Stundenzettel Vorlage 2026: PDF und Excel kostenlos, Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Die Vorlage ist ein Stundenzettel für einen Monat je Beschäftigten mit Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Nettoarbeitszeit, Überstunden und einer Zeile für Bemerkungen wie Urlaub, Krankheit oder Feiertag. Die Excel-Version rechnet die tägliche Dauer, die Monatssumme und den Saldo gegenüber der vereinbarten Arbeitszeit automatisch und weist Tage über zehn Stunden aus. Die PDF-Version ist zum Ausdrucken und handschriftlichen Führen gedacht, mit Unterschriftsfeldern für Beschäftigten und Arbeitgeber. Die Vorlage richtet sich an kleine Betriebe mit wenigen Beschäftigten, Minijobbern oder Aushilfen: Gastronomie, Hotels, Handwerk, Einzelhandel und Praxen. Beide Dateien stehen ohne Registrierung zum Download bereit.

Arbeitszeiterfassung: wer sie führen muss

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) gilt: Arbeitgeber sind nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten erfasst werden. Das BAG leitet die Pflicht aus einer unionsrechtskonformen Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes ab, gestützt auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Die Form ist nicht vorgeschrieben: Papier, Tabelle oder elektronisches System sind zulässig, und der Arbeitgeber darf die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber für die Kontrolle verantwortlich. Ein angekündigtes Gesetz zur Konkretisierung liegt bis heute nicht vor.

Unabhängig davon verlangt § 16 Absatz 2 ArbZG schon lange, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nur dann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. Dieser Ausgleich lässt sich ohne lückenlosen Stundenzettel nicht nachweisen.

§ 17 MiLoG: Minijob und Gastronomie mit strengeren Regeln

Für zwei Gruppen schreibt § 17 Absatz 1 MiLoG die Aufzeichnung ausdrücklich vor: für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Absatz 1 SGB IV (Minijobber, mit Ausnahme von Privathaushalten) in allen Branchen, und für alle Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG. Dazu gehören das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Baugewerbe, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Schausteller, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und bei einer Prüfung durch den Zoll vorzulegen.

Ausnahmen regelt die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung: Nach § 1 MiLoDokV entfällt die Aufzeichnung für Beschäftigte, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt 4 461 Euro brutto überschreitet, oder 2 974 Euro brutto, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt in den letzten zwölf Monaten nachweislich gezahlt hat. Ebenfalls ausgenommen sind im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht sind nach § 21 MiLoG Ordnungswidrigkeiten, die mit Geldbuße geahndet werden.

Pflichtangaben im Stundenzettel

Spalte oder Angabe	Grundlage	Hinweis
Name der beschäftigten Person, Monat, Betrieb	§ 17 Abs. 1 MiLoG	Ein Blatt je Person und Monat
Datum	§ 17 Abs. 1 MiLoG, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG	Jeder Arbeitstag, auch Sonn- und Feiertage
Beginn der Arbeitszeit	§ 17 Abs. 1 MiLoG	Uhrzeit, keine Pauschale wie "wie immer"
Ende der Arbeitszeit	§ 17 Abs. 1 MiLoG	Uhrzeit, bei Nachtschicht Folgetag kennzeichnen
Pausen	§ 4 ArbZG	Dauer der Ruhepausen, ab sechs Stunden mindestens 30 Minuten, ab neun Stunden 45 Minuten
Dauer der Arbeitszeit	§ 17 Abs. 1 MiLoG	Ende minus Beginn minus Pausen, in Stunden und Minuten
Arbeitszeit über acht Stunden	§ 16 Abs. 2 ArbZG	Gesondert aufzuzeichnen, Ausgleich innerhalb von sechs Monaten
Überstunden und Saldo	Arbeitsvertrag, Tarifvertrag	Differenz zur vereinbarten Arbeitszeit, Übertrag in den Folgemonat
Fehltage mit Grund	Lohnabrechnung	Urlaub, Krankheit, Feiertag, unbezahlt
Unterschrift beider Seiten	Nachweis	Monatlich, bei Minijobbern spätestens am siebten Tag nach dem letzten Arbeitstag

Ein Monatsblatt mit diesen Spalten erfüllt die Anforderungen des MiLoG, des ArbZG und der BAG-Rechtsprechung zugleich. Zusätzliche Angaben wie Projekt, Kostenstelle oder Einsatzort sind freiwillig und für die Lohnabrechnung oft nützlich.

Gastronomie und Hotel: Aufzeichnung bis zum siebten Tag

In Restaurants, Cafés, Bars und Hotels gilt § 17 MiLoG für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber. Das bedeutet: Jede Schicht wird mit Beginn, Ende und Dauer erfasst, spätestens sieben Kalendertage später. Ein Dienstplan ersetzt den Stundenzettel nicht, weil er die geplante und nicht die tatsächliche Arbeitszeit zeigt. Teildienst mit mehrstündiger Unterbrechung am Nachmittag wird als zwei Blöcke eingetragen. Die Zollverwaltung prüft im Gastgewerbe regelmäßig, ob die Aufzeichnungen vollständig, aktuell und im Betrieb verfügbar sind. Nach § 17 Absatz 2 MiLoG müssen die Unterlagen auf Verlangen auch am Ort der Beschäftigung bereitgehalten werden. Die Vorlage hat deshalb eine Spalte für die zweite Schicht und ein Feld für den Einsatzort.

Aufbewahrung: zwei Jahre, sechs Jahre oder länger

Die Fristen unterscheiden sich nach dem Zweck der Unterlage:

• Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG und § 16 ArbZG: mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt
• Stundenzettel als Teil des Lohnkontos: nach § 41 Absatz 1 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt
• Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung: nach § 28f Absatz 1 SGB IV bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt

Werden die Stundenzettel zur Lohnabrechnung verwendet, was in kleinen Betrieben fast immer der Fall ist, gilt die längere Frist. In der Praxis bedeutet das: Stundenzettel sechs Jahre aufbewahren, zusammen mit den Lohnunterlagen.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Legen Sie für jede beschäftigte Person ein Monatsblatt an und tragen Sie die vertraglich vereinbarte Wochen- oder Monatsarbeitszeit ein.
2. Erfassen Sie täglich Beginn, Ende und Pausen mit Uhrzeit. In der Excel-Version berechnet sich die Dauer automatisch.
3. Bei geteilten Schichten nutzen Sie die zweite Zeile für denselben Tag.
4. Tragen Sie Fehltage mit Grund ein, damit die Monatssumme stimmt.
5. Prüfen Sie wöchentlich, dass kein Tag älter als sieben Kalendertage ohne Eintrag ist. Das ist die Frist aus § 17 MiLoG.
6. Lassen Sie das Blatt am Monatsende von beiden Seiten unterschreiben. Bei der Excel-Version drucken Sie es aus oder sichern es als PDF mit Datum.
7. Übergeben Sie den Stundenzettel an die Lohnabrechnung und legen Sie ihn zu den Lohnunterlagen.
8. Bewahren Sie ihn mindestens sechs Jahre auf, wenn er Grundlage der Lohnabrechnung ist.

Häufige Fehler

• Nur die Dauer eingetragen, Beginn und Ende fehlen
• Stundenzettel werden am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragen
• Pausen pauschal abgezogen, obwohl sie nicht genommen wurden
• Dienstplan statt tatsächlicher Arbeitszeit abgeheftet
• Minijobber ohne Aufzeichnung, weil "nur wenige Stunden"
• Arbeitszeit über zehn Stunden ohne Vermerk und ohne Ausgleich
• Unterschrift fehlt, Blatt ist später nicht zuzuordnen
• Stundenzettel nach zwei Jahren vernichtet, obwohl sie Lohnunterlagen sind

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen. Für Minijobber und Branchen wie das Gastgewerbe gilt zusätzlich § 17 MiLoG mit der Frist von sieben Tagen.

Reicht ein Stundenzettel auf Papier?

Ja. Weder das ArbSchG noch das MiLoG schreiben eine elektronische Erfassung vor. Ein handschriftlich geführter und unterschriebener Stundenzettel genügt, solange er Beginn, Ende und Dauer je Tag ausweist und rechtzeitig geführt wird.

Müssen Minijobber einen Stundenzettel führen?

Für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Absatz 1 SGB IV muss der Arbeitgeber nach § 17 Absatz 1 MiLoG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, in jeder Branche, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten.

Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

Arbeitszeitaufzeichnungen nach MiLoG und ArbZG mindestens zwei Jahre. Dienen die Stundenzettel der Lohnabrechnung, gehören sie zum Lohnkonto und sind nach § 41 EStG bis zum Ablauf des sechsten Jahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren.

Was gilt in der Gastronomie?

Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht in § 2a SchwarzArbG. Deshalb gilt § 17 MiLoG für alle Beschäftigten im Betrieb: Beginn, Ende und Dauer jeder Schicht, spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet, zwei Jahre aufbewahrt und bei einer Zollprüfung im Betrieb vorzeigbar.

Darf ich den Stundenzettel in Excel führen?

Ja. Das MiLoG macht keine Formvorgabe, eine Tabelle ist zulässig. Damit der Nachweis belastbar bleibt, sollten Sie das Monatsblatt nach Abschluss ausdrucken oder als PDF mit Datum sichern und von beiden Seiten unterschreiben lassen, weil eine Excel-Datei nachträglich unbemerkt geändert werden kann.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt: Sie fotografieren den unterschriebenen Monatsstundenzettel oder senden die PDF-Datei per WhatsApp. Kontevia erkennt das Dokument als Lohnunterlage, liest Name, Monat und Gesamtstunden aus und legt es mit Zeitstempel im Archiv ab, dem Lohnkonto zugeordnet. Ihr Steuerberater oder das Lohnbüro erhält die Stundenzettel gebündelt zum Monatsende für die Lohnabrechnung. Die Arbeitszeit selbst erfassen Sie weiterhin im Betrieb.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.