Spesenabrechnung Vorlage 2026: PDF, Word und Excel für Auslagen

Mit der Vorlage rechnen Mitarbeitende Beträge ab, die sie aus eigener Tasche für den Betrieb bezahlt haben: Porto, Material aus dem Baumarkt, Parkgebühren, eine Geschäftsbewirtung. Das PDF und die Word-Datei enthalten Name, Personalnummer oder Kostenstelle, Abteilung oder Projekt und Abrechnungszeitraum, eine Tabelle mit zwölf Zeilen für Datum, Beleg oder Empfänger, betrieblichen Anlass, Kategorie, Bruttobetrag und enthaltene Umsatzsteuer, die Summen mit Abzug eines Vorschusses, die IBAN für die Auszahlung, eine Versicherung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und ein Feld für die Genehmigung. Die Excel-Datei hat 20 Zeilen, eine Auswahlliste für Kategorie und Steuersatz, rechnet die enthaltene Umsatzsteuer je Beleg aus, summiert je Kategorie und ermittelt den Auszahlungsbetrag.

Spesenabrechnung oder Reisekostenabrechnung

Umgangssprachlich heißt vieles "Spesen". Steuerlich sind zwei Fälle zu trennen.

Auslagenersatz: Die Mitarbeiterin bezahlt etwas für den Arbeitgeber, das Unternehmen erstattet genau diesen Betrag. Solche Erstattungen sind nach § 3 Nummer 50 EStG steuerfrei, und zwar ohne Höchstbetrag, solange die Ausgabe tatsächlich für den Arbeitgeber getätigt wurde. Dafür ist diese Vorlage gedacht.

Reisekosten: Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit kommen Fahrtkosten, Übernachtung und Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand hinzu. Diese Erstattungen sind nach § 3 Nummer 16 EStG nur steuerfrei, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen. Dafür gibt es die Reisekostenabrechnung Vorlage mit den Pauschalen von 14 und 28 Euro; die Pauschalen rechnet der Verpflegungsmehraufwand Rechner aus.

Mischen Sie beides nicht. Ein Parkticket während einer Dienstreise gehört in die Reisekostenabrechnung, Briefmarken für Kundenpost in die Spesenabrechnung.

Beispiel mit Umsatzsteuer

Datum	Beleg	Kategorie	Brutto	Steuersatz	darin USt
03.11.2026	Baumarkt, Kabelbinder und Dübel	Material	23,80 Euro	19 %	3,80 Euro
05.11.2026	Post, Briefmarken für Kundenbriefe	Porto	6,99 Euro	steuerfrei	0,00 Euro
12.11.2026	Parkhaus Innenstadt	Parken	8,00 Euro	19 %	1,28 Euro
	Summe		38,79 Euro		5,08 Euro

Die Excel-Datei rechnet die enthaltene Steuer als Brutto mal Satz geteilt durch eins plus Satz. Bei 23,80 Euro und 19 Prozent sind das 3,80 Euro. Ob die Steuer als Vorsteuer abziehbar ist, hängt am Beleg, nicht an der Tabelle.

Vorsteuer, Bewirtung und Belege

Vorsteuer darf das Unternehmen nur aus einer Rechnung ziehen, die die Angaben nach § 14 UStG enthält (§ 15 Absatz 1 UStG). Bei Beträgen bis 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung mit Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Art und Menge der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV); der Name des Unternehmens muss darauf nicht stehen. Über 250 Euro muss die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt sein. Eine Rechnung auf den privaten Namen der Mitarbeiterin berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug, die Erstattung bleibt aber möglich.

Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG). Zur Restaurantrechnung gehört ein ausgefüllter Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern. Fehlt ein Beleg ganz, etwa bei einem Parkautomaten ohne Quittung, hilft der Eigenbeleg, allerdings ohne Vorsteuerabzug.

Inhalte der Vorlage

Feld der Vorlage	Anforderung	Grundlage
Name, Personalnummer oder Kostenstelle	Zuordnung der Erstattung zur Person	Lohnkonto und Buchhaltung
Abrechnungszeitraum	Monat oder Projekt, keine Lücken	Nachvollziehbarkeit, § 147 AO
Datum, Beleg oder Empfänger	Je Ausgabe ein Beleg	§ 147 Absatz 1 Nr. 4 AO
Betrieblicher Anlass	Konkreter Zweck der Ausgabe	§ 3 Nr. 50 EStG, Ausgabe für den Arbeitgeber
Kategorie	Material, Porto, Bewirtung, Parken, Fahrtkosten, Sonstiges	Kontierung durch die Buchhaltung
Brutto und darin USt	Betrag laut Beleg, Steuer je Satz	§ 15 UStG, § 33 UStDV
Vorschuss und Auszahlungsbetrag	Verrechnung bereits gezahlter Beträge	Abrechnung
Versicherung und Unterschrift	Ausgaben betrieblich, nicht anderweitig erstattet	Beleg der Mitarbeiterin
Genehmigung	Prüfung durch Vorgesetzte oder Buchhaltung	Internes Kontrollsystem

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Kopfdaten eintragen: Name, Personalnummer oder Kostenstelle, Abteilung oder Projekt, Zeitraum.
2. Je Beleg eine Zeile: Datum, Aussteller des Belegs, betrieblicher Anlass in einem Satz.
3. Kategorie wählen. Bewirtungen getrennt erfassen, weil sie anders gebucht werden.
4. Bruttobetrag laut Beleg eintragen, in Excel den Steuersatz wählen. Die enthaltene Steuer wird berechnet.
5. Einen erhaltenen Vorschuss abziehen, die IBAN für die Auszahlung angeben.
6. Belege in der Reihenfolge der Zeilen nummerieren und anheften oder fotografieren.
7. Unterschreiben und zur Genehmigung weitergeben.

Häufige Fehler

• Anlass fehlt oder lautet nur "Einkauf". Ohne Anlass ist der betriebliche Bezug nicht belegt.
• Reisekosten und Verpflegungspauschalen in der Spesenabrechnung. Dafür gilt § 3 Nummer 16 EStG mit eigenen Grenzen.
• Bewirtung ohne Bewirtungsbeleg. Dann fehlt der Nachweis für den Abzug von 70 Prozent.
• Vorsteuer aus Rechnungen über 250 Euro auf den Namen der Mitarbeiterin.
• Belege nur als Liste, Originale verloren. Die Abrechnung ersetzt den Beleg nicht.
• Doppelte Erstattung, weil derselbe Beleg in zwei Monaten auftaucht.

Sind Spesen für Mitarbeitende steuerfrei?

Echter Auslagenersatz ja: Erstattet der Arbeitgeber Ausgaben, die die Mitarbeiterin für ihn getätigt hat, ist das nach § 3 Nummer 50 EStG steuerfrei und gehört nicht zum Arbeitslohn. Reisekosten und Verpflegungspauschalen sind nach § 3 Nummer 16 EStG nur bis zu den abziehbaren Beträgen steuerfrei.

Was ist der Unterschied zwischen Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung?

Die Spesenabrechnung erstattet einzelne Auslagen gegen Beleg, unabhängig von einer Reise. Die Reisekostenabrechnung erfasst eine berufliche Auswärtstätigkeit mit Fahrt, Übernachtung, Nebenkosten und Pauschalen für Verpflegung. Für Reisen nutzen Sie die Reisekostenabrechnung Vorlage, für alles andere diese Vorlage.

Kann das Unternehmen die Vorsteuer aus Spesenbelegen abziehen?

Ja, wenn der Beleg eine ordnungsgemäße Rechnung ist. Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit Steuersatz, auch ohne Namen des Unternehmens. Über 250 Euro muss die Rechnung auf das Unternehmen lauten. Eigenbelege und Quittungen ohne Steuersatz berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.

Wie lange müssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?

Die Spesenabrechnung und die zugehörigen Belege sind Buchungsbelege und acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Abrechnung (§ 147 Absatz 1 Nummer 4 und Absatz 3 AO). Eine Abrechnung aus dem November 2026 bewahren Sie also bis Ende 2034 auf.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Mitarbeitende fotografieren jeden Beleg und senden ihn per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia erkennt Betrag, Steuersatz, Datum und Aussteller, fragt den Anlass nach, markiert Duplikate und legt das Bild unverändert im Archiv ab. Ihr Steuerberater erhält die Belege mit einem Buchungsvorschlag und entscheidet über Kontierung und Vorsteuer.