Abmahnung Vorlage 2026: Muster für Arbeitgeber mit Empfangsbestätigung

Abmahnung Vorlage 2026 als Word und PDF: Muster für Arbeitgeber mit Vorfall, verletzter Pflicht, Warnhinweis und Empfangsbestätigung, etwa bei Zuspätkommen, für Gastronomie, Hotel und kleine Betriebe.

Aktualisiert am

Von Lukáš Tobolák. Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Kurz gesagt

Die Vorlage ist eine Abmahnung, mit der ein Arbeitgeber eine konkrete Pflichtverletzung rügt und für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Folgen ankündigt. Das PDF und die Word-Datei enthalten Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit Anschrift, Datum, Personalnummer und die Person, die die Abmahnung übergibt, die Anrede, ein Feld für den Vorfall mit Datum, Uhrzeit, Ort, genauer Beschreibung und Zeugen, ein Feld für die verletzte Pflicht aus Arbeitsvertrag, Dienstanweisung oder Gesetz, die Aufforderung zu vertragsgerechtem Verhalten mit dem erwarteten Verhalten, den hervorgehobenen Warnhinweis auf die Kündigung, den Hinweis auf Personalakte und Gegendarstellung, die Unterschrift des Arbeitgebers sowie eine Empfangsbestätigung mit Unterschrift des Arbeitnehmers und einem Feld für einen Zeugen der Übergabe. Muster ohne Gewähr, ersetzt keine Rechtsberatung.

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  • Stand 2026

Abmahnung Vorlage 2026 (Word)

Word (DOCX) · 38 kB

Zum Anpassen am Computer: eigene Daten und Logo eintragen, als eigene Vorlage speichern. Öffnet auch in LibreOffice und Google Docs.

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Vorschau Abmahnung Vorlage 2026, erste Seite

Abmahnung Vorlage 2026 (PDF)

PDF · 45 kB

Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand, Format A4.

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Die Dateien sind kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen. Den vollständigen Text der Vorlage finden Sie direkt unter diesem Abschnitt.

Text der Vorlage: Abmahnung

Derselbe Inhalt wie im PDF und in der Word-Datei oben: alle Felder, Tabellen und Hinweise. Linien markieren Felder zum Ausfüllen.

Abmahnung

Abmahnung wegen Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten, mit Empfangsbestätigung

Arbeitgeber

Name / Firma:

Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:

Arbeitnehmer/in

Name / Firma:

Straße, Hausnummer:

PLZ, Ort:

Datum:Personalnummer (optional):Übergeben durch:

Sehr geehrte/r ______________________, wir müssen Sie wegen des folgenden Verhaltens abmahnen:

Vorfall (Datum, Uhrzeit, Ort, genaue Beschreibung, Zeugen)

Verletzte Pflicht (Arbeitsvertrag, Dienstanweisung, Gesetz)

Mit diesem Verhalten haben Sie gegen Ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis verstoßen. Wir fordern Sie auf, sich künftig vertragsgerecht zu verhalten, insbesondere:

Erwartetes Verhalten:

Im Wiederholungsfall oder bei einer vergleichbaren Pflichtverletzung müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.

Eine Kopie dieser Abmahnung wird zu Ihrer Personalakte genommen. Sie können eine schriftliche Gegendarstellung abgeben, die ebenfalls zur Personalakte genommen wird.

Ort, Datum:Unterschrift Arbeitgeber:

Empfangsbestätigung

Ich habe diese Abmahnung erhalten. Mit der Unterschrift bestätige ich nur den Empfang, nicht den Inhalt.

Ort, Datum:Unterschrift Arbeitnehmer/in:

Bei Verweigerung der Unterschrift: Zeuge der Übergabe (Name, Unterschrift):

Muster ohne Gewähr, ersetzt keine Rechtsberatung. Vor einer verhaltensbedingten Kündigung ist in der Regel eine erfolglose Abmahnung nötig (§ 314 Abs. 2 BGB). Jede Pflichtverletzung einzeln, konkret und mit Datum beschreiben; eine Abmahnung für mehrere Vorwürfe kann insgesamt unwirksam sein, wenn einer nicht zutrifft. Zeitnah aussprechen und den Zugang nachweisen.

Wozu eine Abmahnung dient

Eine Abmahnung hat zwei Aufgaben. Sie rügt ein bestimmtes Fehlverhalten und fordert dazu auf, es abzustellen. Und sie warnt: Im Wiederholungsfall droht die Kündigung. Ohne diesen Warnhinweis ist das Schreiben nur eine Ermahnung.

Vor einer verhaltensbedingten Kündigung ist in der Regel eine erfolglose Abmahnung nötig. Für Dauerschuldverhältnisse wie das Arbeitsverhältnis sagt § 314 Absatz 2 BGB ausdrücklich, dass eine Kündigung aus wichtigem Grund bei Pflichtverletzungen grundsätzlich erst nach erfolgloser Abmahnung zulässig ist. Ausnahmen gibt es bei sehr schweren Verstößen, etwa Diebstahl aus der Kasse.

Typische Anlässe in Gastronomie und Hotel

  • Wiederholtes Zuspätkommen zum Dienst laut Dienstplan
  • Unentschuldigtes Fehlen oder verspätete Krankmeldung
  • Verstöße gegen Hygieneregeln, etwa fehlende Händehygiene
  • Kassenführung entgegen der Anweisung, zum Beispiel Bons nicht ausgegeben
  • Unfreundliches Verhalten gegenüber Gästen nach vorheriger Ansprache
  • Private Handynutzung im Service trotz Verbot

Bei Zuspätkommen gehören Datum, geplanter Dienstbeginn und tatsächliche Ankunftszeit in die Abmahnung, zum Beispiel "am 6. Oktober 2026 Dienstbeginn laut Dienstplan 10:00 Uhr, Arbeitsaufnahme 10:40 Uhr". Belege sind der Dienstplan und der Stundenzettel.

So muss die Abmahnung formuliert sein

  • Konkret: jeden Vorfall mit Datum, Uhrzeit, Ort und genauem Ablauf beschreiben. "Sie kommen ständig zu spät" genügt nicht.
  • Pflicht benennen: welche Regel aus Arbeitsvertrag, Dienstanweisung oder Gesetz verletzt wurde.
  • Erwartetes Verhalten: was künftig anders sein soll.
  • Warnhinweis: Konsequenzen bis hin zur Kündigung im Wiederholungsfall.
  • Ein Vorwurf je Abmahnung: Eine Abmahnung mit mehreren Vorwürfen kann insgesamt unwirksam sein, wenn einer davon nicht zutrifft. Schreiben Sie lieber mehrere Abmahnungen.
  • Zeitnah: möglichst bald nach dem Vorfall aussprechen.

Zugang nachweisen

Eine Abmahnung wirkt erst, wenn sie zugegangen ist. Übergeben Sie sie persönlich und lassen Sie den Empfang auf dem Formular bestätigen. Die Unterschrift bestätigt nur den Empfang, nicht den Inhalt; das steht ausdrücklich in der Vorlage. Verweigert der Arbeitnehmer die Unterschrift, notiert ein Zeuge die Übergabe.

Eine Form ist für die Abmahnung gesetzlich nicht vorgeschrieben, eine mündliche Abmahnung lässt sich aber später kaum beweisen. Die Kündigung selbst bedarf dagegen der Schriftform (§ 623 BGB).

Kleinbetrieb und Kündigungsschutz

Das Kündigungsschutzgesetz gilt in Betrieben mit in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmern (§ 23 KSchG, Teilzeitkräfte anteilig). In kleineren Betrieben braucht eine ordentliche Kündigung keine soziale Rechtfertigung nach § 1 KSchG. Eine dokumentierte Abmahnung ist trotzdem sinnvoll: Für eine fristlose Kündigung nach § 626 BGB und für die Darstellung im Streitfall kommt es weiter darauf an, ob vorher gewarnt wurde.

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage Inhalt Zweck
Arbeitgeber, Arbeitnehmer Name und Anschrift Zuordnung
Datum, Personalnummer, Übergeben durch Zeitpunkt und Übergabe Nachweis des Zugangs
Vorfall Datum, Uhrzeit, Ort, genaue Beschreibung, Zeugen Rügefunktion, Bestimmtheit
Verletzte Pflicht Arbeitsvertrag, Dienstanweisung, Gesetz Rügefunktion
Erwartetes Verhalten Was künftig gilt Aufforderung
Warnhinweis Kündigung im Wiederholungsfall Warnfunktion, § 314 Absatz 2 BGB
Personalakte, Gegendarstellung Kopie zur Akte, Gegendarstellung möglich Transparenz
Empfangsbestätigung, Zeuge Unterschrift oder Zeuge der Übergabe Beweis

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit Anschrift eintragen, Datum und übergebende Person angeben.
  2. Den Vorfall so genau wie möglich beschreiben: Datum, Uhrzeit, Ort, Ablauf, Zeugen.
  3. Die verletzte Pflicht benennen, etwa die Arbeitszeit laut Arbeitsvertrag und Dienstplan.
  4. Das erwartete Verhalten formulieren.
  5. Den Warnhinweis unverändert lassen.
  6. Unterschreiben, persönlich übergeben und den Empfang bestätigen lassen, sonst Zeugen eintragen.
  7. Eine Kopie zur Personalakte nehmen, eine eventuelle Gegendarstellung dazulegen.

Häufige Fehler

  • Pauschale Vorwürfe ohne Datum und Uhrzeit.
  • Mehrere Vorwürfe in einer Abmahnung, von denen einer nicht belegbar ist.
  • Kein Warnhinweis auf die Kündigung; dann ist es nur eine Ermahnung.
  • Abmahnung erst Monate nach dem Vorfall.
  • Kein Nachweis über den Zugang.
  • Kündigung wegen eines Verhaltens, das bereits abgemahnt wurde, ohne neuen Vorfall; mit der Abmahnung ist dieser Vorfall verbraucht.

Häufige Fragen

Muss ich vor einer Kündigung abmahnen?

Bei einer verhaltensbedingten Kündigung in der Regel ja. Nach § 314 Absatz 2 BGB ist eine Kündigung wegen einer Pflichtverletzung grundsätzlich erst nach erfolgloser Abmahnung zulässig. Ausnahmen gelten bei schweren Verstößen, bei denen eine Abmahnung offensichtlich nichts ändern würde.

Wie oft muss man wegen Zuspätkommens abmahnen?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Entscheidend sind Häufigkeit, Dauer und Folgen der Verspätungen. Nach einer Abmahnung kann bei erneutem gleichartigen Zuspätkommen eine Kündigung in Betracht kommen; bei geringfügigen Verspätungen verlangen Gerichte oft mehr. Lassen Sie sich vor einer Kündigung beraten.

Muss der Arbeitnehmer die Abmahnung unterschreiben?

Nein. Er kann die Unterschrift verweigern. Die Unterschrift bestätigt ohnehin nur den Empfang. Für den Nachweis genügt ein Zeuge der Übergabe, den Sie auf dem Formular eintragen.

Kann eine Abmahnung mündlich erfolgen?

Rechtlich ja, eine Form ist nicht vorgeschrieben. Im Streitfall müssen Sie aber Inhalt und Zugang beweisen. Deshalb ist die schriftliche Abmahnung mit Empfangsbestätigung der übliche Weg.

Was Kontevia dabei übernimmt

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Verwandte Vorlagen, Rechner und Artikel

Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. § 314 BGB Kündigung von Dauerschuldverhältnissen aus wichtigem Grund, gesetze-im-internet.de
  2. § 626 BGB Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund, gesetze-im-internet.de
  3. § 1 KSchG Sozial ungerechtfertigte Kündigungen, gesetze-im-internet.de
  4. § 23 KSchG Geltungsbereich, gesetze-im-internet.de
  5. § 623 BGB Schriftform der Kündigung, gesetze-im-internet.de