Welche Belege braucht der Steuerberater jeden Monat? Checkliste 2026 für kleine Betriebe

Jeden Monat dieselbe Frage: Was muss in den Ordner, in die App oder in die E-Mail an die Kanzlei, damit die Buchhaltung ohne Rückfragen durchläuft? Für einen Imbiss, eine Pension oder einen Handwerksbetrieb mit drei Leuten ist die Liste überschaubar, aber sie muss vollständig sein. Dieser Beitrag nennt die Belegarten, die Frist dahinter, die Formate und das, was die Kanzlei nicht haben will, mit einer Checkliste zum Abhaken.

Warum der 10. des Folgemonats zählt

Die monatliche Belegabgabe hängt an der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Nach § 18 Abs. 1 UStG ist die Voranmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch zu übermitteln, und am selben Tag wird die Vorauszahlung fällig. Voranmeldungszeitraum ist nach § 18 Abs. 2 UStG grundsätzlich das Kalendervierteljahr; betrug die Umsatzsteuer des Vorjahres mehr als 9.000 Euro, ist es der Kalendermonat. Lag sie bei nicht mehr als 2.000 Euro, kann das Finanzamt von Voranmeldungen befreien.

Für die meisten Betriebe mit laufendem Umsatz heißt das: Die Kanzlei muss die Belege für den Januar so früh im Februar haben, dass sie bis zum 10. Februar buchen und melden kann. Viele Kanzleien haben eine Dauerfristverlängerung beantragt, die die Frist um einen Monat verschiebt; fragen Sie nach, ob das bei Ihnen gilt. Unabhängig davon gilt die Faustregel: Alles, was im Monat passiert ist, geht in der ersten Woche des Folgemonats raus. Wer bis zum 5. abgibt, lässt der Kanzlei Zeit für Rückfragen.

Die Checkliste: Belege nach Kategorie

Drucken Sie die Tabelle aus oder speichern Sie sie, und haken Sie jeden Monat ab. Die Spalte "Format" nennt, was die Kanzlei üblicherweise annimmt; die Spalte "Worauf es ankommt" nennt den Punkt, an dem die meisten Rückfragen entstehen.

Erledigt	Kategorie	Was genau	Format	Worauf es ankommt
[ ]	Eingangsrechnungen	Alle Rechnungen von Lieferanten, Handwerkern, Dienstleistern, Software-Abos, Telefon, Strom, Miete	PDF, E-Rechnung (XML), Papier	Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vollständig, alle Seiten, Rechnungsnummer sichtbar
[ ]	Kassenbons und Quittungen	Bareinkäufe: Großmarkt, Tankstelle, Baumarkt, Porto, Kleinmaterial	Foto oder Scan, Original aufbewahren	Bis 250 Euro reicht die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV; darüber braucht der Bon Ihren Namen und Ihre Anschrift
[ ]	Kassenbuch und Z-Bons	Tagesabschlüsse der Kasse, Kassenbuch mit Anfangs- und Endbestand, Entnahmen und Einlagen	Z-Bon-Ausdruck oder TSE-Export, Kassenbuch als Tabelle oder PDF	Kasseneinnahmen und -ausgaben sind nach § 146 Abs. 1 AO täglich festzuhalten; keine Lücken, kein negativer Kassenbestand
[ ]	Ausgangsrechnungen	Alle Rechnungen, die Sie selbst gestellt haben, auch stornierte und Gutschriften	PDF, E-Rechnung, Kopie des Papierbelegs	Lückenlose Nummernfolge; die Kanzlei fragt nach jeder fehlenden Nummer
[ ]	Kontoauszüge	Alle Geschäftskonten, auch Tagesgeld und Kreditkartenkonto	PDF aus dem Onlinebanking oder elektronischer Kontoumsatz	Jeder Umsatz braucht einen Beleg; der Auszug allein ist kein Beleg
[ ]	Lohn	Stundenzettel, neue Mitarbeiter mit Personalfragebogen, Krankmeldungen, Urlaub, Austritte, Minijob-Änderungen	Papier oder PDF, meist bis zum Monatsende für die Abrechnung	Alles, was den Lohn des laufenden Monats verändert, vor der Abrechnung melden
[ ]	Bewirtung	Bewirtungsbelege mit Bewirtungsnachweis	Bon plus ausgefüllter Nachweis, Papier oder PDF	Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe schriftlich; abziehbar sind 70 Prozent
[ ]	Reisekosten	Bahn- und Flugtickets, Hotelrechnungen, Tankbelege bei Dienstreisen, Reisekostenabrechnung mit Zweck, Ziel, Dauer	PDF oder Foto, Abrechnung als Tabelle	Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG: 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für An- und Abreisetag oder mehr als 8 Stunden
[ ]	Verträge und einmalige Vorgänge	Neue Miet-, Leasing-, Kredit- und Versicherungsverträge, Kauf von Anlagegütern, Darlehensverträge	PDF oder Kopie, einmalig bei Abschluss	Nur beim ersten Mal und bei Änderungen; die Kanzlei braucht den Vertrag für Abschreibung und Abgrenzung
[ ]	PayPal, Karten- und Lieferdienstabrechnungen	Monatsabrechnungen von PayPal, Kartenterminal, Lieferando, Booking, Stripe	PDF-Abrechnung oder CSV-Export	Gebühren und Auszahlungen müssen zu den Umsätzen passen; ohne Abrechnung bleibt die Differenz offen
[ ]	Lieferscheine	Nicht erforderlich, wenn die Rechnung alle Angaben enthält	Entfällt	Lieferscheine nur aufheben, wenn sie Buchungsbeleg sind; Details im Lexikon unter Aufbewahrungsfrist

Zwei Punkte aus der Tabelle verdienen einen zweiten Blick. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brauchen nach § 33 UStDV nur Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz; ein Bon des Großmarkts über 300 Euro braucht dagegen Ihren Firmennamen. Und bei Bewirtung und Reisekosten reicht der Beleg allein nicht, hier braucht die Kanzlei zusätzlich Ihre Angaben; dort entstehen die meisten Nachfragen.

Was die Kanzlei nicht will

Jeder Beleg, den die Kanzlei aussortieren muss, kostet Zeit und damit Honorar. Vier Dinge sollten gar nicht erst mitgeschickt werden:

Duplikate. Dieselbe Rechnung als PDF aus der E-Mail, als Foto des Ausdrucks und als Anhang der Mahnung. Jede Kopie muss jemand erkennen und löschen. Schicken Sie jeden Beleg genau einmal, auf einem Weg.

Unleserliches. Verblasste Thermobons, abgeschnittene Fotos, Schatten über dem Betrag. Fotografieren Sie Bons am Tag des Einkaufs, flach, mit allen Rändern.

Privates. Wocheneinkauf, Kinokarte, private Handyrechnung. Grenzfälle (gemischt genutztes Auto, Arbeitszimmer) klären Sie einmal und markieren sie dann einheitlich.

Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen ohne Rechnung. Sie sind keine Buchungsbelege. Eine Mahnung ist nur interessant, wenn die Rechnung fehlt oder Mahngebühren berechnet wurden.

Formate: Papier, PDF, E-Rechnung

Die Kanzlei nimmt in der Regel drei Formate an:

• Papier bleibt zulässig, vollständig und geordnet. Wer Papier fotografiert, darf die Bilder nach § 147 Abs. 2 AO als Wiedergabe auf einem Datenträger aufbewahren, wenn sie mit dem Original bildlich übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können.
• PDF ist der Normalfall für Eingangsrechnungen per E-Mail. Leiten Sie die Originaldatei weiter, keinen eingescannten Ausdruck.
• E-Rechnung als XML (XRechnung oder ZUGFeRD) muss als Datei weitergegeben werden. Der Datensatz ist nach § 14 Abs. 1 UStG die Rechnung; ein Screenshot ersetzt ihn nicht. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

Rechnungen sind nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO ebenfalls. Die Übergabe an die Kanzlei entbindet den Betrieb nicht von der Aufbewahrung.

Besonderheiten für Gastronomie und Hotel

Gastronomie und Beherbergung haben zwei Belegarten, die anderen Betrieben fehlen, und beide sind prüfungsrelevant.

Kasse. Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, braucht nach § 146a Abs. 1 AO eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und muss nach § 146a Abs. 2 AO jedem Gast einen Beleg anbieten. Für die Kanzlei zählen monatlich die Z-Bons oder der TSE-Export, dazu das Kassenbuch mit Anfangs- und Endbestand, Privatentnahmen, Einlagen und Trinkgeldern; eine Vorlage für das Kassenbuch hilft dabei. Ohne elektronische Kasse wird das Kassenbuch täglich von Hand geführt.

Geteilte Steuersätze. Speisen zum Mitnehmen, Speisen im Haus und Getränke haben unterschiedliche Umsatzsteuersätze. Die Kanzlei braucht den Z-Bon mit Aufteilung nach Steuersatz, nicht nur die Tagessumme.

Bewirtung durch den Wirt. Lädt der Inhaber einen Lieferanten ein, gilt derselbe Nachweis wie überall: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass, Höhe. Die Vorlage für den Bewirtungsbeleg deckt die Angaben ab.

Hotel: Kurtaxe, Frühstück, Provisionen. Übernachtung und Frühstück werden getrennt behandelt, Buchungsportale rechnen Provisionen ab, Kurtaxe wird durchgereicht. Die Kanzlei braucht die Portalabrechnungen und die Aufteilung aus dem Hotelsystem.

Wie die Belege zur Kanzlei kommen

Vollständigkeit ist wichtiger als der Kanal. Trotzdem erzeugen die Wege unterschiedlich viele Rückfragen:

• Pendelordner: Papier sammeln, einmal im Monat zur Kanzlei. Keine Technik, aber keine Prüfung vor dem Buchen. Was fehlt, fällt Wochen später auf.
• DATEV Unternehmen online: Upload im Browser, per App oder Upload Mail, wenn die Kanzlei damit arbeitet. Belege liegen sofort im gemeinsamen Bestand, Duplikate werden beim Hochladen nicht erkannt. Schritt für Schritt im Beitrag DATEV Unternehmen online: Belege hochladen.
• E-Mail an die Kanzlei: schnell, aber ohne Struktur; die Kanzlei sortiert Einzelmails.
• WhatsApp oder E-Mail an Kontevia: Foto oder Weiterleitung, Prüfung auf Duplikate und Pflichtangaben, Übergabe an DATEV oder als Export an die Kanzlei.

Den Vergleich nach Aufwand, Vollständigkeit und Kosten finden Sie im Beitrag Pendelordner Alternative.

Bis wann muss ich die Belege beim Steuerberater abgeben?

Rechtlich gibt es keine Frist für die Abgabe an die Kanzlei, aber eine für die Umsatzsteuer-Voranmeldung: bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums nach § 18 Abs. 1 UStG. Die Kanzlei legt deshalb meist einen eigenen Stichtag fest, oft der 5. des Folgemonats. Mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat, der Rhythmus bleibt derselbe.

Reicht der Kontoauszug als Beleg?

Nein. Der Kontoauszug zeigt die Zahlung, nicht die Leistung und nicht die Umsatzsteuer. Für den Vorsteuerabzug braucht die Kanzlei die Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt die Rechnung dauerhaft, bucht die Kanzlei die Ausgabe ohne Vorsteuer, und bei einer Prüfung kann der Betriebsausgabenabzug in Frage gestellt werden.

Was mache ich, wenn ein Beleg fehlt?

Zuerst beim Lieferanten eine Rechnungskopie anfordern; die meisten verschicken sie als PDF innerhalb eines Tages. Nur wenn das unmöglich ist (Parkautomat, Trinkgeld, verlorener Bon), kommt ein Eigenbeleg in Frage, mit Datum, Betrag, Zweck und Empfänger. Ein Eigenbeleg ersetzt den Vorsteuerabzug nicht und sollte die Ausnahme bleiben.

Muss ich Belege unter 250 Euro überhaupt sammeln?

Ja. Die 250-Euro-Grenze in § 33 UStDV senkt nur die Anforderungen an den Inhalt der Rechnung, nicht die Pflicht, sie aufzubewahren. Ein Tankbeleg über 60 Euro ohne Ihren Firmennamen ist als Kleinbetragsrechnung in Ordnung und gehört trotzdem in die monatliche Abgabe.

Welche Unterlagen braucht die Kanzlei für den Lohn?

Alles, was die Abrechnung des Monats verändert: Stundenzettel bei Stundenlohn, Krankmeldungen, Urlaub, Ein- und Austritte mit Personalfragebogen, Änderungen bei Minijobs, Sonderzahlungen. Diese Unterlagen braucht die Kanzlei meist vor dem Monatsende, nicht erst mit den Belegen, weil die Abrechnung vorher fertig sein muss.

Was passiert, wenn ich Belege zu spät abgebe?

Die Kanzlei meldet die Umsatzsteuer dann auf Basis der vorhandenen Belege. Nachgereichte Eingangsrechnungen kommen in den Folgemonat; nachgereichte Ausgangsrechnungen können eine berichtigte Voranmeldung nötig machen. Beides kostet Honorar, und bei verspäteter Abgabe der Voranmeldung droht ein Verspätungszuschlag vom Finanzamt.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie schicken Belege per WhatsApp, E-Mail oder Upload, sobald sie anfallen, statt sie bis zum Monatsende zu sammeln. Kontevia liest Beträge, Umsatzsteuer, Lieferant und Positionen aus, erkennt Duplikate, prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG und fragt bei unleserlichen oder unvollständigen Belegen sofort nach. Für Bewirtung und Reisekosten fragt Kontevia die fehlenden Angaben ab, damit der Nachweis mit dem Beleg zusammen bei der Kanzlei liegt. Die vorbereiteten Belege gehen an DATEV Unternehmen online oder monatlich als Export im DATEV-Format mit allen Belegbildern an die Kanzlei. Ihr Steuerberater prüft und bucht. Das Archiv liegt acht Jahre bei Kontevia und lässt sich jederzeit exportieren.

Quellen

• § 18 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18.html
• § 14 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• § 33 UStDV: https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html
• § 4 EStG (Abs. 5 Satz 1 Nr. 2, Abs. 7): https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__4.html
• § 9 EStG (Abs. 4a): https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html
• § 146 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html
• § 146a AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html
• § 147 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html

Stand der Angaben: 11. Oktober 2026. DATEV und DATEV Unternehmen online sind Marken der DATEV eG, Nürnberg. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen.