Kleinunternehmerregelung 2027: Umsatz 2026 prüfen, Grenze überschritten, was jetzt gilt

Für Kleinunternehmer ist der Jahreswechsel der wichtigste Prüftermin. Ob Sie 2027 weiter ohne Umsatzsteuer abrechnen dürfen, entscheidet Ihr Umsatz aus 2026. Wer die Grenze knapp verpasst, muss ab dem 1. Januar 2027 Umsatzsteuer auf jede Rechnung schreiben, Voranmeldungen abgeben und die Kasse umstellen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie den Check machen, was beim Überschreiten passiert und was für E-Rechnungen gilt.

Kurz gesagt: Sie bleiben 2027 Kleinunternehmer, wenn Ihr Nettoumsatz 2026 höchstens 25.000 Euro betrug und Ihr Umsatz 2027 voraussichtlich nicht über 100.000 Euro steigt. Überschreiten Sie 2027 die 100.000 Euro, ist schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze reißen, steuerpflichtig. E-Rechnungen müssen Sie seit 2025 empfangen können, ausstellen müssen Sie als Kleinunternehmer keine.

Die zwei Grenzen seit 2025

Nach § 19 Absatz 1 UStG ist ein Unternehmer mit Sitz im Inland von der Umsatzsteuer befreit, wenn sein Gesamtumsatz

• im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und
• im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Seit 2025 sind das Nettowerte. Vorher lagen die Grenzen bei 22.000 und 50.000 Euro. Der Gesamtumsatz ist nach § 19 Absatz 2 UStG die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze. Es zählt also, was 2026 tatsächlich auf Ihrem Konto und in Ihrer Kasse angekommen ist, nicht was Sie in Rechnung gestellt haben. Verkäufe von Anlagevermögen, etwa der alte Kombidämpfer, bleiben außen vor.

Ihre Lage zum 31.12.2026	Status 2027
Umsatz 2026 bis 25.000 Euro	Kleinunternehmer, solange 2027 nicht über 100.000 Euro
Umsatz 2026 über 25.000 Euro	ab 1.1.2027 regelbesteuert
Gründung im Laufe von 2027	steuerfrei bis 25.000 Euro im Gründungsjahr
Freiwillig auf die Regelung verzichtet	5 Jahre an die Regelbesteuerung gebunden

Der Jahreswechsel-Check in vier Schritten

1. Einnahmen 2026 zusammenzählen. Alle Zahlungseingänge aus Ihrem Betrieb, bar, per Karte und per Überweisung, ohne Privateinlagen und ohne Darlehen.
2. Ausnahmen abziehen. Erlöse aus dem Verkauf von Anlagevermögen und bestimmte steuerfreie Umsätze zählen nach § 19 Absatz 2 UStG nicht mit.
3. Bis zum 31. Dezember im Blick behalten. Was im Dezember noch eingeht, zählt für 2026. Eine Zahlung am 2. Januar 2027 zählt für 2027.
4. Ergebnis festhalten. Notieren Sie die Summe und geben Sie sie Ihrer Kanzlei. Den Rechenweg können Sie mit dem Kleinunternehmer Rechner nachvollziehen.

Beispiel: Das kleine Café

Ein Café mit Mittagstisch nimmt 2026 bis Ende November 23.400 Euro ein. Im Dezember laufen zwei Weihnachtsfeiern, zusammen 1.900 Euro. Damit liegt der Jahresumsatz bei 25.300 Euro, also 300 Euro über der Grenze. Ab dem 1. Januar 2027 muss das Café Umsatzsteuer ausweisen: 7 Prozent auf Speisen, 19 Prozent auf Getränke.

Wäre eine der Feiern erst im Januar 2027 bezahlt worden, hätte der Umsatz 2026 unter der Grenze gelegen. Rechnungen zu verschieben, nur um unter der Grenze zu bleiben, sollten Sie aber vorher mit Ihrer Kanzlei besprechen. Es kommt auf den tatsächlichen Zahlungseingang an.

Beispiel: Die kleine Ferienpension

Eine Pension mit drei Zimmern hatte 2026 einen Umsatz von 21.800 Euro. 2027 bleibt sie Kleinunternehmerin. Bucht im Sommer 2027 eine Reisegruppe für eine ganze Saison und der Umsatz steigt im September über 100.000 Euro, endet die Steuerbefreiung sofort. Nach Auskunft der IHK Berlin ist schon der Umsatz, mit dem die Grenze von 100.000 Euro überschritten wird, nicht mehr steuerfrei. Die Umsätze davor bleiben steuerfrei.

Was ab dem ersten steuerpflichtigen Umsatz zu tun ist

Wer die Kleinunternehmerregelung verliert, muss vom ersten steuerpflichtigen Umsatz an einiges umstellen:

• Rechnungen: Umsatzsteuer nach Steuersatz ausweisen, den Kleinunternehmerhinweis streichen und alle Pflichtangaben nach § 14 UStG aufnehmen. Eine Übersicht steht im Lexikon unter Pflichtangaben einer Rechnung, eine Vorlage unter Rechnung Vorlage.
• Kasse: Steuersätze in der Kasse hinterlegen. In der Gastronomie heißt das seit 2026: Speisen 7 Prozent, Getränke 19 Prozent. Details im Beitrag Mehrwertsteuer Gastronomie 2026.
• Voranmeldungen: Sie geben Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Ob monatlich oder vierteljährlich, richtet sich nach § 18 Absatz 2 UStG nach der Steuer des Vorjahres. Monatlich wird es ab 9.000 Euro Vorjahressteuer. Den Zeitraum legt das Finanzamt fest. Mehr im Lexikon unter Umsatzsteuervoranmeldung.
• Vorsteuer: Ab jetzt holen Sie sich die Umsatzsteuer aus Einkaufsrechnungen als Vorsteuer zurück. Dafür brauchen Sie ordentliche Rechnungen von Großmarkt, Lieferanten und Handwerkern.

Gerade die Vorsteuer ist der Grund, warum sich die Umstellung manchmal sogar lohnt. Wer viel investiert, etwa in eine neue Küche, bekommt die Umsatzsteuer aus diesen Rechnungen erstattet.

Freiwillig verzichten: wann sinnvoll

Nach § 19 Absatz 3 UStG können Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Das lohnt sich vor allem, wenn Ihre Kunden Unternehmen sind, die die Vorsteuer abziehen, oder wenn hohe Investitionen anstehen. Für ein Café mit Privatkunden ist die Regelung dagegen ein Preisvorteil. Rechnen Sie das mit Ihrer Kanzlei durch, bevor Sie verzichten.

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Hier gibt es zwei Seiten:

Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht, wenn Sie die XML-Dateien lesen und aufbewahren können. Zum Öffnen einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei können Sie das Tool E-Rechnung öffnen nutzen.

Ausstellen: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen. Nach § 34a UStDV darf eine Rechnung über einen steuerfreien Kleinunternehmerumsatz immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als normales PDF. Die Rechnung braucht den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Nach dem Wechsel: Wer 2027 regelbesteuert wird, fällt unter die allgemeinen Übergangsregeln. Nach § 27 Absatz 38 UStG dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2027 noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 ist die E-Rechnung im Inland zwischen Unternehmen für alle Pflicht. Mehr im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2027.

Gilt die 25.000-Euro-Grenze brutto oder netto?

Seit 2025 gilt die Grenze netto. Bei Kleinunternehmern ist das in der Praxis derselbe Betrag wie die Einnahmen, weil sie keine Umsatzsteuer berechnen. Entscheidend ist der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten.

Muss ich das Finanzamt informieren, wenn ich die Grenze überschreite?

Eine eigene Meldepflicht steht nicht in § 19 UStG. Mit dem ersten steuerpflichtigen Umsatz beginnen aber die normalen Pflichten: Voranmeldungen, Rechnungen mit Steuer und die Umsatzsteuererklärung. Sprechen Sie das Finanzamt oder Ihre Kanzlei frühzeitig an, damit der Voranmeldungszeitraum geklärt ist.

Was passiert mit Rechnungen, die ich schon ohne Steuer geschrieben habe?

Rechnungen über Umsätze, die vor dem Überschreiten der Grenze steuerfrei waren, bleiben gültig. Ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, muss die Rechnung Umsatzsteuer ausweisen. Ist sie ohne Steuer rausgegangen, korrigieren Sie sie. Eine Vorlage finden Sie unter Rechnungskorrektur.

Kann ich nach dem Überschreiten wieder Kleinunternehmer werden?

Ja. Liegt der Umsatz eines Jahres wieder bei höchstens 25.000 Euro, sind Sie im Folgejahr wieder Kleinunternehmer, sofern Sie nicht freiwillig verzichtet haben. Bei einem Verzicht gilt die Bindung von fünf Kalenderjahren.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. Kontevia bucht nicht und berät nicht steuerlich, sondern bereitet Belege für Ihre Kanzlei vor. Gerade beim Wechsel in die Regelbesteuerung zählt jede Eingangsrechnung, weil jetzt die Vorsteuer daraus zurückkommt. Sie fotografieren den Großmarkt-Bon oder leiten die E-Rechnung per E-Mail weiter. Kontevia liest Betrag, Umsatzsteuer nach Sätzen und Lieferant aus, prüft die Pflichtangaben und übergibt die Belege mit Buchungsvorschlag an Ihre Kanzlei. Tarife unter Preise, Details unter Funktionen.

Quellen

• § 19 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
• § 34a UStDV: https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
• § 18 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18.html
• § 27 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
• IHK Berlin, Kleinunternehmerregelung: https://www.ihk.de/berlin/service-und-beratung/recht-und-steuern/steuern-und-finanzen/kleinunternehmerregelung-4408200

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.