Buchhaltung in der Gastronomie 2026: Belege, Kasse, 7 und 19 Prozent, Steuerberater

Die Buchhaltung eines Restaurants, Cafés oder Imbisses hat drei Eigenheiten: viel Bargeld, zwei Umsatzsteuersätze auf fast jedem Bon und ein Wareneinsatz, den das Finanzamt mit Richtsätzen vergleicht. Seit dem 1. Januar 2026 gelten 7 Prozent auf Speisen dauerhaft und 19 Prozent auf Getränke. Die Kasse braucht eine TSE, jeder Gast bekommt einen Beleg, Kasseneinnahmen werden täglich festgehalten, Belege acht Jahre aufbewahrt. Dieser Beitrag führt durch alle Bereiche und verlinkt die Detailseiten.

Besonderheiten der Gastro-Buchhaltung

Ein Restaurant hat am Tag hundert Bons, drei Lieferscheine, Trinkgeld in bar und auf Karte, Personal im Stundenlohn und am Monatsende eine Sammelrechnung vom Großmarkt mit Positionen zu 7 und zu 19 Prozent. Sechs Punkte unterscheiden die Gastronomie:

• Bargeld. Barumsätze sind der Normalfall, deshalb schaut das Finanzamt zuerst auf die Kasse. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Abs. 1 AO täglich festzuhalten.
• Trinkgeld. Es fließt an das Personal oder an den Inhaber, bar oder über das Kartenterminal, und wird steuerlich unterschiedlich behandelt.
• 7 und 19 Prozent. Speisen und Getränke müssen auf dem Bon, in den Erlöskonten und in der Voranmeldung getrennt sein. Details im Beitrag Mehrwertsteuer Gastronomie 2026.
• Wareneinsatz. Das Verhältnis von Wareneinkauf zu Umsatz ist die Kennzahl, mit der Prüfer den Umsatz verproben. Den eigenen Wert ermitteln Sie mit dem Wareneinsatz-Rechner.
• Lieferscheine. Getränkehändler und Großmärkte liefern mit Lieferschein und rechnen wöchentlich oder monatlich ab; nichts darf doppelt gebucht werden.
• Personal. Minijobber, Aushilfen und Stundenlöhne erzeugen jeden Monat Lohnunterlagen, die vor der Abrechnung bei der Kanzlei liegen müssen.

Wie Kontevia für diese Belegarten angelegt ist, steht auf der Seite Kontevia für die Gastronomie.

Kasse: TSE, Bonpflicht, offene Ladenkasse, Kassenbuch

Wer eine elektronische Kasse, ein Tablet-Kassensystem oder eine Kassen-App nutzt, fällt unter § 146a AO und § 1 KassenSichV; reine Buchhaltungsprogramme und Warenautomaten sind ausgenommen. Vier Pflichten folgen daraus:

1. TSE. Nach § 146a Abs. 1 AO muss das System jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen.
2. Bonpflicht. Nach § 146a Abs. 2 AO ist für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg zu erstellen und dem Gast anzubieten, auf Papier oder elektronisch. § 6 KassenSichV verlangt darauf unter anderem Name und Anschrift des Betriebs, Beginn und Ende des Vorgangs, Transaktionsnummer, Gesamtbetrag mit Steuersatz, Seriennummern von Kasse und TSE sowie den Prüfwert. Mehr im Lexikon unter Bonpflicht.
3. Mitteilung an das Finanzamt. Nach § 146a Abs. 4 AO sind Anschaffung und Außerbetriebnahme jeder Kasse innerhalb eines Monats elektronisch zu melden.
4. Tagesabschluss. Der Z-Bon oder der TSE-Export liefert die Tageseinnahme getrennt nach Steuersätzen und Zahlungsarten. Er ist Buchungsbeleg und wird acht Jahre aufbewahrt.

Ohne elektronische Kasse führen Sie eine offene Ladenkasse. Die Einzelaufzeichnungspflicht entfällt nach § 146 Abs. 1 AO nur beim Barverkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen; dann ersetzt ein täglicher Kassenbericht die Einzelaufzeichnung, der die Tageseinnahme rückwärts aus dem gezählten Endbestand ermittelt. Ein Zählprotokoll mit Stückelung ist nicht vorgeschrieben, belegt aber, dass tatsächlich gezählt wurde; eine Vorlage finden Sie unter Kassenzählprotokoll, die Regeln im Lexikon unter Offene Ladenkasse.

Das Kassenbuch fasst beides zusammen: Tageseinnahme laut Z-Bon oder Kassenbericht, Barausgaben mit Beleg, Bankeinzahlungen, Privatentnahmen und Privateinlagen, jeweils mit Anfangs- und Endbestand. Der Maßstab ist die Kassensturzfähigkeit: Der Sollbestand laut Kassenbuch muss jederzeit mit dem gezählten Bargeld übereinstimmen. Ein negativer Kassenbestand ist für Prüfer ein Signal.

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO erlaubt dem Finanzamt, ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten die Räume zu betreten, Kassenbuch und Bons einzusehen, die TSE-Daten abzurufen und einen Kassensturz zu verlangen. Ergeben sich Anhaltspunkte, kann der Prüfer ohne Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO).

Eingangsbelege: Lieferscheine, Sammelrechnungen, Bons, E-Rechnung

Auf der Einkaufsseite entstehen die meisten Doppelbuchungen und die meisten fehlenden Belege zugleich.

Lieferscheine bestätigen Art und Menge der Ware, sind aber keine Rechnung und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Folgt eine Rechnung mit allen Positionen, endet die Aufbewahrung des Lieferscheins nach § 147 Abs. 3 AO mit deren Erhalt. Verweist die Rechnung auf den Lieferschein, ist er Buchungsbeleg mit acht Jahren Frist. Mehr im Lexikon unter Lieferschein; für eigene Lieferungen, etwa Catering, gibt es eine Lieferschein-Vorlage.

Sammelrechnungen vom Getränkehändler oder Großmarkt fassen die Lieferungen einer Woche oder eines Monats zusammen. Die Kanzlei bucht die Rechnung, nicht die Lieferscheine; wer beides einreicht, erzeugt Duplikate. Prüfen Sie die Aufteilung nach Steuersätzen: Lebensmittel überwiegend 7 Prozent, Getränke, Reinigungsmittel und Verpackung 19 Prozent. Die Rechnung muss das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt und die übrigen Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten.

Kassenbons vom Großmarkt, der Tankstelle oder dem Baumarkt sind bis 250 Euro brutto Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und brauchen Ihren Firmennamen nicht. Darüber muss der Bon auf den Betrieb ausgestellt sein, sonst entfällt die Vorsteuer. Thermobons verblassen; fotografieren Sie sie am Tag des Einkaufs.

E-Rechnungen müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei ist die Rechnung selbst; sie wird als XML aufbewahrt und als Datei an die Kanzlei weitergegeben, nicht als Ausdruck. Grundlagen im Lexikon unter E-Rechnung.

Umsatzsteuer: 7 Prozent Speisen, 19 Prozent Getränke

Seit dem 1. Januar 2026 gilt nach § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen der ermäßigte Satz von 7 Prozent, "mit Ausnahme der Abgabe von Getränken". Die Regelung ist nicht befristet. Damit entfällt die frühere Unterscheidung zwischen Verzehr vor Ort und Außer-Haus-Verkauf: Speisen sind im Restaurant, am Imbiss und im Lieferservice einheitlich mit 7 Prozent zu versteuern.

Getränke bleiben bei 19 Prozent, ob alkoholisch oder nicht, auch Kaffee und Wasser am Tisch. Nur im Außer-Haus-Verkauf unterliegen Milch und Milchmischgetränke mit einem Milchanteil von mindestens 75 Prozent dem Satz von 7 Prozent. Bei Kombiangeboten wie Frühstücksbuffet, Menü mit Getränk oder Tagungspauschale ist der Gesamtpreis aufzuteilen; die Finanzverwaltung beanstandet nicht, wenn 30 Prozent des Pauschalpreises den Getränken zugeordnet werden. Alternativ teilen Sie kalkulatorisch nach Wareneinsatz auf und dokumentieren das. Für die Buchhaltung heißt das: Jeder Artikel in der Kasse ist dem richtigen Steuersatz zugeordnet, die Erlöskonten sind getrennt, die Legende auf dem Bon stimmt. Beträge rechnen Sie mit dem Umsatzsteuer-Rechner nach.

Wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro Umsatz hatte und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen; für ein Restaurant selten relevant, für einen Marktstand gelegentlich.

Bewirtung und Trinkgeld

Bewirtung durch den Wirt. Lädt der Inhaber einen Lieferanten oder Geschäftspartner ein, gilt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: 70 Prozent der angemessenen Kosten sind Betriebsausgabe, 30 Prozent nicht. Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe sind schriftlich festzuhalten; bei Bewirtung in einer Gaststätte reichen Anlass und Teilnehmer plus Rechnung. Nach § 4 Abs. 7 EStG sind Bewirtungskosten getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen, sonst entfällt der Abzug ganz. Die Vorsteuer bleibt zu 100 Prozent abziehbar. Pflichtangaben im Lexikon unter Bewirtungsbeleg, den abziehbaren Betrag zeigt der Bewirtungskosten-Rechner.

Trinkgeld an Angestellte ist nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei, wenn Gäste es freiwillig und ohne Rechtsanspruch zusätzlich zum Rechnungsbetrag geben. Es ist kein Entgelt für eine Leistung des Betriebs und unterliegt nicht der Umsatzsteuer. Läuft Trinkgeld über das Kartenterminal, landet es zunächst in der Kasse: Erfassen Sie es getrennt vom Umsatz und dokumentieren Sie die Auszahlung, sonst sieht ein Prüfer nicht erfassten Umsatz.

Trinkgeld an den Inhaber ist dagegen Betriebseinnahme und gehört nach § 10 Abs. 1 UStG und Abschnitt 10.1 Abs. 5 UStAE zum umsatzsteuerlichen Entgelt. Einzelheiten im Lexikon unter Trinkgeld.

Aufbewahrung und GoBD

Nach § 147 Abs. 3 AO gelten drei Fristen: zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, dazu zählt auch das Kassenbuch; acht Jahre für Buchungsbelege, also Z-Bons, Kassenbons, Lieferantenrechnungen, Kontoauszüge, Bewirtungsbelege und Zählprotokolle; sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Die Tabelle nach Belegart steht im Lexikon unter Aufbewahrungsfrist.

Papierbelege dürfen nach § 147 Abs. 2 AO als Bild aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt und während der gesamten Frist lesbar und maschinell auswertbar bleibt. Die GoBD verlangen dafür einen dokumentierten Ablauf: wer fotografiert, wann, wie die Lesbarkeit geprüft wird, wo die Datei unveränderbar liegt. Dann darf der Thermobon in den Papierkorb; das Verfahren heißt ersetzendes Scannen. Elektronische Belege bleiben elektronisch: Die E-Rechnung wird als XML aufbewahrt, der PDF-Kontoauszug als PDF.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Die meisten Gastronomen lassen die Kanzlei buchen und liefern Belege. Der Rhythmus folgt der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die bis zum 10. des Folgemonats fällig ist (§ 18 Abs. 1 UStG), mit Dauerfristverlängerung einen Monat später:

Wann	Was	Wohin
Täglich	Z-Bon oder Kassenbericht, Barbelege fotografieren, Trinkgeld-Auszahlung notieren	Kassenbuch, Belegarchiv
Wöchentlich	Lieferscheine mit Rechnungen abgleichen, E-Mail-Rechnungen weiterleiten	Belegarchiv
Bis zum 25.	Stundenzettel, Krankmeldungen, Ein- und Austritte	Lohnabrechnung der Kanzlei
Bis zum 5. des Folgemonats	Eingangsrechnungen, Kassenbuch, Kontoauszüge, Karten- und Lieferdienstabrechnungen, Bewirtungsbelege	DATEV Unternehmen online oder Export an die Kanzlei
Bis zum 10.	Kanzlei bucht und übermittelt die Voranmeldung	Finanzamt

Arbeitet die Kanzlei mit DATEV, laden Sie Belege in DATEV Unternehmen online hoch; der Pendelordner bleibt möglich, kostet aber Wochen bis zur ersten Rückfrage (Vergleich im Beitrag Pendelordner Alternative). Wer Bons per Messenger schickt, sollte die Datenschutzfragen aus dem Beitrag WhatsApp Belege und DSGVO kennen. Alle Belegarten mit Format und Frist stehen in der Checkliste für den Steuerberater.

Typische Fehler bei Betriebsprüfungen in der Gastronomie

Die Gastronomie gilt als bargeldintensiv und wird entsprechend häufig geprüft. Prüfer arbeiten in zwei Schritten: Erst prüfen sie die formelle Ordnungsmäßigkeit der Kasse, dann verproben sie den Umsatz.

Richtsatzsammlung. Das BMF veröffentlicht jährlich Richtsätze je Gewerbeklasse. Für Gast-, Speise- und Schankwirtschaften nennt die Richtsatzsammlung für das Kalenderjahr 2024 einen Rohgewinnaufschlagsatz auf den Wareneinsatz von 178 bis 400 Prozent mit einem Mittelsatz von 257 Prozent, für Imbissstuben bis 100.000 Euro Umsatz 144 bis 335 Prozent (Mittelsatz 213), für Pizzerien 213 bis 400 Prozent (Mittelsatz 285). Nach Nr. 1 der Vorbemerkungen sind die Richtsätze ein Hilfsmittel zur Verprobung; bei formell ordnungsmäßiger Buchführung darf eine Schätzung in der Regel nicht allein auf eine Abweichung von den Richtsätzen gestützt werden. Der innere Betriebsvergleich ist vorrangig, was der BFH im Verfahren X R 19/21 bestätigt hat.

Schätzung. Gefährlich wird es bei formellen Mängeln der Kasse: fehlende Z-Bons, nachträglich geschriebenes Kassenbuch, Kassenfehlbeträge, keine TSE, keine Verfahrensdokumentation. Dann kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und den Umsatz nach § 162 Abs. 2 AO schätzen. Ein Betrieb mit 100.000 Euro Wareneinsatz und erklärten 300.000 Euro Umsatz hat einen Aufschlag von 200 Prozent; eine Schätzung mit dem Mittelsatz von 257 Prozent bedeutet 57.000 Euro Mehrumsatz, darauf Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Gewerbesteuer für jedes geprüfte Jahr.

Die häufigsten Feststellungen:

• Z-Bons fehlen oder haben Lücken in der Nummernfolge.
• Kassenbuch in Excel ohne Änderungsprotokoll oder Tage später nachgetragen.
• Negativer Kassenbestand, weil Barausgaben vor der Einnahme gebucht wurden.
• Trinkgeld über Karte nicht vom Umsatz getrennt oder nicht als Auszahlung dokumentiert.
• Privatentnahmen von Speisen und Getränken nicht erfasst (das BMF veröffentlicht dafür Pauschbeträge).
• Lieferscheine ohne Rechnung oder Rechnungen ohne Lieferschein, der Wareneinsatz ist unvollständig oder doppelt.

Brauche ich als Restaurant ein Kassenbuch, wenn ich eine elektronische Kasse habe?

Ja, zumindest als Zusammenfassung der Bargeldbewegungen außerhalb der Kasse: Bankeinzahlungen, Barausgaben, Privatentnahmen, Trinkgeldauszahlungen. Die Einzelaufzeichnung liefert die Kasse mit TSE, das Kassenbuch verbindet Z-Bon-Summe und Bestand. Auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind Kasseneinnahmen nach § 146 Abs. 1 AO täglich festzuhalten.

Welche Belege braucht mein Steuerberater jeden Monat aus der Gastronomie?

Z-Bons oder TSE-Export, Kassenbuch mit Anfangs- und Endbestand, alle Lieferantenrechnungen, Kontoauszüge aller Geschäftskonten, Abrechnungen von Kartenterminal und Lieferdiensten, Bewirtungsbelege mit Anlass und Teilnehmern, Lohnunterlagen und Verträge bei Neuabschluss. Lieferscheine nur, wenn die Rechnung auf sie verweist.

Wie buche ich Trinkgeld in der Gastronomie?

Trinkgeld an Angestellte ist nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei und kein Umsatz des Betriebs; es wird getrennt erfasst und die Auszahlung dokumentiert. Trinkgeld an den Inhaber ist Betriebseinnahme und umsatzsteuerliches Entgelt. Bei Kartenzahlung muss die Kasse den Trinkgeldanteil ausweisen, damit er nicht als Speisenumsatz gebucht wird.

Muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Nur bis zum Erhalt der Rechnung, wenn die Rechnung alle Positionen enthält (§ 147 Abs. 3 AO). Verweist die Rechnung auf den Lieferschein oder stehen die gelieferten Artikel nur dort, ist der Lieferschein Buchungsbeleg und acht Jahre aufzubewahren. Für die Vorsteuer zählt immer die Rechnung.

Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

Prüfer des Finanzamts kommen nach § 146b AO ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten, zählen die Kasse, vergleichen mit dem Kassenbuch, sehen Z-Bons und Verfahrensdokumentation ein und lesen die TSE-Daten aus. Stimmt der Bestand nicht oder fehlen Aufzeichnungen, kann die Nachschau in eine Außenprüfung übergehen.

Wie lange muss ich Kassenbons und Z-Bons aufbewahren?

Acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Das Kassenbuch selbst zählt zu den Büchern und ist zehn Jahre aufzubewahren. Thermobons dürfen fotografiert und danach vernichtet werden, wenn der Ablauf dokumentiert ist und die Datei unveränderbar lesbar bleibt.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie fotografieren Z-Bon, Barbelege und Zählprotokoll per WhatsApp oder leiten Lieferantenrechnungen und E-Rechnungen per E-Mail weiter. Kontevia liest jede Position mit dem Steuersatz aus, der auf dem Beleg steht, trennt 7 und 19 Prozent, prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG, erkennt Duplikate zwischen Lieferschein und Sammelrechnung und meldet fehlende Tage oder einen rechnerisch negativen Kassenbestand. Für Bewirtungsbelege fragt Kontevia Anlass und Teilnehmer im Chat ab. Jeder Beleg bekommt einen Buchungsvorschlag nach SKR03 oder SKR04 mit getrennten Konten je Steuersatz und geht an DATEV Unternehmen online oder als Export an Ihre Kanzlei, die prüft und bucht. Das Archiv liegt acht Jahre bei Kontevia.

Stand der Angaben: 11. Oktober 2026. DATEV und DATEV Unternehmen online sind Marken der DATEV eG, Nürnberg. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen.