Steuerberater kündigen und wechseln: Fristen, Unterlagen, DATEV-Daten

Die Kanzlei antwortet nicht mehr, die Voranmeldungen kommen knapp, oder das Honorar passt nicht mehr zum Betrieb: Es gibt viele Gründe, den Steuerberater zu wechseln. Viele Gastronomen und Hoteliers schieben den Schritt trotzdem auf, weil sie fürchten, dass Daten verloren gehen oder Fristen platzen. Mit einem klaren Ablauf ist der Wechsel gut zu schaffen.

Kurz gesagt: Ein Steuerberatervertrag kann in der Regel jederzeit nach § 627 BGB gekündigt werden. Der alte Berater muss Ihre Unterlagen herausgeben, darf sie aber bei offenen Rechnungen zurückhalten (§ 66 StBerG). Der beste Zeitpunkt ist meist der Jahreswechsel, wenn klar geregelt ist, wer den Jahresabschluss und die Erklärungen für das alte Jahr macht.

Darf ich meinen Steuerberater jederzeit kündigen?

In den meisten Fällen ja. Steuerberater leisten nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs regelmäßig Dienste höherer Art, die auf besonderem Vertrauen beruhen. Für solche Dienstverträge erlaubt § 627 Absatz 1 BGB die Kündigung ohne wichtigen Grund und ohne Frist. Der BGH hat mit Urteil vom 11. Februar 2010 (IX ZR 114/09) entschieden, dass ein einheitlicher Steuerberatervertrag auch dann nach § 627 BGB gekündigt werden kann, wenn für einen Teil der Tätigkeit dauerhaft feste Bezüge vereinbart sind.

Prüfen Sie trotzdem Ihren Vertrag. Manche Kanzleien vereinbaren Kündigungsfristen. Ob eine solche Klausel wirksam ist, hängt nach Praxisberichten unter anderem davon ab, ob sie einzeln ausgehandelt oder als vorformulierte Bedingung gestellt wurde. Bei Zweifeln lohnt eine kurze rechtliche Prüfung, bevor Sie sich auf eine fristlose Kündigung verlassen.

Die Einschränkung in § 627 Absatz 2 BGB betrifft übrigens den Berater: Er darf nicht zur Unzeit kündigen, also nicht so, dass Sie keinen Ersatz finden können, es sei denn, es liegt ein wichtiger Grund vor.

Was kostet die Kündigung?

Nach § 628 Absatz 1 BGB kann der Berater nach einer Kündigung den Teil der Vergütung verlangen, der seinen bisherigen Leistungen entspricht. Haben Sie eine Jahrespauschale vereinbart, zahlen Sie also grundsätzlich für das, was bis zur Kündigung erledigt wurde. Für bereits begonnene Arbeiten wie einen halb fertigen Jahresabschluss kann eine Teilvergütung anfallen. Welche Gebühren grundsätzlich gelten, erklärt der Beitrag Steuerberater Kosten 2026.

Ihre Unterlagen: was der alte Berater herausgeben muss

§ 66 StBerG regelt die Handakten. Der Steuerberater muss Unterlagen, die er von Ihnen oder für Sie erhalten hat, auf Verlangen herausgeben. Dazu gehören Ihre Belege, Verträge und Bescheide. Eigene Arbeitspapiere und den Briefwechsel mit Ihnen muss er nicht herausgeben.

Wichtig ist das Zurückbehaltungsrecht nach § 66 Absatz 3 StBerG: Solange Gebühren und Auslagen offen sind, darf der Berater die Herausgabe verweigern. Das gilt nicht, soweit die Zurückhaltung unangemessen wäre. Begleichen Sie offene Rechnungen deshalb vor dem Wechsel oder klären Sie strittige Beträge früh.

Holen Sie die Unterlagen nicht ab, endet die Aufbewahrungspflicht der Kanzlei sechs Monate nach einer entsprechenden Aufforderung. Ihre eigene Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO bleibt davon unberührt: Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre, Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre. Den Überblick gibt das Lexikon zur Aufbewahrungsfrist.

DATEV-Daten mitnehmen

Die meisten Kanzleien arbeiten mit DATEV. Für Sie zählen drei Punkte:

1. Buchführungsdaten: Lassen Sie sich die Buchungen, Stammdaten und Salden der laufenden und der abgeschlossenen Jahre übergeben. Arbeitet auch die neue Kanzlei mit DATEV, genügt meist ein Austausch zwischen den Kanzleien, sonst ein Export in einem Format, das die neue Software einlesen kann.
2. DATEV Unternehmen online: Wenn Sie Belege bisher dort hochladen, muss Ihr Mandantenzugang an die Beraternummer der neuen Kanzlei übertragen werden. Das organisieren die Kanzleien mit DATEV, Sie unterschreiben die dazu nötige Erklärung.
3. Digitales Belegarchiv: Liegen Ihre Belege nur digital vor, etwa nach ersetzendem Scannen, müssen Sie sie auch nach dem Wechsel für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar vorhalten. Klären Sie schriftlich, wo das Archiv künftig liegt, wer die Kosten trägt und wie die neue Kanzlei darauf zugreift. Hintergrund im Lexikon zum ersetzenden Scannen.

Wie das Hochladen bei DATEV funktioniert, zeigt der Beitrag DATEV Unternehmen online: Belege hochladen.

Der richtige Zeitpunkt

Zeitpunkt	Vorteil	Worauf achten
Zum Jahreswechsel	Saubere Trennung: alter Berater macht 2026 fertig, neuer startet mit Januar 2027	Vereinbaren, wer Jahresabschluss und Erklärungen 2026 erstellt
Nach Abgabe der Jahreserklärungen	Keine laufenden Arbeiten am alten Jahr	Laufende Voranmeldungen ab dem Wechselmonat übergeben
Mitten im Jahr	Schnelle Lösung bei akuten Problemen	Saldenvorträge und offene Posten genau abstimmen

Für die Fristen spielt der Wechsel eine Rolle: Die verlängerte Frist nach § 149 Absatz 3 AO gilt nur, wenn ein Steuerberater die Erklärung anfertigt. Für 2025 endet sie am 1. März 2027. Wer kündigt und die Erklärung danach selbst machen will, muss mit der kürzeren Frist rechnen, die für 2025 bereits am 31. Juli 2026 abgelaufen ist. Details im Beitrag Steuererklärung 2025: Fristen mit Steuerberater.

Schritt für Schritt: Ablauf eines Wechsels

1. Neue Kanzlei finden und Angebot einholen, bevor Sie kündigen. Fragen Sie nach Erfahrung mit Gastronomie oder Hotellerie, nach Kassenführung und nach dem gewünschten Belegweg.
2. Übergabestichtag festlegen, etwa den 31. Dezember 2026, und schriftlich festhalten, welche Arbeiten der alte Berater noch erledigt.
3. Kündigung in Textform an den alten Berater mit Bitte um Herausgabe der Unterlagen und Übergabe der Daten an die neue Kanzlei.
4. Offene Rechnungen begleichen, damit kein Zurückbehaltungsrecht greift.
5. Vollmachten anpassen: Die neue Kanzlei braucht eine Vollmacht gegenüber dem Finanzamt, die alte sollte widerrufen werden.
6. Laufende Fristen übergeben: nächste Voranmeldung, Dauerfristverlängerung, Lohnabrechnung, offene Einsprüche.
7. Belegweg neu aufsetzen, damit ab dem ersten Monat alles vollständig ankommt. Eine Liste dazu bietet die Checkliste für den Steuerberater.

Beispiel: Restaurant mit Lohnbuchhaltung

Ein Restaurant mit zwölf Beschäftigten zahlt eine Monatspauschale von 690 Euro netto für Buchführung und Lohn. Der Inhaber kündigt am 15. Oktober 2026 zum 31. Dezember 2026. Der alte Berater erstellt noch die Voranmeldungen bis November und die Lohnabrechnungen bis Dezember. Die Dezember-Voranmeldung mit Dauerfristverlängerung, fällig am 10. Februar 2027, sowie Abschluss und Erklärungen 2026 übernimmt nach schriftlicher Vereinbarung die neue Kanzlei. Diese bekommt dafür bis Mitte Januar die Salden zum 31. Dezember und die Lohnkonten.

Beispiel: Hotel garni mit Wechsel mitten im Jahr

Ein Hotel garni hat seit Monaten keine Antwort von der Kanzlei, zwei Voranmeldungen gingen zu spät raus. Der Inhaber kündigt fristlos, sichert sich vorher die neue Kanzlei und zahlt die offene Rechnung über 1.140 Euro, damit die Unterlagen sofort herausgegeben werden. Wie teuer verspätete Abgaben werden können, zeigt der Beitrag Verspätungszuschlag und Säumniszuschlag.

Häufige Fragen

Muss ich beim Steuerberater eine Kündigungsfrist einhalten?

Nach § 627 BGB ist die Kündigung eines Steuerberatervertrags in der Regel jederzeit ohne Frist möglich, weil Steuerberater Dienste höherer Art leisten. Ob eine im Vertrag vereinbarte Frist wirksam ist, hängt von der Ausgestaltung ab. Lesen Sie den Vertrag vor der Kündigung.

Darf der alte Steuerberater meine Unterlagen zurückhalten?

Ja, aber nur solange seine Gebühren und Auslagen nicht bezahlt sind und nur, soweit das nicht unangemessen ist (§ 66 Absatz 3 StBerG). Eigene Arbeitspapiere der Kanzlei gehören ohnehin nicht zu den Unterlagen, die herausgegeben werden müssen.

Wann ist der beste Zeitpunkt, den Steuerberater zu wechseln?

Am einfachsten ist der Wechsel zum Jahreswechsel, weil dann ein Wirtschaftsjahr komplett bei einem Berater bleibt. Wichtig ist eine schriftliche Absprache, wer Jahresabschluss und Steuererklärungen für das alte Jahr erstellt.

Verliere ich beim Wechsel die längere Abgabefrist?

Nein, solange die Erklärung von einem Steuerberater angefertigt wird. Die Frist nach § 149 Absatz 3 AO hängt nicht an einer bestimmten Kanzlei. Der neue Berater sollte aber früh Bescheid wissen, damit das Finanzamt keine Vorabanforderung mit kurzer Frist schickt, die dann niemand im Blick hat.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. Kontevia ersetzt keinen Steuerberater und berät nicht steuerlich, kann einen Wechsel aber leichter machen: Ihre Belege kommen per WhatsApp oder E-Mail bei Kontevia an, werden ausgelesen, auf Duplikate und Pflichtangaben geprüft und mit Buchungsvorschlag nach SKR03 oder SKR04 an die Kanzlei übergeben, die Sie gerade beauftragen. Der Belegweg bleibt für Sie und Ihr Team derselbe, egal welche Kanzlei bucht. Mehr für Kanzleien unter Kontevia für Steuerkanzleien, Tarife unter Preise.

Quellen

• § 627 BGB: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__627.html
• § 628 BGB: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__628.html
• § 66 StBerG Handakten: https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/__66.html
• BGH, Urteil vom 11.02.2010, IX ZR 114/09: https://juris.bundesgerichtshof.de/cgi-bin/rechtsprechung/document.py?Gericht=bgh&Art=en&az=IX%20ZR%20114/09
• IWW: Steuerberater leisten regelmäßig Dienste höherer Art: https://www.iww.de/kp/berufsrecht/vertragsrecht-steuerberater-leisten-regelmaessig-dienste-hoeherer-art-f121573
• § 149 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__149.html
• § 147 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.