Verpflegungsmehraufwand Rechner 2026: Pauschalen und Kürzungen
Abreise und Rückkehr mit Uhrzeit eingeben, gestellte Mahlzeiten je Tag ankreuzen: der Rechner zeigt die Verpflegungspauschale für jeden Reisetag, die Kürzung für Frühstück, Mittag- und Abendessen und die Summe nach § 9 Abs. 4a EStG.
Von Lukáš Tobolák, Stand 11. Oktober 2026. Kostenlos, ohne Anmeldung, keine Steuerberatung.
| Fall | Betrag | Grundlage |
|---|---|---|
| Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit | 28,00 Euro | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise mit Übernachtung, ohne Mindestdauer | je 14,00 Euro | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Eintägige Reise mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, auch über Mitternacht ohne Übernachtung | 14,00 Euro | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
| Eintägige Reise bis 8 Stunden | 0 Euro | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
| Kürzung je gestelltem Frühstück (20 Prozent von 28 Euro) | 5,60 Euro | § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG |
| Kürzung je gestelltem Mittag- oder Abendessen (40 Prozent von 28 Euro) | 11,20 Euro | § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG |
Pauschalen je Kalendertag
| Datum | Abwesenheit | Gestellte Mahlzeiten | Pauschale | Kürzung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| Mo 12.10.2026 | 17:00 Std.Anreisetag | 14,00 € | 0,00 € | 14,00 € | |
| Di 13.10.2026 | 24:00 Std.24 Stunden abwesend | 28,00 € | minus 5,60 € | 22,40 € | |
| Mi 14.10.2026 | 19:00 Std.Abreisetag | 14,00 € | minus 5,60 € | 8,40 € | |
| Summe Verpflegungsmehraufwand | 44,80 € | ||||
Kürzung je gestellter Mahlzeit: Frühstück 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 11,20 € (20 und 40 Prozent der Pauschale für einen vollen Kalendertag), höchstens bis auf 0 Euro.
Für Arbeitnehmer
Der Arbeitgeber kann bis zu 44,80 € steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Was er darüber hinaus zahlt, ist Arbeitslohn. Ohne Erstattung setzen Arbeitnehmer den Betrag als Werbungskosten an.
Für Unternehmer und Selbstständige
Eigene Geschäftsreisen: 44,80 € als Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG in Verbindung mit § 9 Abs. 4a EStG. Ein Vorsteuerabzug aus den Pauschalen ist nicht möglich, weil keine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegt.
- Dreimonatsfrist: An derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Erst eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen startet die Frist neu.
So rechnet der Rechner
Der Rechner zerlegt die Reise in Kalendertage und misst für jeden Tag die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Liegen Abreise und Rückkehr am selben Tag, gibt es 14 Euro, wenn Sie mehr als 8 Stunden unterwegs waren, sonst nichts. Dauert die Reise mehrere Tage mit Übernachtung, erhalten An- und Abreisetag je 14 Euro, ohne Mindestdauer, und jeder Tag dazwischen 28 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG).
Endet eine Reise ohne Übernachtung erst nach Mitternacht, setzen Sie das Häkchen bei "Keine Übernachtung". Dann zählt der Rechner die Stunden beider Tage zusammen und vergibt bei mehr als 8 Stunden einmal 14 Euro für den Tag, auf den der größere Teil der Zeit fällt (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).
Für jede gestellte Mahlzeit zieht der Rechner einen festen Betrag ab: 20 Prozent der Pauschale für einen vollen Kalendertag beim Frühstück, je 40 Prozent bei Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Im Inland sind das 5,60 Euro und 11,20 Euro, auch am An- und Abreisetag, an dem die Pauschale selbst nur 14 Euro beträgt. Mehr als die Tagespauschale wird nicht gekürzt, der Tagesbetrag sinkt höchstens auf 0 Euro. Für Auslandsreisen nimmt der Rechner die Sätze des gewählten Landes aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 und rechnet die Kürzung vom dortigen Satz für 24 Stunden.
Beispiel
Eine Mitarbeiterin fährt am Montag um 7:00 Uhr zu einem Kunden, übernachtet zweimal im Hotel und ist am Mittwoch um 19:00 Uhr wieder zu Hause. Der Arbeitgeber hat das Hotel gebucht, das Frühstück am Dienstag und Mittwoch ist im Zimmerpreis enthalten.
| Tag | Abwesenheit | Pauschale | Kürzung | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Montag, Anreisetag | 17 Stunden | 14,00 Euro | 0,00 Euro | 14,00 Euro |
| Dienstag, Zwischentag | 24 Stunden | 28,00 Euro | 5,60 Euro (Frühstück) | 22,40 Euro |
| Mittwoch, Abreisetag | 19 Stunden | 14,00 Euro | 5,60 Euro (Frühstück) | 8,40 Euro |
| Summe | 56,00 Euro | 11,20 Euro | 44,80 Euro |
Rechnung: 14,00 + (28,00 minus 5,60) + (14,00 minus 5,60) = 14,00 + 22,40 + 8,40 = 44,80 Euro. Diesen Betrag kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Die Kürzung am Mittwoch beträgt ebenfalls 5,60 Euro, denn sie richtet sich immer nach den 28 Euro für einen vollen Tag und nicht nach der halben Pauschale. Wäre die Mitarbeiterin selbstständig und hätte sie das Hotel selbst gebucht, lägen keine gestellten Mahlzeiten vor: Dann bliebe es bei 56,00 Euro Betriebsausgabe, und das Frühstück wäre als Verpflegung aus der Hotelrechnung herauszurechnen.
Was der Rechner nicht prüft
Ob überhaupt eine Auswärtstätigkeit vorliegt, hängt von der ersten Tätigkeitsstätte ab, die der Arbeitgeber festlegt oder die sich aus den Arbeitstagen ergibt. Fahrten dorthin sind keine Dienstreise und bringen keine Pauschale. Die Dreimonatsfrist für denselben Einsatzort zeigt der Rechner nur als Hinweis an: Ob Sie dieselbe Baustelle oder denselben Kunden schon länger als drei Monate ohne vierwöchige Unterbrechung aufsuchen, müssen Sie selbst nachhalten.
Für das Ausland enthält der Rechner nur eine Auswahl von Ländern und wendet den gewählten Satz auf alle Reisetage an. Bei Reisen durch mehrere Staaten oder bei Hin- und Rückreise mit Tagen im Inland gelten eigene Regeln zum maßgeblichen Ort; nicht aufgeführte Länder finden Sie in der Übersicht zum BMF-Schreiben, für nicht erfasste Länder gilt der Satz für Luxemburg. Nicht berechnet werden außerdem Zuzahlungen der Beschäftigten für gestellte Mahlzeiten, die den Kürzungsbetrag mindern (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG), und Erstattungen über die Pauschale hinaus. Diesen Mehrbetrag kann der Arbeitgeber bis zur Höhe der Pauschalen mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten erfassen Sie mit der Reisekostenabrechnung Vorlage. Kontevia erkennt Hotelrechnungen mit getrennt ausgewiesenem Frühstück und übergibt die Belege der Reise an Ihren Steuerberater, die steuerliche Beurteilung trifft Ihre Kanzlei.
Häufige Fragen
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?
Im Inland 28 Euro für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung und 14 Euro für eine eintägige Reise mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Die Beträge sind gegenüber 2025 unverändert. Für das Ausland gelten die Länderpauschalen aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025.
Wie wird die Pauschale bei Frühstück im Hotel gekürzt?
Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung das Hotel ein Frühstück, sinkt die Pauschale um 20 Prozent der Pauschale für einen vollen Kalendertag, im Inland also um 5,60 Euro. Für Mittag- und Abendessen sind es je 40 Prozent, also 11,20 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Die Kürzung gilt auch am An- und Abreisetag und senkt die Pauschale höchstens auf 0 Euro.
Gibt es eine Pauschale, wenn die Reise nach Mitternacht ohne Übernachtung endet?
Ja. Beginnt die Auswärtstätigkeit an einem Tag und endet sie am Folgetag ohne Übernachtung, gibt es einmal 14 Euro, wenn die Abwesenheit insgesamt mehr als 8 Stunden dauert. Die Pauschale zählt für den Kalendertag, an dem Sie den überwiegenden Teil der Zeit unterwegs waren (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).
Was gilt nach drei Monaten am selben Einsatzort?
Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen startet die Frist neu, der Grund der Unterbrechung spielt keine Rolle. Fahrt- und Übernachtungskosten sind von der Frist nicht betroffen.
Darf der Arbeitgeber mehr als die Pauschale erstatten?
Ja, aber nur bis zur Höhe der Pauschalen ist die Erstattung steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG). Den Teil darüber kann der Arbeitgeber mit 25 Prozent pauschal versteuern, soweit er die Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Alles darüber hinaus ist normaler Arbeitslohn.
Gilt die Pauschale auch für Selbstständige und gibt es Vorsteuer?
Selbstständige und Unternehmer setzen für eigene Geschäftsreisen dieselben Pauschalen als Betriebsausgabe an (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Belege für das Essen sind dafür nicht nötig, wohl aber Aufzeichnungen über Datum, Uhrzeit, Ziel und Anlass. Aus den Pauschalen gibt es keinen Vorsteuerabzug, weil keine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegt.
Verwandte Seiten
Quellen und Rechtsgrundlagen
- § 9 Abs. 4a EStG Verpflegungsmehraufwendungen (Pauschalen, Dreimonatsfrist, Kürzung bei Mahlzeiten), gesetze-im-internet.de
- § 3 Nr. 16 EStG Steuerfreie Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber, gesetze-im-internet.de
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG Verpflegungsmehraufwand des Unternehmers, gesetze-im-internet.de
- § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent, gesetze-im-internet.de
- BMF-Schreiben vom 05.12.2025, IV C 5 - S 2353/00094/007/012: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026 (Abdruck IHK München)
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