ViDA: Was die EU-Mehrwertsteuerreform bis 2035 für Gastronomie und Hotels ändert

Die meisten Hotels und Restaurants verkaufen an Gäste vor Ort. Die Umsatzsteuer entsteht in Deutschland, Rechnungen gehen an deutsche Firmenkunden. Trotzdem betrifft die EU-Reform "VAT in the Digital Age", kurz ViDA, auch diese Betriebe: über die Buchungsportale, über Lieferanten aus dem EU-Ausland und über den Weg, den Rechnungen künftig nehmen. Dieser Beitrag ordnet den Zeitplan bis 2035 ein und zeigt, welche Teile für Gastronomie, Hotellerie und Ferienvermietung wichtig sind und welche nicht.

Kurz beantwortet

ViDA ist ein EU-Paket aus der Richtlinie (EU) 2025/516 und zwei Verordnungen, beschlossen am 11. März 2025 und in Kraft seit dem 14. April 2025. Für Beherbergungsbetriebe zählt vor allem die Plattformregel ab dem 1. Juli 2028: Buchungsportale für Kurzzeitvermietung werden Steuerschuldner, wenn der Vermieter selbst keine Umsatzsteuer berechnet. Ab dem 1. Juli 2030 gilt für Lieferungen und Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern die strukturierte E-Rechnung mit digitaler Meldung. Bis 2035 müssen nationale Meldesysteme an das EU-Modell angeglichen sein.

Der Zeitplan laut Europäischer Kommission

Datum	Was passiert	Bedeutung für Gastronomie und Hotels
14. April 2025	Inkrafttreten. Mitgliedstaaten dürfen nationale E-Rechnungspflichten unter bestimmten Bedingungen ohne EU-Genehmigung einführen	Gering, Deutschland hatte die Inlandspflicht bereits beschlossen
1. Januar 2027	Kleinere Klarstellungen für Nutzer von OSS und IOSS	Kaum, außer bei Onlineverkauf an Privatkunden im EU-Ausland
1. Juli 2028	Plattformregel für Kurzzeitvermietung und Personenbeförderung auf der Straße (Staaten können bis 1. Januar 2030 verschieben), Ausweitung der einzigen Registrierung	Hoch für Pensionen, Ferienwohnungen und kleine Hotels mit Portalbuchungen
1. Juli 2030	E-Rechnung und digitale Meldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze	Mittel, vor allem beim Einkauf bei EU-Lieferanten
1. Januar 2035	Frist für die Angleichung nationaler Echtzeit-Meldesysteme an das EU-Modell	Indirekt, je nachdem, ob Deutschland ein Meldesystem einführt

Plattformregel ab 2028: was sich bei Portalbuchungen ändert

Heute berechnet ein Hotel, das über ein Buchungsportal verkauft, die Umsatzsteuer auf die Übernachtung selbst. Private Vermieter und Kleinunternehmer berechnen keine. Nach der Kommission sollen Plattformen für Kurzzeitvermietung und Personenbeförderung ab dem 1. Juli 2028 die Umsatzsteuer selbst erheben und abführen, wenn die Anbieter auf der Plattform das nicht tun, etwa weil sie Kleinunternehmer oder Privatpersonen sind. Die Kommission begründet das mit gleichen Wettbewerbsbedingungen zwischen klassischer Beherbergung und Online-Vermietung.

Für die Praxis heißt das:

• Hotels und Pensionen, die Umsatzsteuer berechnen: Prüfen Sie, ob Ihre USt-IdNr. und Ihre Steuerdaten bei jedem Portal korrekt hinterlegt sind. Nur dann ist für das Portal erkennbar, dass Sie die Steuer selbst abführen.
• Kleine Pensionen und Ferienwohnungen mit Kleinunternehmerregelung: Für Buchungen über ein Portal kann künftig das Portal Umsatzsteuer berechnen. Das kann sich auf Preise und die Abrechnung des Portals auswirken. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Deutschland die Regel umsetzt und ob ein Wechsel zur Regelbesteuerung sinnvoll ist.
• Provisionsabrechnungen: Die Abrechnungen der Portale bleiben Belege für Ihre Buchhaltung. Heben Sie sie wie bisher acht Jahre auf und geben Sie sie monatlich an die Kanzlei.

Die Mitgliedstaaten dürfen die Plattformregel bis zum 1. Januar 2030 verschieben. Maßgeblich sind die Einzelheiten des deutschen Umsetzungsgesetzes.

E-Rechnung und digitale Meldung ab Juli 2030

Ab dem 1. Juli 2030 gilt für B2B-Umsätze zwischen Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten:

• Die Rechnung muss eine strukturierte E-Rechnung nach der Norm EN 16931 sein. Ein PDF genügt nicht.
• Sie ist innerhalb von zehn Tagen nach Entstehung der Steuer auszustellen.
• Die Rechnungsdaten werden digital an die Steuerverwaltung gemeldet und mit dem Land des Kunden geteilt.
• Die periodische Zusammenfassende Meldung, in Deutschland heute nach § 18a UStG beim Bundeszentralamt für Steuern, wird durch diese Einzelmeldung ersetzt.

Für Restaurants und Hotels ist der Verkauf an Unternehmen im EU-Ausland selten ein Thema. Übernachtungen und Bewirtung werden dort besteuert, wo sie stattfinden, also in Deutschland. Die Rechnung an eine französische Firma für das Zimmer ihres Mitarbeiters ist deshalb keine innergemeinschaftliche Leistung im Sinne der Meldepflicht.

Spürbar wird 2030 die Einkaufsseite. Wer Wein aus Italien, Kaffeemaschinen aus Österreich oder Bettwäsche aus Portugal bezieht, erhält von diesen Lieferanten ab Juli 2030 eine strukturierte E-Rechnung statt eines PDF. Ihre Buchhaltung muss diese Datei lesen, archivieren und an die Kanzlei weitergeben können, genauso wie heute eine XRechnung aus dem Inland.

Deutschland ist teilweise schon weiter

Die deutsche E-Rechnungspflicht für Inlandsumsätze greift früher als ViDA. Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027 und alle übrigen ab 2028 (§ 27 Absatz 38 UStG). XRechnung und ZUGFeRD im passenden Profil erfüllen die EN 16931 bereits. Einzelheiten stehen im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2027.

Eine zentrale Plattform, über die jede Inlandsrechnung an das Finanzamt läuft, gibt es in Deutschland bisher nicht. Rechnungen gehen direkt vom Lieferanten zum Kunden. Ob Deutschland zusätzlich ein Meldesystem für Inlandsumsätze einführt, ist eine politische Entscheidung. Wenn ja, muss es bis 2035 zum EU-Modell passen.

Beispiel 1: Hotel in Garmisch kauft in Österreich

Ein Hotel in Garmisch-Partenkirchen kauft im September 2030 eine Spülmaschine für die Hotelküche bei einem Händler in Innsbruck, 8.400 Euro netto. Der Händler liefert steuerfrei als innergemeinschaftliche Lieferung und muss die Rechnung als strukturierte E-Rechnung innerhalb von zehn Tagen ausstellen. Die Daten gehen an die österreichische Steuerverwaltung und von dort an die deutsche.

Für das Hotel ändert sich die Buchung nicht: Der Steuerberater erfasst einen innergemeinschaftlichen Erwerb mit Erwerbsteuer und gleich hoher Vorsteuer. Neu ist, dass die Rechnung als XML-Datei kommt und das Finanzamt die Daten des Lieferanten bereits kennt. Stimmt die USt-IdNr. des Hotels nicht, fällt das sofort auf.

Beispiel 2: Pension im Harz mit Portalbuchungen

Eine Pension im Harz mit sechs Zimmern nutzt die Kleinunternehmerregelung und verkauft die Hälfte der Nächte über Buchungsportale. Heute berechnet sie keine Umsatzsteuer. Sobald die Plattformregel in Deutschland gilt, kann das Portal für diese Buchungen Steuerschuldner werden. Die Inhaberin sollte deshalb rechtzeitig mit ihrer Kanzlei klären, wie sich das auf Zimmerpreise, Portalabrechnungen und die Kleinunternehmergrenze auswirkt. Den Stand der eigenen Umsätze prüft sie mit dem Kleinunternehmer Rechner.

Was Sie schon jetzt tun können

1. E-Rechnungen empfangen: Ein festes Postfach für Rechnungen, XML-Anhänge nicht löschen, Originaldatei acht Jahre archivieren. Zum Ansehen einzelner Dateien eignet sich E-Rechnung öffnen.
2. Stammdaten prüfen: USt-IdNr., Firmenname und Anschrift bei Lieferanten und Buchungsportalen einheitlich hinterlegen.
3. Portalverträge sichten: Welche Steuerdaten verlangt das Portal, und wie weist es die Steuer in der Abrechnung aus?
4. Mit der Kanzlei sprechen: Kleinunternehmerregelung, Portalanteil und Einkauf im EU-Ausland gehören in das nächste Jahresgespräch.

Was ist ViDA?

VAT in the Digital Age ist ein EU-Paket aus der Richtlinie (EU) 2025/516, der Verordnung (EU) 2025/517 und der Durchführungsverordnung (EU) 2025/518, beschlossen am 11. März 2025 und in Kraft seit dem 14. April 2025. Es bringt digitale Meldepflichten mit E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze, neue Regeln für Plattformen und eine erweiterte einzige Registrierung.

Betrifft ViDA Hotels, die nur an Gäste in Deutschland verkaufen?

Ja, über die Plattformregel für Kurzzeitvermietung ab dem 1. Juli 2028, die Mitgliedstaaten bis zum 1. Januar 2030 verschieben dürfen. Wer über Buchungsportale verkauft, sollte seine Steuerdaten dort aktuell halten. Die Meldepflicht für EU-Lieferungen ab 2030 betrifft Hotels vor allem beim Einkauf im EU-Ausland.

Fällt die Zusammenfassende Meldung weg?

Ja, für grenzüberschreitende B2B-Umsätze wird sie ab dem 1. Juli 2030 durch die digitale Einzelmeldung auf Basis der E-Rechnung ersetzt. Bis dahin bleibt sie in Deutschland nach § 18a UStG Pflicht für Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Lieferungen und bestimmten sonstigen Leistungen.

Muss ein Restaurant ab 2030 E-Rechnungen an ausländische Firmenkunden schreiben?

Für Bewirtung in Deutschland in der Regel nicht nach den ViDA-Regeln für grenzüberschreitende Umsätze, weil der Ort der Leistung in Deutschland liegt. Für Inlandsrechnungen an Unternehmen gilt aber die deutsche E-Rechnungspflicht ab 2027 oder 2028, außer bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Was bedeutet die Frist 2035?

Bis zum 1. Januar 2035 müssen Mitgliedstaaten mit eigenen nationalen Echtzeit-Meldesystemen diese an das EU-Modell angleichen, damit Unternehmen nicht für jedes Land ein anderes Verfahren brauchen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. Kontevia schreibt keine Ausgangsrechnungen und meldet nichts an Steuerverwaltungen. Es kümmert sich um die Belege, die in Ihren Betrieb hereinkommen, und berät nicht steuerlich.

So ist der Ablauf angelegt: Sie leiten E-Rechnungen und Portalabrechnungen per E-Mail weiter oder schicken Belege per WhatsApp. XRechnung und ZUGFeRD liest Kontevia direkt aus der XML-Datei, prüft Pflichtangaben und Duplikate und bewahrt das Original unverändert acht Jahre auf. Ihr Steuerberater erhält die Belege mit einem Buchungsvorschlag über DATEV Unternehmen online oder als Export im DATEV-Format. Ihr Steuerberater prüft und bucht. Mehr dazu unter Funktionen und Kontevia für Hotels.

Quellen

• Europäische Kommission, VAT in the Digital Age: https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-digital-age-vida_en
• Richtlinie (EU) 2025/516: https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2025/516/oj
• Verordnung (EU) 2025/517: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2025/517/oj
• Durchführungsverordnung (EU) 2025/518: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg_impl/2025/518/oj
• § 18a UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18a.html
• § 14 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 27 Absatz 38 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.