E-Rechnung erstellen 2026: Wege, Formate und kostenlose Möglichkeiten

Eine E-Rechnung erstellen Sie nicht von Hand, sondern lassen sie von einer Software als XML-Datei erzeugen: als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Pflicht wird die Ausstellung zwischen inländischen Unternehmen ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle.

Dieser Beitrag zeigt, welches Format für welchen Kunden passt, welche fünf Wege es zur E-Rechnung gibt, was davon kostenlos ist, und wie Sie eine Rechnung vor dem Versand prüfen. Ab wann genau welche Pflicht gilt und was seit 2025 beim Empfang zu beachten ist, steht im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2027.

Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Absatz 38 UStG. Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen Rechnungen an andere inländische Unternehmen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als einfaches PDF schicken. Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 1. Januar 2028 muss jede Rechnung an ein inländisches Unternehmen eine E-Rechnung sein. Empfangen können müssen alle Unternehmen E-Rechnungen bereits seit 1. Januar 2025; eine Zustimmung des Empfängers braucht der Aussteller für eine E-Rechnung deshalb nicht.

Freiwillig dürfen Sie schon heute E-Rechnungen schicken. Wer sein Rechnungsprogramm 2026 umstellt, hat zum Stichtag die Kinderkrankheiten hinter sich.

XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format?

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 als E-Rechnung zulässig. Der Unterschied liegt in der Form: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF/A-3, in das dieselben Daten als XML eingebettet sind.

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD
Aufbau	Nur XML, ohne Bild	PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Für Menschen lesbar	Nur mit Viewer	Ja, als normales PDF
Typischer Empfänger	Behörden, Rechnungsportale, Großkunden	Unternehmen aller Größen
Leitweg-ID nötig	Bei öffentlichen Auftraggebern ja	Nein, außer im Profil XRECHNUNG an Behörden
Zulässiges Profil	XRechnung in der aktuellen Version	EN 16931 empfohlen; BASIC zulässig; MINIMUM und BASIC WL nicht
Maßgeblich für die Steuer	Das XML	Das XML, nicht der Bildteil

Für Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 der praktische Standard: Der Kunde kann das PDF ohne Zusatzsoftware ansehen, seine Buchhaltung liest das XML. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungsdaten und gelten nicht als E-Rechnung. Für Rechnungen an Bundesbehörden verlangt der Auftraggeber in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Fragt ein Großkunde nach einem bestimmten Format, richten Sie sich nach ihm.

Fünf Wege, eine E-Rechnung zu erstellen

1. Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware

Der häufigste Weg. Die meisten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme haben inzwischen einen Schalter "E-Rechnung", "XRechnung" oder "ZUGFeRD" beim Export. Prüfen Sie beim Anbieter, welches Profil erzeugt wird; "ZUGFeRD-fähig" allein sagt nichts, wenn nur das Profil MINIMUM herauskommt.

2. ERP oder Warenwirtschaft

Betriebe mit Warenwirtschaft, Handwerkersoftware oder ERP erzeugen Rechnungen dort, wo Aufträge und Lieferscheine liegen. Wichtig ist, dass Stammdaten wie USt-IdNr., Bankverbindung und die E-Mail-Adresse des Kunden sauber gepflegt sind, denn das XML übernimmt sie eins zu eins.

3. Kassensystem in der Gastronomie

Im Restaurant entstehen die meisten Belege an der Kasse. Bons bis 250 Euro sind Kleinbetragsrechnungen und bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Anders bei Bewirtungsrechnungen über 250 Euro an Firmenkunden, etwa für eine Weihnachtsfeier oder ein Catering: Das ist eine Rechnung an ein inländisches Unternehmen und muss ab 2027 oder 2028 als E-Rechnung kommen. Fragen Sie Ihren Kassenanbieter, ob das System solche Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben kann, oder schreiben Sie diese Rechnungen über ein separates Rechnungsprogramm.

4. Kostenlose Tools

Kostenlos gibt es zwei verlässliche Wege, mit Einschränkungen:

• Weberfassung der Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE). Dort tippen Sie eine Rechnung in ein Formular und reichen sie als XRechnung ein; Registrierung und Nutzung sind für Rechnungssteller kostenlos. Das Portal ist aber nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gedacht, nicht für Rechnungen an Firmenkunden. Die Länder betreiben eigene Portale für ihre Behörden.
• Mustangproject. Eine Open-Source-Bibliothek in Java unter der Apache-Lizenz 2.0, die ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung schreiben, lesen und validieren kann, auch über ein Kommandozeilenwerkzeug. Für Entwickler oder technisch versierte Betriebe gedacht, nicht für den Alltag am Tresen.

Daneben gibt es kostenlose Einstiegstarife kommerzieller Rechnungsprogramme. Achten Sie auf das erzeugte Profil, auf die Grenze der Rechnungen pro Monat und darauf, ob Sie Ihre XML-Dateien beim Wechsel exportieren können.

5. Steuerberater oder DATEV

Manche Kanzleien schreiben Ausgangsrechnungen für ihre Mandanten oder stellen ihnen ein Rechnungsprogramm bereit. Die DATEV eG bietet für Unternehmen Rechnungsschreibung mit E-Rechnungsfunktion an. Wie E-Rechnungen von dort und von anderswo zur Kanzlei kommen, erklärt der Beitrag DATEV und E-Rechnung.

E-Rechnung erstellen, Schritt für Schritt

1. Format und Profil festlegen. ZUGFeRD EN 16931 für Firmenkunden, XRechnung für Behörden oder auf Wunsch des Kunden.
2. Stammdaten prüfen. Ihr Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung; beim Kunden Anschrift, gegebenenfalls USt-IdNr. und eine E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang.
3. Rechnung wie gewohnt erfassen. Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz, Leistungsdatum, Zahlungsziel.
4. Bestellnummer oder Käuferreferenz eintragen, wenn der Kunde eine verlangt. Bei Behörden ist die Leitweg-ID Pflicht.
5. Als E-Rechnung exportieren, nicht als normales PDF drucken.
6. Datei prüfen und versenden.
7. XML archivieren, zusammen mit dem ZUGFeRD-PDF.

Pflichtangaben und BT-Felder

Inhaltlich gelten dieselben zehn Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG wie bei jeder Rechnung, Details im Lexikon unter Pflichtangaben einer Rechnung. In der E-Rechnung stehen sie in festen Datenfeldern, die die Norm EN 16931 als Business Terms (BT) nummeriert. Einige Beispiele:

Feld	Inhalt
BT-1	Rechnungsnummer
BT-2	Rechnungsdatum
BT-10	Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID
BT-31 / BT-32	USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers
BT-72	Tatsächliches Liefer- oder Leistungsdatum
BT-84	IBAN für die Zahlung
BT-109, BT-110, BT-112	Summe netto, Steuerbetrag, Summe brutto
BT-152	Steuersatz je Position

Das Programm füllt diese Felder aus Ihren Eingaben. Fehlt ein Feld, meldet ein Validator den Fehler.

Versand: E-Mail, Portal oder Peppol

Für die E-Rechnung ist kein bestimmter Übertragungsweg vorgeschrieben. Üblich ist die E-Mail mit der XML-Datei oder dem ZUGFeRD-PDF im Anhang, an die Rechnungsadresse des Kunden. Behörden empfangen über ihre Rechnungsportale, größere Unternehmen teils über eigene Lieferantenportale oder das Peppol-Netzwerk. Peppol ist ein europäisches Netz für den Rechnungsaustausch, für das Sie einen Zugangsdienstleister brauchen; Pflicht ist es im Inland nicht. Ob ein Download-Link im Kundenportal statt eines Anhangs genügt, stimmen Sie am besten mit dem Kunden ab: Er muss die Datei im Originalformat abrufen und acht Jahre aufbewahren können.

Vor dem Versand prüfen

Ein Fehler im XML fällt Ihnen im PDF nicht auf. Prüfen Sie die Datei vor dem ersten Versand mit einem Validator, zum Beispiel mit dem Tool E-Rechnung prüfen. Mit E-Rechnung öffnen sehen Sie, was Ihr Kunde aus der XML-Datei liest. Vergleichen Sie bei ZUGFeRD Betrag, Steuer und Rechnungsnummer zwischen PDF und XML: Weichen sie ab, gilt nach dem BMF-Schreiben der XML-Teil.

Aufbewahrung im Originalformat

Das Doppel jeder Ausgangsrechnung bewahren Sie nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre auf, und zwar so, wie Sie es verschickt haben: die XML-Datei beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck oder ein PDF ohne XML ersetzt das Original nicht. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.

Sonderfälle: wer keine E-Rechnung ausstellen muss

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen (§ 34a UStDV). Sie dürfen weiter Papier oder PDF schicken, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) dürfen auch nach 2027 als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen. Eine E-Rechnung dürfen Sie Privatkunden nur mit deren Einverständnis schicken.
• Rechnungen ins Ausland fallen nicht unter die inländische Pflicht.

Kann ich eine E-Rechnung in Word oder Excel erstellen?

Nein. Word und Excel erzeugen ein PDF ohne strukturierte Daten, das ist eine sonstige Rechnung. Für eine E-Rechnung brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD exportiert, oder ein Werkzeug wie Mustangproject, das die XML-Datei erzeugt.

Wie kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?

Für Rechnungen an Bundesbehörden über die Weberfassung der OZG-RE. Für Rechnungen an Firmenkunden mit kostenlosen Einstiegstarifen von Rechnungsprogrammen oder mit der Open-Source-Bibliothek Mustangproject. Prüfen Sie in jedem Fall das Profil und die Exportmöglichkeiten.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?

Nein. Nach § 34a UStDV sind Rechnungen von Kleinunternehmern von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie dürfen freiwillig E-Rechnungen schicken. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit 1. Januar 2025 aber auch als Kleinunternehmer.

Ist ein PDF per E-Mail ab 2027 noch erlaubt?

Im Jahr 2027 nur, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug und der Empfänger zustimmt. Ab 1. Januar 2028 ist ein einfaches PDF an inländische Unternehmen nicht mehr zulässig, außer bei Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern.

Welches ZUGFeRD-Profil soll ich verwenden?

EN 16931, früher COMFORT. Es enthält alle Felder der europäischen Norm und wird von Buchhaltungsprogrammen ohne Nacharbeit gelesen. BASIC ist zulässig, MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung.

Muss mein Kunde einer E-Rechnung zustimmen?

Nein, wenn es sich um ein inländisches Unternehmen handelt. Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Zustimmung brauchen Sie nur für ein einfaches PDF während der Übergangszeit und für E-Rechnungen an Privatpersonen.

Wie lange muss ich die E-Rechnung aufbewahren?

Acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b UStG), im Originalformat, also als XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Kontevia erstellt keine E-Rechnungen; dafür nutzen Sie Ihr Rechnungsprogramm oder einen der Wege oben. Kontevia übernimmt die andere Seite: Sie leiten eingehende E-Rechnungen per E-Mail weiter, Kontevia liest XRechnung und ZUGFeRD aus, prüft Pflichtangaben nach § 14 UStG und Duplikate und übergibt die vorbereiteten Belege an DATEV Unternehmen online oder als Export an Ihre Kanzlei, die prüft und bucht. Auch das Doppel Ihrer Ausgangsrechnungen können Sie so an die Kanzlei weitergeben.

Stand der Angaben: 11. Oktober 2026. DATEV und DATEV Unternehmen online sind Marken der DATEV eG, Nürnberg. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen.