E-Rechnung an Behörden: Leitweg-ID, OZG-RE und Peppol für Caterer, Restaurants und Hotels

Ein Caterer liefert Tagungsverpflegung an ein Bundesamt, ein Hotel bringt eine Dienststelle für eine Klausur unter, ein Restaurant richtet den Empfang einer Bundesbehörde aus. In allen drei Fällen reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail nicht. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes elektronische Rechnungen einreichen, mit der Leitweg-ID des Auftraggebers und über eine Plattform des Bundes. Dieser Beitrag erklärt, was die Leitweg-ID ist, wie die Plattform OZG-RE funktioniert, welche Rolle Peppol spielt und woran Rechnungen am häufigsten scheitern.

Kurz beantwortet

Rechnungen an Bundesbehörden müssen als E-Rechnung im Standard XRechnung oder einem anderen Format nach EN 16931 ausgestellt und über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE eingereicht werden. Ausgenommen sind nach § 3 Absatz 3 ERechV unter anderem Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 Euro. Pflichtangabe ist die Leitweg-ID, die Sie vom Auftraggeber erhalten. Peppol ist einer von vier Wegen zur Plattform, aber keine Pflicht.

Die Regeln der E-Rechnungsverordnung

Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) gilt für das öffentliche Auftragswesen des Bundes. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung nach § 3 Absatz 1 ERechV trat am 27. November 2020 in Kraft (§ 11 Absatz 3 ERechV). Die wichtigsten Vorgaben:

• Format: Grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung. Ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 4 Absatz 1 ERechV), etwa ZUGFeRD im passenden Profil.
• Übermittlung: über ein Verwaltungsportal des Bundes, nach vorheriger Registrierung mit einem Nutzerkonto (§ 4 Absatz 3 ERechV). Formal fehlerhafte Rechnungen werden automatisch abgelehnt.
• Inhalt: Neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG verlangt § 5 Absatz 1 ERechV die Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Lieferantennummer und Bestellnummer gehören hinein, wenn der Auftraggeber sie bei der Beauftragung mitgeteilt hat (§ 5 Absatz 2 ERechV).
• Ausnahmen: Rechnungen nach einem Direktauftrag bis zu einem Betrag von 1.000 Euro sowie einige Sonderfälle (§ 3 Absatz 3 ERechV).

Länder und Kommunen haben eigene Regeln und teils eigene Plattformen. Einige Länder sind an die OZG-RE angebunden. Fragen Sie bei jedem neuen öffentlichen Auftraggeber, welcher Rechnungseingang gilt.

Die Leitweg-ID: Adresse und Pflichtfeld zugleich

Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für eingehende E-Rechnungen. Sie steht im Auftrag oder in den Vergabeunterlagen, sonst fragen Sie beim Auftraggeber nach. In der XRechnung gehört sie in das Feld Käuferreferenz (BT-10). Nach der EN 16931 ist dieses Feld optional, nach deutschem Recht und im Standard XRechnung ist es Pflicht.

Fehlt die Leitweg-ID im Feld BT-10, lehnt die Plattform die Rechnung ab, auch wenn alles andere stimmt. Das ist der häufigste Grund für Rückläufer bei kleinen Betrieben, die zum ersten Mal an eine Behörde liefern.

Die Plattform OZG-RE und ihre vier Wege

Seit September 2025 empfängt die Bundesverwaltung elektronische Rechnungen über eine zentrale Plattform, die OZG-RE. Die frühere Plattform ZRE wurde dort zusammengeführt. Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung gehen ausschließlich über die OZG-RE. Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können eigene Lösungen haben.

Die Registrierung ist einmalig, kostenlos und unabhängig vom Übertragungsweg nötig. Danach stehen vier Wege offen:

Weg	Passt für	Was Sie brauchen
Weberfassung	Einzelne Rechnungen, keine Rechnungssoftware	Nur den Browser, die Plattform erzeugt die XRechnung
Upload	Wenige Rechnungen aus einem Rechnungsprogramm	Eine fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei
E-Mail	Regelmäßige Rechnungen	Freigeschaltete Absenderadresse, Datei im Anhang
Peppol	Viele Rechnungen an mehrere öffentliche Kunden	Einen Peppol-Zugangspunkt, meist über Ihren Softwareanbieter

Bei Weberfassung und Upload zeigt die Plattform vor dem Versand einen Prüfbericht mit formalen Fehlern. Für einen Caterer mit zwei oder drei Behördenaufträgen im Jahr reicht die Weberfassung in der Regel aus.

Peppol in einfachen Worten

Peppol ist ein europäisches Netz für den Austausch strukturierter Geschäftsdokumente, betrieben vom Verband OpenPeppol. Es ist weder ein Dateiformat noch eine Behörde. Rechnungen laufen zwischen zertifizierten Zugangspunkten: Ihr Anbieter liefert an den Zugangspunkt des Empfängers, ähnlich wie bei E-Mail zwei verschiedene Provider. Das Rechnungsformat im Netz ist Peppol BIS Billing 3.0, ein Profil der EN 16931.

Für Behörden, die an die OZG-RE angeschlossen sind, ergibt sich die Peppol-Empfänger-ID aus dem Präfix 0204 und der Leitweg-ID, also im Format 0204:Leitweg-ID. Als eigene Absender-ID empfiehlt der Bund die USt-IdNr. mit dem Präfix 9930 oder eine GLN mit dem Präfix 0088. Wichtig: Auch bei Peppol muss die Leitweg-ID zusätzlich im Feld BT-10 der Rechnung stehen.

Zwischen Unternehmen: kein vorgeschriebener Weg

Für E-Rechnungen zwischen Unternehmen schreibt das Umsatzsteuergesetz keinen Übertragungsweg vor. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei per E-Mail genügt. Peppol lohnt sich, wenn große Kunden wie Konzernkantinen, Messegesellschaften oder Hotelketten ihren Rechnungseingang darauf umstellen. Die Fristen der Inlandspflicht ab 2027 und 2028 stehen im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2027, die Wege zur eigenen E-Rechnung im Beitrag E-Rechnung erstellen.

Beispiel: Caterer in Bonn liefert an ein Bundesamt

Ein Caterer in Bonn beliefert eine zweitägige Fachtagung eines Bundesamts. Er stellt Speisen für 1.200 Euro netto und Getränke für 250 Euro netto in Rechnung. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent.

Position	Netto	Steuersatz	Umsatzsteuer
Speisen	1.200,00 Euro	7 %	84,00 Euro
Getränke	250,00 Euro	19 %	47,50 Euro
Summe	1.450,00 Euro		131,50 Euro

Der Rechnungsbetrag liegt bei 1.581,50 Euro brutto und damit über der Grenze für Direktaufträge. Der Caterer registriert sich einmal in der OZG-RE, trägt die Leitweg-ID aus dem Auftrag als Käuferreferenz ein, ergänzt Bankverbindung, Zahlungsziel und seine E-Mail-Adresse und erfasst die Rechnung über die Weberfassung. Beide Steuersätze müssen als eigene Steuerkategorien in der Rechnung stehen. Mehr zur Aufteilung im Beitrag 7 Prozent Speisen, 19 Prozent Getränke.

Ein Hotel, das eine Dienststelle für eine Klausur unterbringt und direkt mit der Behörde abrechnet, geht genauso vor. Bezahlt dagegen jeder Bedienstete sein Zimmer selbst und rechnet später Reisekosten ab, ist der Gast der Rechnungsempfänger und die ERechV greift nicht.

Typische Ablehnungsgründe

• Leitweg-ID fehlt im Feld BT-10 oder ist falsch abgetippt.
• Die Rechnung kommt als PDF ohne strukturierten Datensatz oder als ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC WL.
• Summen passen nicht: Positionen, Steuer je Satz und Gesamtbetrag ergeben nicht dasselbe Ergebnis.
• Bankverbindung, Zahlungsbedingungen oder E-Mail-Adresse fehlen.
• Die Absenderadresse ist für den E-Mail-Weg nicht freigeschaltet.

Eine Datei aus Ihrem Rechnungsprogramm können Sie vor dem Upload mit dem kostenlosen E-Rechnung-Prüfer testen. Er prüft im Browser Profil, Pflichtangaben, Leitweg-ID und Summen. Die verbindliche Referenz für XRechnung ist der Validator der KoSIT.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für eingehende E-Rechnungen. Sie wird bei der Auftragserteilung mitgeteilt und gehört in der XRechnung in das Feld Käuferreferenz (BT-10). Bei Peppol bildet sie zusammen mit dem Präfix 0204 die Empfänger-ID.

Muss ich Rechnungen an den Bund über Peppol schicken?

Nein. Die OZG-RE nimmt E-Rechnungen auch über Weberfassung, Upload und E-Mail an. Peppol lohnt sich bei vielen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Die kostenlose Registrierung in der OZG-RE ist für alle Wege nötig.

Ab welchem Betrag gilt die E-Rechnungspflicht gegenüber dem Bund?

Die ERechV gilt grundsätzlich für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes. Ausgenommen sind nach § 3 Absatz 3 ERechV unter anderem Rechnungen nach einem Direktauftrag bis zu einem Betrag von 1.000 Euro. Für Länder und Kommunen gelten eigene Vorschriften.

Kann ich ohne Rechnungsprogramm eine XRechnung an eine Behörde schicken?

Ja. Die Weberfassung der OZG-RE erzeugt die XRechnung aus Ihren Eingaben im Browser. Für einzelne Aufträge im Jahr reicht das aus. Für wiederkehrende Rechnungen ist ein Rechnungsprogramm mit XRechnung-Export bequemer.

Brauche ich Peppol für Rechnungen an andere Unternehmen?

Nein. Zwischen Unternehmen ist in Deutschland kein Übertragungsweg vorgeschrieben. Eine E-Rechnung darf per E-Mail, über Peppol, per EDI oder auf einem anderen vereinbarten Weg übermittelt werden.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. Kontevia ist ein Dienst für Eingangsbelege: Es schreibt keine Ausgangsrechnungen und versendet nichts an Behörden oder über Peppol. Ihre Rechnung an das Bundesamt erstellen Sie mit Ihrem Rechnungsprogramm, Ihrem Kassensystem oder über die Weberfassung der OZG-RE.

Für die andere Richtung ist der Ablauf so angelegt: E-Rechnungen Ihrer Lieferanten leiten Sie per E-Mail weiter oder laden sie hoch. Kontevia liest den XML-Teil aus, zeigt eine lesbare Ansicht, prüft Pflichtangaben und Summen und legt die Originaldatei unverändert ins Archiv. Ihr Steuerberater erhält die Datei mit einem Buchungsvorschlag. Ihr Steuerberater prüft und bucht. Kostenlos und ohne Anmeldung: E-Rechnung prüfen und E-Rechnung öffnen.

Quellen

• § 3 ERechV: https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__3.html
• § 4 ERechV: https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__4.html
• § 5 ERechV: https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__5.html
• § 11 ERechV: https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__11.html
• E-Rechnung Bund, OZG-RE: https://e-rechnung-bund.de/
• E-Rechnung Bund, FAQ: https://e-rechnung-bund.de/faq/
• KoSIT, XRechnung: https://xeinkauf.de/xrechnung/
• OpenPeppol: https://peppol.org/
• § 14 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.