Arbeitszeugnis Vorlage 2026: Muster als Word und PDF mit Textbausteinen

Beim Ende des Arbeitsverhältnisses haben Beschäftigte Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis (§ 109 Absatz 1 GewO, § 630 BGB). Das gilt für Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Aushilfe gleichermaßen.

• Einfaches Arbeitszeugnis: nur Art und Dauer der Tätigkeit. Es eignet sich für kurze Beschäftigungen, etwa eine Saisonaushilfe. Aus der Vorlage übernehmen Sie dafür nur den Eingangssatz, die Aufgaben und die Beendigung.
• Qualifiziertes Arbeitszeugnis: auf Verlangen der Beschäftigten zusätzlich mit Angaben zu Leistung und Verhalten. Das ist der Regelfall, weil sich Bewerber damit bewerben.

Ein Zwischenzeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses ist nicht ausdrücklich geregelt, wird aber zum Beispiel bei einem Wechsel der Vorgesetzten üblich verlangt. Die Vorlage passt auch dafür; ändern Sie die Zeitform in die Gegenwart.

Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage treffen sollen, als aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtlich ist (§ 109 Absatz 2 GewO). Gleichzeitig hat sich in der Praxis eine Zeugnissprache entwickelt, die Arbeitgeber und Personaler gleich lesen. Wer davon abweicht, gibt ungewollt eine schlechtere Note.

Das Bundesarbeitsgericht sieht die Note befriedigend als durchschnittlich an. Will der Arbeitnehmer eine bessere Note, muss er die Tatsachen dafür darlegen; will der Arbeitgeber schlechter als befriedigend bewerten, trägt er die Darlegungslast (BAG, Urteil vom 18. November 2014, 9 AZR 584/13). Das Wort "stets" und die Reihenfolge "Vorgesetzten, Kollegen und Gästen" sind Teil der Bewertung; die Vorlage enthält die drei üblichen Stufen für das Verhalten.

Ein Arbeitszeugnis wird grundsätzlich auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift erteilt. In elektronischer Form ist es nur mit Einwilligung der Beschäftigten zulässig (§ 109 Absatz 3 GewO). Verwenden Sie den Firmenbriefbogen, ohne Knicke und Flecken, und unterschreiben Sie als Inhaber oder als ranghöhere Person.

1. Briefkopf und Eingangssatz mit Name, Geburtsdatum, Beginn, Ende und Tätigkeit ausfüllen.
2. Den Betrieb in einem Satz beschreiben, etwa Restaurant mit 80 Plätzen oder Hotel mit 30 Zimmern.
3. Die Aufgaben nach Wichtigkeit ordnen, Sonderaufgaben wie Kassenverantwortung oder Ausbildung nennen.
4. Für ein qualifiziertes Zeugnis eine Formulierung aus der Notentabelle wählen und mit Fachwissen, Arbeitsweise und Umgang mit Gästen ergänzen.
5. Eine Verhaltensformulierung und den Beendigungsgrund ankreuzen, die übrigen streichen.
6. Schlussformel anpassen, mit dem Datum des letzten Arbeitstags versehen und eigenhändig unterschreiben.
7. Eine Kopie zur Personalakte nehmen.