Leistungsnachweis Vorlage 2026: PDF, Word und Excel kostenlos

Der Leistungsnachweis dokumentiert, wann wer welche Arbeit für einen Auftraggeber erbracht hat, und dient als Anlage zur Rechnung. Das PDF und die Word-Datei enthalten Auftragnehmer und Auftraggeber, Auftrag oder Projekt, Nachweisnummer und Zeitraum, eine Tabelle mit 14 Zeilen für Datum, Beginn, Ende, Pause, Stunden, Tätigkeit und ausführende Person, die Summen für Stunden, Stundensatz und Betrag, eine zweite Tabelle für Material, Fahrtkosten und Sonstiges, ein Feld für die zugehörige Rechnungsnummer sowie Unterschriften von Auftragnehmer und Auftraggeber. Die Excel-Datei hat 25 Zeilen und rechnet: Aus Beginn, Ende und Pause ergeben sich die Stunden je Einsatz, auch über Mitternacht. Mit dem Stundensatz entsteht der Betrag für die Arbeitszeit, Material wird als Menge mal Einzelpreis addiert.

Typische Einsätze: Handwerksbetriebe mit Stundenlohnarbeiten, Reinigungsfirmen, Hausmeisterdienste, IT-Dienstleister, Pflege- und Betreuungsdienste, Aushilfen im Veranstaltungsservice.

Wozu ein Leistungsnachweis dient

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Leistungsnachweis als eigenes Dokument nicht. Er löst aber drei praktische Aufgaben.

Er ergänzt die Rechnung. Eine Rechnung muss Umfang und Art der sonstigen Leistung angeben (§ 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 5 UStG). Bei abgerechneten Stunden reicht "Arbeiten laut Auftrag" dafür kaum aus. Eine Rechnung kann aber aus mehreren Dokumenten bestehen, wenn eines davon Entgelt und Steuerbetrag zusammengefasst angibt und die übrigen Dokumente bezeichnet (§ 31 Absatz 1 UStDV). Schreiben Sie deshalb in die Rechnung "Leistungen laut Leistungsnachweis Nr. 2026-031 vom 30.11.2026", dann gehört der Nachweis zur Leistungsbeschreibung.

Er sichert den Vergütungsanspruch. Bei Stundenlohnvereinbarungen muss der Auftragnehmer im Streit belegen, wie viele Stunden angefallen sind. Ein vom Auftraggeber gegengezeichneter Nachweis ist dafür der beste Beleg. Bei Bauverträgen nach VOB/B sieht § 15 Absatz 3 VOB/B ausdrücklich vor, dass Stundenlohnzettel je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich eingereicht werden.

Er stützt Abschlagsrechnungen. Wer beim Werkvertrag eine Abschlagszahlung verlangt, muss die erbrachten Leistungen durch eine Aufstellung nachweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht (§ 632a Absatz 1 Satz 5 BGB).

Leistungsnachweis oder Stundenzettel

Der Stundenzettel ist eine interne Arbeitszeitaufzeichnung für Beschäftigte, etwa für die Lohnabrechnung und die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz. Der Leistungsnachweis richtet sich an den Kunden: Er zeigt, was für diesen Auftrag geleistet wurde, und wird vom Auftraggeber bestätigt. Beide können dieselben Zeiten enthalten, erfüllen aber verschiedene Zwecke.

Beispiel: Stunden und Betrag

Datum	Beginn	Ende	Pause	Stunden	Tätigkeit
24.11.2026	08:00	16:30	30 Min.	8,00	Leitungen verlegt, Küche Erdgeschoss
25.11.2026	07:30	11:45	15 Min.	4,00	Anschlüsse gesetzt, Prüfung

Summe 12,00 Stunden, bei einem Stundensatz von 60 Euro netto ergibt das 720,00 Euro netto für die Arbeitszeit. Material, etwa 25 Meter Kabel zu 1,80 Euro, kommt mit 45,00 Euro hinzu. Die Umsatzsteuer weisen Sie erst in der Rechnung aus.

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage	Anforderung	Grundlage
Auftragnehmer und Auftraggeber	Eindeutige Zuordnung zum Auftrag	Beweisfunktion
Auftrag oder Projekt, Nachweis-Nr.	Bezug, damit die Rechnung den Nachweis bezeichnen kann	§ 31 Absatz 1 UStDV
Zeitraum	Leistungszeitraum, wird in der Rechnung übernommen	§ 14 Absatz 4 Satz 1 Nr. 6 UStG
Datum, Beginn, Ende, Pause, Stunden	Nachvollziehbare Zeiten je Einsatz	§ 632 BGB, Stundenlohnvereinbarung
Tätigkeit, ausgeführt von	Umfang und Art der Leistung	§ 14 Absatz 4 Satz 1 Nr. 5 UStG
Stundensatz, Betrag netto	Grundlage für das Entgelt in der Rechnung	Vereinbarung der Parteien
Material, Fahrtkosten, Sonstiges	Gesondert vereinbarte Positionen	Vereinbarung der Parteien
Rechnungsnummer	Verknüpfung mit der Rechnung	§ 31 Absatz 1 UStDV
Unterschriften	Bestätigung durch den Auftraggeber	Beweisfunktion, § 15 Absatz 3 VOB/B

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Kopf ausfüllen: Auftragnehmer, Auftraggeber mit Ansprechpartner, Auftrag oder Projekt, laufende Nachweisnummer, Zeitraum.
2. Jeden Einsatz am selben Tag eintragen: Datum, Beginn, Ende, Pause, Tätigkeit, Person. In Excel werden die Stunden berechnet.
3. Tätigkeiten konkret beschreiben, mit Ort oder Raum, wenn mehrere Baustellen oder Objekte betreut werden.
4. Material und Fahrtkosten in der zweiten Tabelle mit Menge, Einheit und Preis erfassen.
5. Am Ende des Zeitraums Summen bilden und den Nachweis vom Auftraggeber unterschreiben lassen.
6. In der Rechnung auf den Nachweis verweisen und ihn als Anlage beifügen.

Häufige Fehler

• Nur Stundensumme ohne Tagesangaben. Der Auftraggeber kann die Zeiten nicht prüfen.
• Tätigkeit "diverse Arbeiten". Das genügt weder als Leistungsbeschreibung noch als Beleg.
• Nachweis wird erst Wochen später erstellt und dann nicht mehr gegengezeichnet.
• Rechnung verweist nicht auf den Nachweis. Dann ist er nicht Teil der Leistungsbeschreibung.
• Pausen nicht abgezogen, obwohl sie nicht vergütet werden.
• Umsatzsteuer bereits im Nachweis berechnet und in der Rechnung erneut.

Ist ein Leistungsnachweis gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, eine allgemeine Pflicht gibt es nicht. Er wird aber oft vertraglich vereinbart, bei Bauverträgen nach VOB/B in Form von Stundenlohnzetteln, und er erleichtert den Nachweis der abgerechneten Stunden. Bei Abschlagszahlungen nach § 632a BGB ist eine prüfbare Aufstellung der erbrachten Leistungen Voraussetzung.

Ersetzt der Leistungsnachweis die Rechnung?

Nein. Der Leistungsnachweis enthält weder Rechnungsnummer noch Umsatzsteuer und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Er kann aber Teil der Rechnung werden, wenn die Rechnung ihn eindeutig bezeichnet (§ 31 Absatz 1 UStDV). Die Rechnung selbst stellen Sie mit der Rechnung Vorlage aus.

Muss der Auftraggeber den Leistungsnachweis unterschreiben?

Eine Pflicht zur Unterschrift gibt es nur, wenn sie vereinbart ist. Die Unterschrift ist trotzdem sinnvoll: Mit ihr bestätigt der Auftraggeber die Zeiten und Tätigkeiten, und spätere Einwände gegen die Stundenzahl werden schwerer. Lassen Sie den Nachweis möglichst zeitnah gegenzeichnen.

Wie lange muss ich Leistungsnachweise aufbewahren?

Als Anlage zur Rechnung gehört der Leistungsnachweis zu den Buchungsbelegen und ist acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Absatz 1 Nummer 4 und Absatz 3 AO). Bewahren Sie ihn zusammen mit der Rechnung auf, die auf ihn verweist.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie fotografieren den unterschriebenen Leistungsnachweis oder laden die Datei hoch. Kontevia legt ihn unverändert im Archiv ab und ordnet ihn der zugehörigen Ausgangsrechnung zu, damit beide Dokumente gemeinsam auffindbar sind. Ihr Steuerberater erhält Rechnung und Anlage zusammen; die Buchung übernimmt Ihre Kanzlei.