sich ausweisen kann.
  3. Den Umfang ankreuzen und so eng wie möglich beschreiben.
  4. Dauer festlegen: einmalig oder bis zu einem Datum.
  5. Untervollmacht und die Befreiung von § 181 BGB nur ankreuzen, wenn sie wirklich gebraucht werden.
  6. Unterschreiben (bei Firmen mit Name, Funktion und Stempel) und die Unterschriftsprobe des Bevollmächtigten einholen.
  7. Das Original übergeben und eine Kopie behalten.

Häufige Fehler

  • Zu weiter Umfang ("in allen Angelegenheiten"), obwohl nur eine Abholung gemeint ist.
  • Keine Befristung, die Vollmacht bleibt jahrelang im Umlauf.
  • Bei einer Kündigung durch Bevollmächtigte nur eine Kopie der Vollmacht beigelegt.
  • Nach dem Ausscheiden einer Mitarbeiterin die Vollmacht nicht widerrufen und nicht zurückgefordert.
  • Für Prokura oder Grundstücksgeschäfte eine einfache Vollmacht verwendet.

Häufige Fragen

Ist eine Vollmacht ohne Notar gültig?

Ja, in den meisten Fällen. Eine Vollmacht ist grundsätzlich formfrei (§ 167 Abs. 2 BGB). Eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung brauchen Sie nur in besonderen Fällen, etwa bei Grundstücksgeschäften, Handelsregisteranmeldungen oder wenn ein Empfänger sie ausdrücklich verlangt.

Wie widerrufe ich eine Vollmacht?

Durch Erklärung gegenüber der bevollmächtigten Person oder gegenüber dem Dritten, bei dem sie verwendet wird (§ 168 BGB). Danach muss die Vollmachtsurkunde zurückgegeben werden, ein Zurückbehaltungsrecht gibt es nicht (§ 175 BGB). Informieren Sie auch Geschäftspartner, denen die Vollmacht bekannt ist.

Was bedeutet die Befreiung von § 181 BGB?

Ohne Befreiung darf ein Vertreter keine Geschäfte mit sich selbst oder als Vertreter beider Seiten abschließen (§ 181 BGB). Die Befreiung erlaubt das. Kreuzen Sie sie nur an, wenn es dafür einen konkreten Grund gibt.

Reicht eine Vollmacht als Foto auf dem Handy?

Ob ein Paketdienst oder eine Behörde ein Foto akzeptiert, entscheidet die jeweilige Stelle; verlassen sollten Sie sich darauf nicht. Bei einseitigen Erklärungen wie einer Kündigung muss das Original vorgelegt werden, sonst kann der Empfänger zurückweisen (§ 174 BGB).

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Vollmachten bleiben bei Ihnen. Kontevia kümmert sich um die Belege des Betriebs: Einkaufsrechnungen, Lieferscheine und Quittungen, die Ihre Mitarbeitenden mit Vollmacht entgegennehmen, fotografieren Sie oder leiten sie weiter, Kontevia legt sie unverändert im Archiv ab und übergibt sie mit einem Buchungsvorschlag an Ihren Steuerberater.

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Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. § 164 BGB Wirkung der Erklärung des Vertreters, gesetze-im-internet.de
  2. § 167 BGB Erteilung der Vollmacht, gesetze-im-internet.de
  3. § 168 BGB Erlöschen der Vollmacht, gesetze-im-internet.de
  4. § 174 BGB Einseitiges Rechtsgeschäft eines Bevollmächtigten, gesetze-im-internet.de
  5. § 175 BGB Rückgabe der Vollmachtsurkunde, gesetze-im-internet.de
  6. § 181 BGB Insichgeschäft, gesetze-im-internet.de
  7. § 53 HGB Anmeldung der Prokura, gesetze-im-internet.de
  8. § 80 AO Bevollmächtigte und Beistände, gesetze-im-internet.de