Auftragsbestätigung Vorlage 2026: PDF, Word und Excel kostenlos

Die Vorlage bestätigt einem Kunden schriftlich, was bestellt wurde und zu welchen Bedingungen Sie liefern oder leisten. Sie enthält Auftragnehmer und Auftraggeber, Auftragsnummer und Datum, den Bezug auf Bestellung oder Angebot, eine Positionstabelle mit Steuersatz je Zeile, Zwischensummen nach 7 und 19 Prozent, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag brutto, Liefertermin und Ort der Leistung, Zahlungsbedingungen und Anzahlung, ein Feld für Abweichungen von der Bestellung, den Hinweis auf Ihre AGB, Ihre Unterschrift und optional eine Gegenbestätigung des Kunden. Sie liegt als PDF, als Word-Datei und als Excel-Datei vor, die Netto, Umsatzsteuer und Brutto je Satz berechnet. Typische Einsätze: Catering und Veranstaltungen, Großbestellungen im Handel, Handwerksaufträge, Dienstleistungen mit festem Termin.

Wozu eine Auftragsbestätigung dient

Ein Vertrag entsteht durch Angebot und Annahme. Eine Auftragsbestätigung ist dafür gesetzlich nicht vorgeschrieben, macht aber den Inhalt für beide Seiten nachweisbar: Leistung, Menge, Preis, Termin und Zahlungsbedingungen stehen in einem Dokument. Gerade bei telefonischen oder mündlichen Bestellungen verhindert sie Streit darüber, was eigentlich vereinbart war.

Rechtlich kann die Auftragsbestätigung zwei Rollen haben. Hat der Kunde auf Ihr Angebot bestellt, dokumentiert sie den bereits geschlossenen Vertrag. Hat der Kunde ohne Angebot bestellt, ist seine Bestellung der Antrag und Ihre Auftragsbestätigung die Annahme.

Abweichungen von der Bestellung

Weicht Ihre Bestätigung von der Bestellung ab, etwa beim Preis, beim Liefertermin oder bei der Menge, ist sie nach § 150 Absatz 2 BGB keine Annahme. Sie gilt als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag. Ein Vertrag kommt dann erst zustande, wenn der Kunde Ihre geänderten Bedingungen annimmt, ausdrücklich oder durch schlüssiges Verhalten. Die Vorlage hat deshalb ein eigenes Feld "Abweichungen von Ihrer Bestellung" und optional eine Gegenbestätigung mit Unterschrift des Kunden. Wer Abweichungen sichtbar macht, statt sie im Kleingedruckten zu verstecken, vermeidet spätere Auseinandersetzungen.

Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Unter Kaufleuten gilt ein Handelsbrauch, der über § 346 HGB berücksichtigt wird: Fasst ein Kaufmann mündliche Vertragsverhandlungen in einem kaufmännischen Bestätigungsschreiben zusammen und widerspricht der Empfänger nicht unverzüglich, gilt der Vertrag in der Regel mit dem bestätigten Inhalt. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist von der Auftragsbestätigung zu unterscheiden, die auf eine schriftliche Bestellung antwortet. Als Empfänger sollten Sie Bestätigungen deshalb sofort prüfen und Abweichungen umgehend widersprechen. Gegenüber Verbrauchern gilt dieser Grundsatz nicht.

Pflichtangaben und Inhalte

Feld der Vorlage	Anforderung	Grundlage
Auftragnehmer und Auftraggeber	Eindeutige Vertragsparteien mit Anschrift	Allgemeines Vertragsrecht
Auftragsnummer, Datum	Zuordnung für Lieferschein und Rechnung	Nachvollziehbarkeit der Buchführung
Ihre Bestellung oder unser Angebot Nr. vom	Bezug auf Antrag oder Angebot	§§ 145, 150 BGB
Positionen mit Menge, Einzelpreis, Steuersatz	Vereinbarter Leistungsumfang und Preis	Vertragsinhalt, Grundlage für die Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG
Liefertermin, Ort der Leistung	Leistungszeit und Leistungsort	Vertragsinhalt
Zahlungsbedingungen, Anzahlung	Fälligkeit und Vorauszahlung	Vertragsinhalt
Abweichungen von Ihrer Bestellung	Sichtbare Änderungen	§ 150 Abs. 2 BGB
Hinweis auf AGB	Einbeziehung nur, wenn rechtzeitig vereinbart	Allgemeines Vertragsrecht
Unterschrift, Gegenbestätigung	Nachweis der Einigung	Beweisfunktion

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Tragen Sie Auftragnehmer und Auftraggeber ein und vergeben Sie eine Auftragsnummer, auf die sich Lieferschein und Rechnung später beziehen.
2. Nennen Sie Nummer und Datum der Bestellung oder Ihres Angebots.
3. Übernehmen Sie die Positionen mit Menge, Einzelpreis netto und Steuersatz. Die Excel-Datei rechnet Zwischensummen, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag.
4. Tragen Sie Liefertermin, Ort, Zahlungsbedingungen und eine vereinbarte Anzahlung ein.
5. Schreiben Sie jede Abweichung von der Bestellung in das Feld "Abweichungen". Bei wesentlichen Änderungen bitten Sie um Gegenbestätigung.
6. Unterschreiben und versenden Sie die Bestätigung zeitnah. Nach der Lieferung folgen Lieferschein und Rechnung.

Häufige Fehler

• Abweichende Preise oder Termine ohne Hinweis. Dann ist offen, ob überhaupt ein Vertrag besteht.
• AGB erst in der Auftragsbestätigung erwähnt, obwohl der Vertrag schon geschlossen war.
• Auftragsbestätigung als Rechnung verwendet. Sie berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
• Keine Auftragsnummer. Lieferschein und Rechnung lassen sich dann schwer zuordnen.
• Erhaltene Bestätigungen von Lieferanten nicht geprüft. Unter Kaufleuten kann Schweigen als Zustimmung gelten.

Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?

Nein. Ein Vertrag kommt auch ohne sie zustande, mündlich oder durch die Bestellung und deren Ausführung. Die Auftragsbestätigung dient dem Nachweis des Inhalts und ist bei größeren oder terminkritischen Aufträgen dringend zu empfehlen.

Ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend?

Stimmt sie mit der Bestellung überein, bestätigt sie einen wirksamen Vertrag. Weicht sie ab, gilt sie als neues Angebot (§ 150 Absatz 2 BGB), das der Kunde annehmen muss. Unter Kaufleuten kann zusätzlich der Grundsatz des kaufmännischen Bestätigungsschreibens greifen.

Muss die Auftragsbestätigung unterschrieben sein?

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz für die meisten Aufträge nicht vor, auch eine E-Mail genügt. Eine Unterschrift, bei wichtigen Aufträgen auch die Gegenbestätigung des Kunden, erleichtert aber den Nachweis.

Wie lange muss ich Auftragsbestätigungen aufbewahren?

Auftragsbestätigungen sind empfangene oder abgesandte Handelsbriefe. Für sie gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Die spätere Rechnung ist als Buchungsbeleg acht Jahre aufzubewahren. Den Überblick gibt der Beitrag zur Aufbewahrungsfrist.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten und die zugehörigen Rechnungen senden Sie per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia erkennt Lieferant, Beträge und Steuersätze, legt die Dokumente unverändert im Archiv ab und übergibt die Rechnung mit einem Buchungsvorschlag an Ihren Steuerberater, der Prüfung und Buchung übernimmt.