Kostenvoranschlag Vorlage 2026: PDF, Word und Excel kostenlos

Die Vorlage enthält alles, was ein Kostenvoranschlag für eine Reparatur, ein Werk oder eine Dienstleistung braucht: Unternehmer und Kunde, Nummer, Datum und Gültigkeit, Gegenstand und Ort der Arbeiten, eine Positionstabelle für Arbeitsstunden und Material mit Steuersatz je Zeile, Zwischensummen nach 7 und 19 Prozent, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag brutto, Ankreuzfelder für verbindlich oder unverbindlich und für die Kosten des Voranschlags, Ausführungszeitraum, Zahlungsbedingungen und ein Feld für die Auftragserteilung durch den Kunden. Sie liegt als PDF, als Word-Datei und als Excel-Datei mit automatischer Berechnung vor. Gedacht ist sie für Handwerk, Werkstätten, Reparaturbetriebe, Caterer und Dienstleister.

Kostenvoranschlag oder Angebot

Ein Angebot ist ein Antrag im Sinne von § 145 BGB: Wer es abgibt, ist daran gebunden, und der Kunde kann es durch Annahme zum Vertrag machen. Ein Kostenvoranschlag ist dagegen eine fachliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Das Gesetz behandelt ihn in § 649 BGB als Grundlage eines Werkvertrags, bei der der Unternehmer im Regelfall keine Gewähr für die Richtigkeit übernimmt. Wer einen festen Preis zusagen will, kreuzt in der Vorlage "verbindlich" an; dann wirkt der Voranschlag wie ein Festpreisangebot.

Was bei einer Überschreitung gilt

Ist der Kostenvoranschlag unverbindlich und zeigt sich, dass das Werk nur mit einer wesentlichen Überschreitung ausführbar ist, muss der Unternehmer das dem Kunden unverzüglich anzeigen (§ 649 Absatz 2 BGB). Der Kunde kann den Vertrag dann kündigen und schuldet nur einen der geleisteten Arbeit entsprechenden Teil der Vergütung und Ersatz der Auslagen (§ 649 Absatz 1 in Verbindung mit § 645 Absatz 1 BGB). Eine feste Prozentgrenze für "wesentlich" nennt das Gesetz nicht. In der Rechtsprechung werden häufig 15 bis 20 Prozent genannt, maßgeblich ist aber der Einzelfall. Wer die Anzeige versäumt, riskiert Schadensersatzansprüche des Kunden.

Darf ein Kostenvoranschlag etwas kosten?

Nach § 632 Absatz 3 BGB ist ein Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten. Wer für einen aufwendigen Voranschlag, etwa mit Fehlersuche oder Aufmaß, Geld verlangen will, muss das vorher ausdrücklich mit dem Kunden vereinbaren. Die Vorlage hat dafür das Ankreuzfeld "Erstellung kostenpflichtig wie vorher vereinbart" mit Betrag und Hinweis auf die Verrechnung bei Auftragserteilung.

Pflichtangaben und Inhalte

Für den Kostenvoranschlag schreibt das Gesetz keine Liste vor. Die folgenden Inhalte vermeiden Streit und erleichtern später die Rechnung.

Feld der Vorlage	Anforderung	Grundlage
Unternehmer und Kunde	Eindeutige Vertragsparteien	Allgemeines Vertragsrecht
Kostenvoranschlag Nr., Datum, Gültig bis	Zuordnung und zeitliche Grenze der Kalkulation	Üblich, entspricht der Annahmefrist nach § 148 BGB beim verbindlichen Voranschlag
Gegenstand und Ort der Arbeiten	Genaue Beschreibung des Werks	Grundlage des Werkvertrags nach § 631 BGB
Positionen mit Menge, Einzelpreis, Steuersatz	Nachvollziehbare Kalkulation	Grundlage für die spätere Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG
Gesamtbetrag brutto	Bei Privatkunden Preis einschließlich Umsatzsteuer	Preisangabenverordnung
Verbindlich oder unverbindlich	Gewähr für die Richtigkeit oder nicht	§ 649 BGB
Kostenfrei oder kostenpflichtig	Vergütung nur bei Vereinbarung	§ 632 Abs. 3 BGB
Auftragserteilung	Unterschrift des Kunden als Annahme	Vertragsschluss

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Tragen Sie Ihr Unternehmen und den Kunden ein, vergeben Sie eine Nummer und setzen Sie ein Gültigkeitsdatum, zum Beispiel vier Wochen.
2. Beschreiben Sie Gegenstand und Ort so genau, dass ein Dritter versteht, was gemacht wird: Gerät mit Typ, Raum mit Fläche, Veranstaltung mit Personenzahl.
3. Erfassen Sie Arbeitsstunden und Material getrennt, jeweils mit Menge, Einzelpreis netto und Steuersatz. Die Excel-Datei berechnet Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag.
4. Entscheiden Sie: unverbindlich oder verbindlich. Kreuzen Sie außerdem an, ob die Erstellung kostenfrei ist.
5. Nennen Sie Ausführungszeitraum und Zahlungsbedingungen, etwa eine Anzahlung oder Abschläge.
6. Lassen Sie den Kunden bei Auftrag unterschreiben. Bei längeren Arbeiten rechnen Sie Teilleistungen mit der Abschlagsrechnung ab, Stunden dokumentieren Sie im Leistungsnachweis.

Häufige Fehler

• Kein Hinweis, ob verbindlich oder unverbindlich. Im Zweifel geht das Gesetz von einem unverbindlichen Voranschlag aus.
• Überschreitung erst mit der Rechnung mitgeteilt. Die Anzeige muss unverzüglich kommen, sobald die Überschreitung absehbar ist.
• Kosten für den Voranschlag nachträglich berechnet, ohne vorherige Vereinbarung.
• Nur Nettopreise an Privatkunden. Verbraucher erwarten den Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer.
• Leistung zu vage beschrieben ("Reparatur Heizung"). Dann ist später strittig, was im Preis enthalten war.

Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?

Nur, wenn das ausdrücklich vereinbart ist. Ohne diese Zusage ist er eine Schätzung, an die der Unternehmer nicht fest gebunden ist; bei einer wesentlichen Überschreitung muss er den Kunden aber unverzüglich informieren (§ 649 Absatz 2 BGB).

Wie viel darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden?

Das Gesetz nennt keine feste Grenze. Kleinere Abweichungen sind bei einem unverbindlichen Voranschlag üblich. Häufig genannt werden 15 bis 20 Prozent als Schwelle für eine wesentliche Überschreitung, maßgeblich ist der Einzelfall. Ab dieser Schwelle muss der Unternehmer den Kunden informieren.

Muss ich für einen Kostenvoranschlag bezahlen?

Nur, wenn das vorher vereinbart wurde. Nach § 632 Absatz 3 BGB ist ein Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten. Viele Betriebe verrechnen eine vereinbarte Gebühr mit der Rechnung, wenn der Auftrag erteilt wird.

Kann ich mit einem Kostenvoranschlag die Vorsteuer abziehen?

Nein. Der Kostenvoranschlag ist keine Rechnung und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Dafür brauchen Sie die Rechnung mit allen Angaben nach § 14 Absatz 4 UStG, die der Unternehmer nach der Leistung ausstellt.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Eingehende Kostenvoranschläge und die späteren Rechnungen Ihrer Handwerker senden Sie per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia erkennt Beträge, Steuersätze und Aussteller, legt die Belege unverändert im Archiv ab und übergibt die Rechnung mit einem Buchungsvorschlag an Ihren Steuerberater, der Prüfung und Buchung übernimmt.