Gastronomie und Hotels

Betriebsprüfung in der Gastronomie: Ablauf, Nachkalkulation und Richtsatzsammlung 2024

Von Lukáš Tobolák••7 Min. Lesezeit•Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen
Betriebsprüfer und Restaurantinhaber prüfen an einem Tisch im leeren Gastraum Ordner und Laptop

Kurz gesagt: Bei einer Betriebsprüfung, amtlich Außenprüfung, schaut das Finanzamt mehrere Jahre Ihrer Buchführung im Detail an. In der Gastronomie steht fast immer die Kasse im Mittelpunkt. Der Prüfer rechnet nach, ob Ihr erklärter Umsatz zum Wareneinsatz passt. Als Vergleich dient die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums. Für Gaststätten liegt der übliche Rohgewinnaufschlag dort zwischen 178 und 400 Prozent, im Mittel bei 257 Prozent. Wer deutlich darunter liegt und keine saubere Kasse hat, riskiert eine Schätzung.

Dieser Beitrag erklärt den Ablauf, die Nachkalkulation und wie Sie sich vorbereiten. Die unangekündigte Kassen-Nachschau ist ein eigenes Verfahren, kann aber nach § 146b Absatz 3 AO ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen.

Wer geprüft werden darf

Nach § 193 Absatz 1 AO ist eine Außenprüfung bei allen Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen Betrieb unterhalten. Restaurants, Cafés, Imbisse und Hotels gehören dazu, unabhängig von ihrer Größe. Wie oft geprüft wird, hängt von der Größenklasse und Auswahl des Finanzamts ab. Kleinbetriebe werden seltener geprüft als Großbetriebe, Gastronomie gilt aber wegen des hohen Bargeldanteils als prüfungsintensive Branche.

Der Ablauf in sechs Schritten

Schritt Rechtsgrundlage Was passiert
Prüfungsanordnung § 196 AO Schriftlich oder elektronisch, mit Umfang, Jahren und Rechtsbehelfsbelehrung
Bekanntgabe § 197 AO, § 5 BpO Angemessene Zeit vor Beginn, in der Regel zwei Wochen, bei Großbetrieben vier Wochen
Datenanforderung § 197 Abs. 3, § 147 Abs. 6 AO Vorlage von Unterlagen, Daten in maschinell auswertbarem Format
Prüfung §§ 199, 200 AO Prüfer im Betrieb oder an Amtsstelle, Auskünfte, Betriebsbesichtigung
Schlussbesprechung § 201 AO Strittige Punkte und steuerliche Auswirkungen werden erörtert
Prüfungsbericht § 202 AO Feststellungen schriftlich, auf Antrag vorab zur Stellungnahme

Passt Ihnen der Termin nicht, etwa mitten in der Hochsaison, können Sie nach § 197 Absatz 2 AO eine Verlegung beantragen. Sie soll gewährt werden, wenn wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden. Für einen Biergarten im Juli oder ein Skihotel im Februar ist das ein naheliegendes Argument.

Seit der Reform der Außenprüfung kann das Finanzamt nach sechs Monaten ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen stellen (§ 200a AO). Wer dann nicht innerhalb eines Monats liefert, muss mit einem Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je Kalendertag rechnen, höchstens für 150 Tage. Gut sortierte Belege sind also nicht nur bequem, sondern sparen Geld.

Was der Prüfer in der Gastronomie typischerweise prüft

  1. Kassendaten: Export nach DSFinV-K, TSE-Daten, Z-Bons, Stornos, Trainingsbuchungen. Hintergründe im Beitrag TSE Kasse 2026.
  2. Kassenbuch: tägliche Aufzeichnung, Kassendifferenzen, negative Bestände. Siehe Z-Bon und Kassendifferenz.
  3. Wareneinsatz: Eingangsrechnungen von Großhandel, Brauerei, Metzger, auch Barkäufe auf dem Markt.
  4. Steuersätze: Speisen 7 Prozent, Getränke 19 Prozent, seit 2026. Hintergrund im Beitrag zur Mehrwertsteuer Gastronomie 2026.
  5. Personal: Lohnunterlagen, Aushilfen, Trinkgeld, Personalessen.
  6. Privatentnahmen: Essen und Getränke für Inhaber und Familie, die über die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben angesetzt werden können.

Die Nachkalkulation: so rechnet der Prüfer

Der Prüfer nimmt Ihren Wareneinsatz und rechnet mit Aufschlägen hoch, was Sie damit hätten umsetzen müssen. Zwei Kennzahlen sind dabei zentral:

  • Rohgewinnaufschlag: (Umsatz minus Wareneinsatz) geteilt durch Wareneinsatz
  • Rohgewinn I: (Umsatz minus Wareneinsatz) geteilt durch Umsatz

Beispiel Restaurant: Ein Restaurant erklärt 420.000 Euro Nettoumsatz bei 150.000 Euro Wareneinsatz.

  • Rohgewinnaufschlag: 270.000 geteilt durch 150.000 gleich 180 Prozent
  • Rohgewinn I: 270.000 geteilt durch 420.000 gleich 64,3 Prozent

Beide Werte liegen am unteren Rand der Richtsätze. Würde der Prüfer mit dem Mittelwert von 257 Prozent rechnen, ergäbe sich ein Umsatz von 535.500 Euro, also 115.500 Euro mehr als erklärt. Solche Hochrechnungen sind der Grund, warum Betriebe ihren Wareneinsatz kennen sollten. Ihre eigene Quote ermitteln Sie mit dem Wareneinsatz Rechner.

Erklärungen für niedrige Aufschläge gibt es oft: Personalessen, Verderb, Eigenverbrauch, Mittagstisch mit knapper Kalkulation, Getränkeanteil. Sie helfen aber nur, wenn sie belegt sind. Eine Liste mit Personalessen oder ein Verderbprotokoll aus der Küche ist bei der Prüfung mehr wert als eine nachträgliche Schätzung.

Die Richtsatzsammlung 2024 für Gastronomie und Hotels

Die Richtsatzsammlung für das Kalenderjahr 2024 hat das BMF mit Schreiben vom 8. Dezember 2025 veröffentlicht. Sie gilt nicht für Mittel- und Großbetriebe und nicht für Betriebe mit weniger als 10.000 Euro Umsatz. Werte in Prozent:

Gewerbeklasse Rohgewinnaufschlag Rohgewinn I Halbreingewinn Reingewinn
Gast-, Speise- und Schankwirtschaften (Spanne) 178 bis 400 64 bis 80 29 bis 61 8 bis 39
Gast-, Speise- und Schankwirtschaften (Mittel) 257 72 47 22
Pizzerien (Spanne, Mittel) 213 bis 400, Mittel 285 68 bis 80, Mittel 74 34 bis 66, Mittel 49 9 bis 42, Mittel 24
Hotels, Gasthöfe, Pensionen mit Halb- und Vollpension (Spanne, Mittel) 285 bis 1.900, Mittel 567 74 bis 95, Mittel 85 34 bis 69, Mittel 53 6 bis 40, Mittel 22

Für Hotels garnis und Pensionen mit Frühstück weist die Sammlung nur Halbrein- und Reingewinnsätze aus, gestaffelt nach Umsatz bis und über 200.000 Euro. Mit BMF-Schreiben vom 25. Juni 2026 ist inzwischen auch die Richtsatzsammlung für das Kalenderjahr 2025 bekannt gegeben worden. Prüfer verwenden die Sammlung für das jeweils geprüfte Jahr.

Wichtig ist die Einordnung in den Vorbemerkungen: Die Richtsätze sind ein Hilfsmittel, um Umsätze und Gewinne zu verproben und bei fehlenden Unterlagen nach § 162 AO zu schätzen. Bei formell ordnungsmäßiger Buchführung darf eine Schätzung in der Regel nicht allein darauf gestützt werden, dass Ihre Zahlen von den Richtsätzen abweichen. Der innere Betriebsvergleich, also Ihre eigenen Zahlen über die Jahre, hat Vorrang.

Wann das Finanzamt schätzen darf

Nach § 158 AO ist eine ordnungsgemäße Buchführung der Besteuerung zugrunde zu legen. Das gilt nicht, soweit Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, oder wenn Kassendaten nicht nach der vorgeschriebenen Schnittstelle bereitgestellt werden. Fehlende Z-Bons, ein Kassenbuch mit Minusbeständen oder eine Kasse ohne funktionierende TSE sind typische Einfallstore. Erst dann wird die Abweichung von den Richtsätzen zum echten Risiko.

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung in der Gastronomie?

Das hängt von Größe, Zahl der Jahre und Qualität der Unterlagen ab. Bei kleinen Betrieben dauert die Prüfung vor Ort oft nur wenige Tage, die gesamte Bearbeitung bis zum Bericht aber Wochen bis Monate. Schnell geht es, wenn Kassendaten, Belege und Kassenbuch vollständig und geordnet vorliegen.

Was ist die Richtsatzsammlung?

Die Richtsatzsammlung ist eine jährliche Veröffentlichung des Bundesfinanzministeriums mit Rohgewinn-, Halbreingewinn- und Reingewinnsätzen für einzelne Branchen. Die Werte stammen aus geprüften Betrieben. Die Finanzverwaltung nutzt sie, um Umsätze und Gewinne zu verproben und bei fehlenden Unterlagen zu schätzen. Ein Anspruch, nach Richtsätzen besteuert zu werden, besteht nicht.

Wie viel Vorlauf habe ich vor einer Betriebsprüfung?

Die Prüfungsanordnung muss nach § 197 AO angemessene Zeit vor Beginn bekannt gegeben werden. Die Betriebsprüfungsordnung sieht dafür in der Regel zwei Wochen vor, bei Großbetrieben vier Wochen. Aus wichtigem Grund können Sie eine Verlegung beantragen, etwa wegen Krankheit oder Hochsaison.

Muss ich dem Prüfer einen Arbeitsplatz stellen?

Ja. Nach § 200 Absatz 2 AO sind ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz und die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. Fehlt ein geeigneter Geschäftsraum, kann die Prüfung in Wohnräumen oder an Amtsstelle stattfinden. Die Prüfung läuft während der üblichen Geschäftszeiten.

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Quellen

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.

Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. BMF: Richtsatzsammlung für das Kalenderjahr 2024 (Download über IHK München)
  2. § 193 AO Zulässigkeit einer Außenprüfung, gesetze-im-internet.de
  3. § 196 AO Prüfungsanordnung, gesetze-im-internet.de
  4. § 197 AO Bekanntgabe der Prüfungsanordnung, gesetze-im-internet.de
  5. § 200 AO Mitwirkungspflichten, gesetze-im-internet.de
  6. § 200a AO Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen, gesetze-im-internet.de
  7. § 201 AO Schlussbesprechung, gesetze-im-internet.de
  8. § 202 AO Prüfungsbericht, gesetze-im-internet.de
  9. § 158 AO Beweiskraft der Buchführung, gesetze-im-internet.de
  10. § 162 AO Schätzung von Besteuerungsgrundlagen, gesetze-im-internet.de
  11. IHK Hannover: Richtsatzsammlung
  12. IHK München: Betriebsprüfungsordnung 2000

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