Personalfragebogen Vorlage 2026: Personalbogen für Minijob, Aushilfe und Teilzeit

Personalfragebogen Vorlage 2026 als Word und PDF: Personalbogen mit Steuer-ID, Sozialversicherung, weiteren Beschäftigungen, Minijob und kurzfristiger Beschäftigung, Datenschutz.

Aktualisiert am

Von Lukáš Tobolák. Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Kurz gesagt

Die Vorlage ist ein Personalfragebogen, oft auch Personalbogen genannt, mit allen Angaben, die Arbeitgeber für Lohnabrechnung und Anmeldung zur Sozialversicherung brauchen. Das PDF und die Word-Datei enthalten Arbeitgeber und Personalnummer, persönliche Angaben mit Familienname, Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Anschrift, die Beschäftigung mit Eintrittsdatum, Tätigkeit, Wochenstunden und Art (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Ausbildung, Werkstudent), die Steuerdaten mit Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse, Kinderfreibeträgen und Haupt- oder Nebenbeschäftigung, die Sozialversicherung mit Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse, Elterneigenschaft und Befreiung von der Rentenversicherungspflicht im Minijob, eine Tabelle für weitere Beschäftigungen im laufenden Jahr, den Status bei kurzfristiger Beschäftigung, die Bankverbindung, eine Erklärung mit Unterschrift und einen Hinweis zum Datenschutz.

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Personalfragebogen Vorlage 2026 (Word)

Word (DOCX) · 38 kB

Zum Anpassen am Computer: eigene Daten und Logo eintragen, als eigene Vorlage speichern. Öffnet auch in LibreOffice und Google Docs.

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Personalfragebogen Vorlage 2026 (PDF)

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Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand, Format A4.

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Text der Vorlage: Personalfragebogen

Derselbe Inhalt wie im PDF und in der Word-Datei oben: alle Felder, Tabellen und Hinweise. Linien markieren Felder zum Ausfüllen.

Vollständiger Text: Personalfragebogen Vorlage 2026aufklappen

Personalfragebogen

Angaben für Lohnabrechnung und Sozialversicherung, für Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Aushilfe

Arbeitgeber:Personalnummer:

Persönliche Angaben

Familienname:Vorname:Geburtsname:

Geburtsdatum:Geburtsort, Geburtsland:Geschlecht:

Staatsangehörigkeit:Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:Telefon:E-Mail:

Beschäftigung

Eintrittsdatum:Tätigkeit:Wochenstunden:

  • Vollzeit
  • Teilzeit
  • Minijob (geringfügig entlohnt, bis 603 Euro im Monat 2026)
  • Kurzfristige Beschäftigung (höchstens 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr)
  • Auszubildende/r
  • Werkstudent/in

Steuer

Steuer-Identifikationsnummer:Steuerklasse:Kinderfreibeträge:

  • Hauptbeschäftigung (erstes Dienstverhältnis)
  • Nebenbeschäftigung
  • Minijob mit Pauschsteuer 2 % durch den Arbeitgeber (§ 40a Abs. 2 EStG)

Sozialversicherung

Rentenversicherungsnummer:Krankenkasse (Name):

  • gesetzlich versichert
  • privat versichert
  • Kinder vorhanden (Nachweis für den Beitrag zur Pflegeversicherung beifügen)
  • Minijob: Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragt (§ 6 Abs. 1b SGB VI)

Weitere Beschäftigungen (auch Minijobs) im laufenden Kalenderjahr

ArbeitgeberArt der BeschäftigungVon bisMonatsentgelt (EUR)

Status bei kurzfristiger Beschäftigung

  • Schüler/in
  • Student/in
  • Rentner/in
  • arbeitslos gemeldet
  • Hausfrau/Hausmann
  • in anderer Beschäftigung

Bankverbindung

Kontoinhaber:IBAN:BIC:

Ich versichere, dass die Angaben richtig und vollständig sind, und teile Änderungen, insbesondere neue Beschäftigungen, unverzüglich mit.

Ort, Datum:Unterschrift Beschäftigte/r:

Datenschutz: Die Angaben werden nur für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses, die Lohnabrechnung und die Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO). Mehrere Minijobs werden zusammengerechnet (§ 8 Abs. 2 SGB IV). Lohnunterlagen sind aufzubewahren, Lohnkonto nach § 41 EStG.

Wozu der Personalfragebogen dient

Bevor die erste Lohnabrechnung läuft, braucht das Lohnbüro oder die Steuerberatung eine Reihe von Daten: Steuer-ID für den Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale, Rentenversicherungsnummer und Krankenkasse für die Anmeldung, Bankverbindung für die Auszahlung. Ein ausgefüllter Personalfragebogen bündelt diese Angaben auf einem Blatt, das zu den Lohnunterlagen kommt. Für jeden Arbeitnehmer ist ein Lohnkonto zu führen (§ 41 EStG); der Fragebogen ist die Grundlage dafür.

Ein Personalfragebogen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber in kleinen Betrieben der einfachste Weg, nichts zu vergessen. Er ergänzt den Arbeitsvertrag, zum Beispiel die Arbeitsvertrag Minijob Vorlage.

Besonderheiten bei Minijob und Aushilfe

Bei Minijobs ist die wichtigste Frage die nach weiteren Beschäftigungen. Mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen werden zusammengerechnet (§ 8 Absatz 2 SGB IV). Liegt die Summe über der Grenze von 603 Euro im Monat (2026, ab 2027: 633 Euro), wird aus dem Minijob eine versicherungspflichtige Beschäftigung. Die Vorlage hat dafür eine Tabelle mit Arbeitgeber, Art der Beschäftigung, Zeitraum und Monatsentgelt.

Minijobber sind rentenversicherungspflichtig, können sich aber auf Antrag befreien lassen (§ 6 Absatz 1b SGB VI). Ob ein Antrag gestellt wurde, kreuzt die Aushilfe im Fragebogen an. Für die Lohnsteuer kann der Arbeitgeber bei einem Minijob die Pauschsteuer von 2 Prozent wählen (§ 40a Absatz 2 EStG); auch dafür gibt es ein Ankreuzfeld.

Bei einer kurzfristigen Beschäftigung, etwa als Saisonkraft im Biergarten, zählt die Dauer: höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr. Deshalb fragt die Vorlage nach Vorbeschäftigungen im laufenden Jahr und nach dem Status, also Schüler, Student, Rentner, arbeitslos gemeldet oder in anderer Beschäftigung.

Datenschutz: nur fragen, was nötig ist

Der Personalfragebogen enthält nur Angaben, die für das Arbeitsverhältnis, die Lohnabrechnung und die Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt erforderlich sind. Die Verarbeitung stützt sich auf die Erfüllung des Arbeitsvertrags und auf gesetzliche Pflichten (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b und c DSGVO). Fragen nach Religion, Schwangerschaft, Parteizugehörigkeit oder Familienplanung gehören nicht hinein. Die Elterneigenschaft wird nur gefragt, weil sie die Höhe des Beitrags zur Pflegeversicherung beeinflusst. Bewahren Sie den Fragebogen bei den Lohnunterlagen auf und geben Sie ihn nur an Lohnbüro oder Steuerberatung weiter.

Inhalte der Vorlage

Abschnitt der Vorlage Angaben Zweck
Persönliche Angaben Name, Geburtsname, Geburtsdatum und Ort, Staatsangehörigkeit, Anschrift Identifikation, Meldung zur Sozialversicherung
Beschäftigung Eintritt, Tätigkeit, Wochenstunden, Art der Beschäftigung Einordnung als Minijob, Teilzeit, kurzfristig
Steuer Steuer-ID, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Haupt- oder Nebenbeschäftigung, Pauschsteuer Lohnsteuerabzug, § 40a EStG
Sozialversicherung Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse, Kinder, Befreiung im Minijob Anmeldung, Beitragsberechnung, § 6 Absatz 1b SGB VI
Weitere Beschäftigungen Arbeitgeber, Art, Zeitraum, Entgelt Zusammenrechnung nach § 8 Absatz 2 SGB IV
Status bei kurzfristiger Beschäftigung Schüler, Student, Rentner, arbeitslos, andere Prüfung der kurzfristigen Beschäftigung
Bankverbindung Kontoinhaber, IBAN, BIC Auszahlung
Erklärung, Unterschrift Richtigkeit, Pflicht zur Mitteilung von Änderungen Nachweis

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Arbeitgeber und Personalnummer eintragen, den Bogen am ersten Tag oder vorher übergeben.
  2. Die neue Kraft füllt persönliche Angaben, Steuer, Sozialversicherung und Bankverbindung aus.
  3. Art der Beschäftigung ankreuzen und Wochenstunden mit dem Arbeitsvertrag abgleichen.
  4. Weitere Beschäftigungen im laufenden Jahr vollständig eintragen lassen, auch andere Minijobs.
  5. Bei Minijobs klären, ob eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragt wird.
  6. Bei kurzfristiger Beschäftigung Status und Vorbeschäftigungen prüfen.
  7. Unterschreiben lassen und mit Kopie von Steuer-ID und Sozialversicherungsausweis an Lohnbüro oder Steuerberatung geben.

Häufige Fehler

  • Weitere Minijobs nicht abgefragt. Die Zusammenrechnung kann rückwirkend Beiträge auslösen.
  • Steuer-ID fehlt; ohne sie lassen sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht abrufen.
  • Kurzfristige Beschäftigung ohne Prüfung der Vorbeschäftigungen im selben Jahr.
  • Unzulässige Fragen zu Religion, Schwangerschaft oder Gesundheit im Bogen.
  • Bogen einmal ausgefüllt und nie aktualisiert; Änderungen bei Anschrift, Krankenkasse oder weiteren Jobs fehlen.

Häufige Fragen

Ist ein Personalfragebogen Pflicht?

Nein, es gibt kein vorgeschriebenes Formular. Die Angaben selbst brauchen Sie aber für Lohnabrechnung, Lohnkonto (§ 41 EStG) und die Anmeldung zur Sozialversicherung. Der Fragebogen ist der übliche Weg, sie vollständig zu erfassen.

Was ist der Unterschied zwischen Personalbogen und Personalfragebogen?

In der Praxis keiner. Beide Begriffe meinen das Formular, mit dem neue Beschäftigte ihre Daten für Lohnabrechnung und Sozialversicherung angeben. Manche Betriebe nennen auch die interne Stammdatenkarte Personalbogen.

Welche Angaben braucht der Arbeitgeber bei einem Minijob?

Neben Name, Anschrift und Geburtsdatum vor allem Steuer-ID, Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung, die Angabe zu weiteren Beschäftigungen und ob eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragt wird. Diese Felder sind in der Vorlage enthalten.

Wie lange muss ich den Personalfragebogen aufbewahren?

Der Fragebogen gehört zu den Lohnunterlagen. Bewahren Sie ihn bei Lohnkonto und Arbeitsvertrag auf und klären Sie die konkrete Frist für Ihre Lohnunterlagen mit Ihrer Steuerberatung. Nach Ablauf der Fristen ist er aus Datenschutzgründen zu vernichten.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Personalfragebogen und Lohnabrechnung bleiben bei Ihnen und Ihrem Lohnbüro oder Ihrer Steuerberatung. Kontevia kümmert sich um die Belege des Betriebs: Einkaufsrechnungen, Kassenberichte und Quittungen fotografieren Sie oder leiten sie weiter, Kontevia legt sie unverändert im Archiv ab und übergibt sie mit einem Buchungsvorschlag an Ihren Steuerberater.

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Verwandte Vorlagen, Rechner und Artikel

Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. § 8 SGB IV Geringfügige Beschäftigung und geringfügige selbständige Tätigkeit, gesetze-im-internet.de
  2. § 6 SGB VI Befreiung von der Versicherungspflicht, gesetze-im-internet.de
  3. § 40a EStG Pauschalierung der Lohnsteuer für Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte, gesetze-im-internet.de
  4. § 41 EStG Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug, gesetze-im-internet.de
  5. Minijob-Zentrale: Minijob-Grenze 2027