Dienstplan Vorlage 2026: Excel, Word und PDF für Schichtplan und Gastronomie

Dienstplan Vorlage 2026 als Excel, Word und PDF: Wochenplan mit Schichten und Pausen, Stunden automatisch, Hinweise nach Arbeitszeitgesetz, Schichtplan für Gastronomie und Hotel.

Aktualisiert am

Von Lukáš Tobolák. Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Kurz gesagt

Die Vorlage ist ein Dienstplan für eine Woche im Querformat, gedacht für Restaurants, Cafés, Hotels und kleine Betriebe mit wechselnden Schichten. Das PDF und die Word-Datei enthalten Betrieb oder Bereich, Kalenderwoche, Zeitraum und Erstellungsdatum, eine Tabelle mit zehn Zeilen für Mitarbeitende und Spalten von Montag bis Sonntag, Stunden der Woche und Soll, eine Legende der Schichtkürzel (F Frühschicht, S Spätschicht, T Teildienst) mit Beginn, Ende und Pause sowie Felder für Aushangdatum und Unterschrift der Betriebsleitung. Die Excel-Datei rechnet: Je Mitarbeiter und Tag tragen Sie Beginn, Ende und Pause in Minuten ein, die Tabelle ermittelt die Stunden der Woche, die Differenz zum Soll und zeigt einen Hinweis, wenn an einem Tag mehr als 10 Stunden geplant sind oder die Pause zu kurz ist. Schichten über Mitternacht werden richtig berechnet.

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  • Word
  • Excel
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  • Stand 2026

Dienstplan Vorlage 2026 (Word)

Word (DOCX) · 38 kB

Zum Anpassen am Computer: eigene Daten und Logo eintragen, als eigene Vorlage speichern. Öffnet auch in LibreOffice und Google Docs.

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Dienstplan Vorlage 2026 (Excel, Stunden und ArbZG-Hinweise)

Excel (XLSX) · 11 kB

Tabelle zum Ausfüllen am Computer. Öffnet auch in LibreOffice und Google Tabellen.

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Vorschau Dienstplan Vorlage 2026, erste Seite

Dienstplan Vorlage 2026 (PDF)

PDF · 45 kB

Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand, Format A4.

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Die Dateien sind kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen. Den vollständigen Text der Vorlage finden Sie direkt unter diesem Abschnitt.

Text der Vorlage: Dienstplan

Derselbe Inhalt wie im PDF und in der Word-Datei oben: alle Felder, Tabellen und Hinweise. Linien markieren Felder zum Ausfüllen.

Dienstplan

Wochenplan für Schichten, Pausen und Stunden in Gastronomie, Hotel und kleinen Betrieben

Betrieb / Bereich:Kalenderwoche:Zeitraum von bis:Erstellt am:

Mitarbeiter/inMoDiMiDoFrSaSoStundenSoll

In der Vorlage 10 Zeilen zum Ausfüllen.

Je Tag eintragen: Beginn und Ende, Pause in Minuten, zum Beispiel 10:00 bis 18:30, P 30. Kürzel: F Frühschicht, S Spätschicht, T Teildienst, U Urlaub, K krank, X frei.

KürzelSchichtBeginnEndePause (Min.)Bemerkung
FFrühschicht
SSpätschicht
TTeildienst

Ausgehängt am:Unterschrift Betriebsleitung:

Arbeitszeit werktags höchstens 8 Stunden, bis 10 Stunden mit Ausgleich (§ 3 ArbZG); Pause 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (§ 4 ArbZG); 11 Stunden Ruhezeit, in Gaststätten und Beherbergung um bis zu 1 Stunde kürzer mit Ausgleich (§ 5 ArbZG). Arbeit auf Abruf mindestens 4 Tage vorher ankündigen (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Der Dienstplan ersetzt nicht die Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeit (§ 17 MiLoG).

Dienstplan erstellen in fünf Schritten

Ein Dienstplan legt fest, wer wann arbeitet. In der Gastronomie entsteht er meist wöchentlich, weil Reservierungen, Wetter und Veranstaltungen den Bedarf bestimmen. So gehen Sie vor:

  1. Bedarf je Tag festlegen: Wie viele Personen braucht der Service mittags und abends, wie viele die Küche?
  2. Schichten definieren: Feste Schichtzeiten mit Kürzel, etwa F 07:00 bis 15:00, S 15:00 bis 23:00, T für Teildienst mit langer Mittagspause.
  3. Verfügbarkeit abfragen: Urlaub, Wunschfrei, Berufsschule, Minijobber mit begrenzten Stunden.
  4. Plan füllen und prüfen: Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit nach dem Arbeitszeitgesetz.
  5. Rechtzeitig aushängen: Je früher der Plan steht, desto weniger Tausch und Ausfälle.

Was das Arbeitszeitgesetz für den Schichtplan verlangt

Regel Inhalt Grundlage
Höchstarbeitszeit 8 Stunden werktags, bis 10 Stunden mit Ausgleich § 3 ArbZG
Pausen 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden § 4 ArbZG
Ruhezeit 11 Stunden zwischen zwei Schichten § 5 Absatz 1 ArbZG
Ausnahme Gastronomie und Hotel Ruhezeit bis zu 1 Stunde kürzer, wenn innerhalb eines Monats oder von vier Wochen ausgeglichen § 5 Absatz 2 ArbZG
Arbeit auf Abruf Einsatz mindestens 4 Tage im Voraus mitteilen § 12 Absatz 3 TzBfG

Gerade die Ruhezeit ist im Gastgewerbe ein typischer Fehler: Wer bis 23:30 Uhr Spätdienst hat, darf frühestens um 10:30 Uhr wieder anfangen, mit der Branchenausnahme um 9:30 Uhr. Die Excel-Vorlage prüft Tageshöchstzeit und Pausen; die Ruhezeit zwischen zwei Tagen kontrollieren Sie beim Blick über die Zeile.

Dienstplan und Arbeitszeitaufzeichnung

Der Dienstplan ist die Planung, nicht der Nachweis. In der Gastronomie und im Beherbergungsgewerbe müssen Beginn, Ende und Dauer der tatsächlichen Arbeitszeit spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag aufgezeichnet werden (§ 17 MiLoG). Dafür eignet sich die Stundenzettel Vorlage. Für Minijobs zählt am Ende des Monats, ob die Verdienstgrenze eingehalten ist; geplante Stunden über Soll fallen in der Spalte Differenz sofort auf.

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage Anforderung Grundlage
Betrieb, Kalenderwoche, Zeitraum Zuordnung des Plans Üblich
Mitarbeiter/in und Tage Mo bis So Beginn, Ende, Pause je Tag § 3 und § 4 ArbZG
Stunden Woche und Soll Vergleich mit vertraglicher Arbeitszeit Arbeitsvertrag
Schichtkürzel mit Zeiten Einheitliche Schichten Üblich
Hinweis ArbZG (Excel) Mehr als 10 Stunden, Pause zu kurz § 3 und § 4 ArbZG
Ausgehängt am, Unterschrift Bekanntgabe nachweisen § 12 Absatz 3 TzBfG bei Abruf

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Betrieb, Kalenderwoche und Zeitraum eintragen.
  2. Schichtkürzel mit Beginn, Ende und Pause in der Legende festlegen.
  3. Je Mitarbeiter eine Zeile, Soll-Stunden laut Arbeitsvertrag eintragen.
  4. In Excel je Tag Beginn, Ende und Pause eingeben; Stunden und Differenz werden berechnet.
  5. Hinweise in der Spalte Hinweis ArbZG prüfen und den Plan anpassen.
  6. Ruhezeit zwischen Spätschicht und folgender Frühschicht kontrollieren.
  7. Plan aushängen, Datum notieren und Änderungen nachtragen.

Häufige Fehler

  • Spätschicht bis Mitternacht und Frühschicht am nächsten Morgen, Ruhezeit unterschritten.
  • Pause bei 6,5 Stunden Arbeit vergessen.
  • Minijobber im Plan über der vereinbarten Stundenzahl, die Verdienstgrenze gerät in Gefahr.
  • Dienstplan als einziger Nachweis der Arbeitszeit, ohne tatsächliche Zeiten.
  • Arbeit auf Abruf am Vortag angekündigt statt mindestens 4 Tage vorher.
  • Alte Pläne weggeworfen, obwohl sie bei Fragen zur Arbeitszeit helfen.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich einen Dienstplan in Excel?

Laden Sie die Excel-Vorlage, tragen Sie Namen und Soll-Stunden ein und geben Sie je Tag Beginn, Ende und Pause ein. Die Tabelle rechnet die Wochenstunden und die Differenz zum Soll und zeigt Hinweise bei mehr als 10 Stunden oder zu kurzer Pause.

Wie lange vorher muss ein Dienstplan aushängen?

Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht; sie kann sich aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung ergeben. Bei Arbeit auf Abruf müssen Sie den Einsatz mindestens 4 Tage im Voraus mitteilen (§ 12 Absatz 3 TzBfG).

Wie lang muss die Ruhezeit in der Gastronomie sein?

Grundsätzlich 11 Stunden zwischen zwei Schichten. In Gaststätten und Beherbergungsbetrieben darf sie um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn die Verkürzung innerhalb eines Monats oder von vier Wochen durch eine längere Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Absatz 2 ArbZG).

Was ist der Unterschied zwischen Dienstplan und Schichtplan?

Im Alltag meinen beide dasselbe: die Einteilung, wer wann arbeitet. Schichtplan betont feste Schichten wie Früh und Spät, Dienstplan wird häufiger in Gastronomie, Hotel und Pflege verwendet. Die Vorlage deckt beides ab.

Was Kontevia dabei übernimmt

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Dienstplan und Lohnabrechnung bleiben bei Ihnen und Ihrem Lohnbüro. Kontevia kümmert sich um die Belege des Betriebs: Einkaufsrechnungen, Quittungen und Kassenbelege fotografieren Sie oder leiten sie weiter, Kontevia legt sie unverändert im Archiv ab und übergibt sie mit einem Buchungsvorschlag an Ihren Steuerberater.

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Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. § 3 ArbZG Arbeitszeit der Arbeitnehmer, gesetze-im-internet.de
  2. § 4 ArbZG Ruhepausen, gesetze-im-internet.de
  3. § 5 ArbZG Ruhezeit, gesetze-im-internet.de
  4. § 12 TzBfG Arbeit auf Abruf, gesetze-im-internet.de
  5. § 17 MiLoG Erstellen und Bereithalten von Dokumenten, gesetze-im-internet.de